收集工作中存在的若干問題及對策研究

崔玉珊

摘要：檔案收集作為整個檔案管理流程的首要一環(huán)，具有其獨特的戰(zhàn)略意義及地位。檔案收集的完整性直接影響檔案室藏資源的結構、數(shù)量及質量。本文將從近幾年來筆者在工作實踐中遇到的檔案收集工作中的若干問題入手，初步探討檔案收集難的成因及解決對策。

關鍵詞：檔案收集管理流程檔案工作

檔案收集難是歷來檔案管理工作中存在的主要問題，成為檔案工作開展的掣肘之困。作為一名基層國有企業(yè)檔案工作者，筆者對此深有感觸。雖然有不少專家學者先后進行了不同的研究及分析，然而檔案收集難的呼聲仍不絕于耳。下面筆者將根據(jù)自己的工作實踐，具體闡述遇到的問題并試述解決對策，以期與大家共同探討。

一、檔案收集的概念

對于檔案收集，《新編檔案管理概論》給出的定義是：“檔案收集是接收、征集檔案材料和有關文獻的活動。具體地講，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機關、組織、個人手中和散失在社會其他地方的檔案，有組織、有計劃地分別集中到各有關機關檔案室和各級各類檔案館，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一領導和分級管理。”在這一定義中，檔案收集既包括接收，也包括征集；在《檔案工作基本術語》（DA/T 1—2000）中，對于收集的定義“檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關文獻的活動”，也包括接收和征集兩個方面。從這兩個定義，我們可以看出檔案收集既包括接收，也包括征集，接收是被動接收其他部門、組織或個人移交的檔案，而征集則是檔案部門主動去收集檔案。

二、檔案收集工作實踐中暴露出來的問題

結合筆者實際工作中的情況分析，大部分部門或個人能主動移交檔案，但是也有很多部門或個人拒不移交檔案，將應歸檔的文件存放于自己手中的情況。檔案收集工作中暴露出來的問題多種多樣，具體總結如下。

（一）對檔案工作重視程度低，未將其納入公司整體規(guī)劃

對于企業(yè)來說，經濟效益占有重要的位置，因此難免存在對檔案工作的疏忽。有些公司沒有設置檔案管理崗位，而將節(jié)省下來的成本全部用于企業(yè)的廣告宣傳或業(yè)務推進；有些公司存在檔案管理的盲區(qū)，沒有相關的檔案管理制度，檔案資料混亂，負責人責任不明確；有些公司雖然設置了檔案管理崗位，也有收集制度及檔案管理制度，但是未將其納入公司整體規(guī)劃，取得的效果不好，造成制度形同虛設。凡此種種，均導致檔案收集工作無法順利開展。

（二）員工離職及調崗頻繁導致檔案收集、管理難

部分企業(yè)每年都存在各種離職及換崗等情況，一方面老員工流失，很多檔案容易隨之流散到企業(yè)之外；另一方面新員工上崗之后，對所在公司及部門的業(yè)務不熟悉，檔案管理人員需要對其進行再培訓，才能確保其按時、高質量地移交檔案。這種現(xiàn)狀導致檔案收集工作的形勢更加嚴峻。

（三）檔案形成部門對檔案收集的概念認識不清

一是檔案形成部門不了解檔案的收集范圍，對收集材料的要求理解不到位，導致分不清哪些文件該歸檔，該歸檔文件未及時歸檔，造成企業(yè)重要文件材料丟失，使其失去原有的憑證價值；二是存在某些部門或個人雖然對檔案的收集范圍有準確的理解和把握，但是在其具體的工作執(zhí)行過程中未留存文字記錄的情況。例如，本單位園林部門的同事雖然經常對本單位的重要設備如泵站、空調機房等進行巡檢，但未形成檢查記錄。

（四）檔案形成部門拒不配合檔案收集工作

部分企業(yè)存在檔案管理人員雖然主動進行檔案征集工作，下發(fā)通知，明確歸檔范圍，但是相關檔案形成部門的人員不予以配合，以各種借口為由拒不移交檔案的情況。以筆者公司為例，造成這些部門拒不移交檔案的客觀原因主要是：工作忙，無時間整理檔案；檔案移交非本部門的主要本職工作。拒不移交檔案的心理原因則有以下幾點：擔心檔案部門搶了自己的功勞，擔心檔案部門泄密，或是覺得把檔案放在本部門利用起來更方便等。

