辦公自動化系統對提升農業科技檔案管理水平的影響

徐晨 聶青 王克武 徐娜 曹躍

摘要：為了保證農業科技材料更好地實現歸檔，不僅需要依靠對于傳統紙質材料的相關歸檔方法，還應該運用現代化電子材料的歸檔方式。本文針對辦公自動化系統在農業科技檔案管理方面的應用展開分析，認為通過運用辦公自動化系統可以有效提升歸檔效率和拓展檔案的應用范圍。

關鍵詞：農業科技辦公自動化檔案管理

農業科技檔案是農業科技人員在工作中取得的寶貴財富，是承載農業勞動成果的載體，為實施鄉村振興戰略和實現農業現代化奠定了理論基石。現代社會對農業科技檔案的管理水平提出了更高的要求，而信息化作為農業農村現代化發展的先鋒力量，對農業決策和技術科研活動有著重要的指導意義，因此農業科技檔案管理信息化變得日趨重要。辦公自動化（Office Automation，OA）是將現代化辦公與計算機技術結合起來的一種新型辦公方式，其具有易操作、實用性強、流程簡化的特點。通過應用辦公自動化，也就是數字化辦公，可以實現信息共享、提高辦公效率。將辦公自動化系統應用于農業科技檔案管理，會在很大程度上提升農業科技檔案管理水平，使農業科技檔案資源更好地服務于農業科技領域。

一、辦公自動化系統助力農業科技檔案收集工作

（一）保證檔案收集的全面性

隨著農業科技活動的日趨豐富，所產生的檔案數量日益龐大，內容繁多，涉及種業檔案、作物栽培檔案、植物保護檔案等多個類別，加之農業生產活動是在不同時期完成的，成果也多是在不同階段中取得的，具有形成時間分散、收集周期長的特點。采取傳統方式，即在固定時間點從業務部門直接收取文件資料，極易出現檔案漏收少收的問題，對單位科研成果的留存是一種損失；如果業務部門在歸檔時限內沒有及時提交檔案，而是在歸檔完成后補交，將影響檔案的原有編碼和歸檔順序，還會為后期紙質檔案整理工作帶來煩瑣而不必要的工作量，影響檔案的統一管理和后期查找，嚴重降低檔案管理的規范程度。借助辦公自動化系統，在取得科技成果過程的每個階段中，科技人員會在該系統的成果管理欄中及時登記相應成果的信息，錄入的信息按照科技獎項、論文、書籍等分類形成列表，這樣檔案管理人員在收集檔案時只需導出各項成果列表，根據列表內容核對提交的材料數量和信息，即可制訂當年的歸檔計劃，督促成果完成人提交農業科技材料，有力地保證了歸檔的完整性。

（二）簡化檔案收集的流程

目前紙質檔案數字化工作已逐步展開。在沒有辦公自動化系統的情況下，對于電子檔案一般使用U盤等移動存儲設備傳輸，這種傳輸方式容易將計算機病毒傳播到檔案管理計算機中，造成安全隱患，同時運用移動存儲設備傳輸方式需要提交人不斷到檔案室拷貝電子文件，增加了提交人的工作量。使用辦公自動化系統，可以直接傳輸電子檔案，很好地解決了移動存儲設備在拷貝過程中帶來的安全隱患問題，同時使資料提交人員避免了連續親自到檔案室提交電子材料，有效簡化了辦公流程，提高了辦事效率，具體如圖1所示。

二、辦公自動化系統在檔案收集、檢索方面的綜合功能

（一）協助收集科技檔案的衍生檔案

1.協助收集出差報告。對于農業技術人員而言，出差調研學習是一項必需的工作內容，只有走出去不斷學習更前沿、更先進的農業技術，才能提高技術水平和拓展工作思路。出差報告是對所學、所看進行的總結，可以真實、詳細地反映出差的具體情況。我們將出差報告作為一項專業檔案單獨存放，并且按照年份劃分，有助于后期快速提取文件內容，便于分類整理。農業技術人員在出差交流活動結束后，將撰寫好的報告內容電子版上傳OA系統“出差報告”模塊。檔案管理人員在收集報告時，可根據當年發布于辦公自動化系統的報告內容進行信息核對，然后直接下載并收集、整理當年的出差報告；本單位技術人員可以通過登錄“出差報告”模塊隨時查看所有的報告內容，瀏覽其他技術人員的所學所聞，將不同業務范圍的收獲與他人分享，這樣為加強業務溝通，促進產業融合提供了交流平臺。

2.協助收集農業合同。科技項目在開展過程中會產生相應的合同，如果后期需要查詢或使用這些合同，直接在歷年財務檔案中查詢會非常煩瑣，增加一定的工作量。因此，有必要將科技項目的合同作為專業檔案單獨保存，這樣有利于后期更加便捷地查找目標合同。在每份合同的審核過程中，通過辦公自動化系統合同管理模塊的逐級審批流程，可以記錄下每份合同的詳細信息，為后期查找和檢索農業合同提供線索；在完成合同審批流程后可自動生成合同審批單，打印審批單并將其附在紙質合同首頁（審批單清晰列出了合同的項目名稱、審批人、審批日期等內容，為合同檔案的分類和收集提供簡要的參考）；歸檔時以項目為單位，單個項目生成的所有農業合同作為一卷檔案，單個合同作為一件檔案，后期只需查找對應的項目即可快速、準確地找到目標合同（見圖2）。

（二）為查詢檔案資料提供檢索平臺

以往科技人員若需要掌握近幾年單位或者自身獲得的科技成果，則需要到檔案室查詢檔案系統或者直接在紙質版檔案中查閱，增加了查閱時間，同時對檔案原件的過多翻閱也會造成磨損。因此，在沒有檔案名錄的情況下，直接查找科技檔案會增加檔案的查找難度和造成漏查現象。現在將科技檔案信息登記在辦公自動化系統中，可以梳理出簡單的查找名錄，建立一個科技成果的檢索平臺。科技人員通過登錄系統賬號即可查詢曾經取得的成果列表，提供包括科技成果的具體名稱、數量、年份等信息。該系統可以幫助科技人員形成對整體科研成果情況的總體認識，為制定未來的科研方向提供依據，有利于單位新人更快、更好地了解單位的科研成果和農業科技歷史沿革等。科技人員在查詢成果資料，特別是年代久遠的科技檔案時，借助檢索平臺會極大提升查詢的準確度和速度，減輕檔案管理人員的工作量。

三、辦公自動化系統在檔案管理中面臨的挑戰

（一）對于系統的使用管理需要及時跟進

辦公自動化系統提升了存檔與查詢的便捷度，但是在使用方面還需尋找切實的管理辦法。科技人員能否及時將取得的科技成果在OA系統中登記、能否按時將出差報告完成并上傳OA系統等都是系統應用的制約因素，對此需要予以重視。可以采取如下措施：一是在OA系統升級使用功能后，檔案管理人員及時將應用于歸檔的相關新功能傳達到每個技術人員；二是將使用OA系統列入單位制定的辦公制度中，起到約束和督促的作用；三是將登記與上傳材料是否完整列入年終績效考核加分項，以此來鼓勵技術人員配合使用OA系統。

（二）系統安全保障有待進一步加強

為系統做好安全防護，可以有效防止惡意和非法軟件等對系統的破壞，是系統平穩運轉的前提保障。如果OA系統需要連接互聯網，應嚴格遵守相關的保密法律法規，做好各項材料上傳前的審核工作，對于涉密內容禁止上傳。整體上要采用先進的技術和方法使辦公平臺更加安全、穩固，避免相關信息遭到竊取、篡改、泄露，確保平臺能夠更好地服務于農業科技檔案管理工作。

綜合來看，辦公自動化系統能夠更好地促進農業科技檔案的收集和整理，顯著提升歸檔效率。當然，該系統擁有諸多其他優勢或功能可以應用于農業科技檔案管理工作，比如對檔案電子材料存儲備份的功能，作為資源庫名錄為科技展示、申報獎勵等工作提供檢索素材，用于更加智能和減省人力的無人化檔案庫房管理等。更多具有創新性、高效性、實用性的功能還有待我們結合今后工作的實際需求，在不斷完善農業科技檔案管理的過程中繼續探索和開發。

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作者單位：北京市農業技術推廣站