三、檔案收集存在問題的解決策略

針對上述問題，筆者認為應該從以下幾個方面進行改進：

（一）將檔案工作納入本企業(yè)的“十四五”規(guī)劃綱要

各企業(yè)力爭將檔案工作納入本企業(yè)“十四五”規(guī)劃綱要，如不能實現(xiàn)，至少應納入本企業(yè)年度工作計劃當中，與業(yè)務工作同計劃、同落實、同考核，年終評優(yōu)，納入績效考核；建章立制，確定科學合理的歸檔制度，對于已制定的檔案制度嚴格執(zhí)行，確保執(zhí)行效果。

在具體實施上，一方面檔案管理人員要積極向領導匯報檔案工作的計劃、開展情況以及實際工作中遇到的矛盾和問題、檔案利用效果等，并不失時機地向領導宣傳檔案知識、檔案發(fā)揮的重大作用；另一方面檔案管理人員要主動作為，為檔案工作者贏得地位，有為才能有位。檔案管理人員要充分利用檔案為領導決策做參謀，同時做好服務工作，為各業(yè)務部門的工作開展提供便利，推進將檔案工作列入本單位規(guī)劃中。

此外，檔案部門還要做好與業(yè)務部門（檔案形成部門）的溝通工作，及時提醒對方移交歸檔，如經溝通及書面郵件提醒后，拒不按時移交檔案或者移交檔案不全的部門，可以進行企業(yè)內部郵件通報或根據(jù)考核制度進行績效扣分，以達到確保檔案應歸盡歸的實際效果。

（二）完善檔案交接手續(xù)

首先是老員工離職之前進行工作交接時，必須將所有檔案移交至檔案室方可離職。在具體執(zhí)行上，以筆者所在單位為例，我們在離職申請單上設置了檔案手續(xù)辦理一欄，如檔案未移交齊全或者存在借閱檔案未歸還等情況的，檔案管理人員有權不予簽字，這樣就確保了本單位的檔案不流失。在新員工接手之后，我們會對其進行單獨的溝通和培訓，并將其所在部門的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等以郵件形式告知，確保檔案移交工作不斷檔。

（三）確定科學合理的歸檔制度

當前企業(yè)的變化日新月異，以筆者單位為例，組織機構調整及伴隨的業(yè)務范圍調整時有發(fā)生，或者伴隨企業(yè)擴張和發(fā)展壯大而不斷產生新部門、新子公司等，因此需要及時調整歸檔范圍，確保歸檔制度科學合理且具可操作性，具體實施上可分為以下兩點：

一是制定檔案收集制度時，要及時與相關業(yè)務部門或檔案形成部門進行溝通，征求其意見后，再定稿。對于已定稿的檔案收集制度，則必須認真貫徹執(zhí)行。如有任何不明白的地方，業(yè)務部門或檔案形成部門可向檔案管理人員隨時咨詢，但必須確保按時、保質保量移交檔案。

二是對于檔案收集范圍很清楚，但在具體業(yè)務過程中并未形成書面材料的問題，則需要從源頭抓起。以筆者的工作實踐舉例說明，對于園區(qū)大型設備的巡檢，需要設備保養(yǎng)部門在日常工作中就制定“儀器設備巡檢記錄表”等文本；對于基建項目的工地巡查等，制定“工地檢查記錄表”或“***項目日報”，在進行定期或不定期的巡視中，填寫并簽字。

（四）多措并舉，與檔案形成部門完美配合

對于客觀原因造成的拒不歸檔，第一，企業(yè)檔案管理部門積極主動催要，在歸檔日期前，主動發(fā)郵件給相關部門，提醒其按照檔案管理制度規(guī)定的時間進行移交歸檔；第二，對于催收之后仍不移交的，在文件移交月過后，對本年度各部門移交情況（比如移交的及時性、完整性、移交數(shù)量）進行郵件通報，提出改進和不妥之處，以敦促各部門配合下一年度的移交歸檔工作；第三，對于覺得檔案移交手續(xù)復雜的部門，加強對其立卷歸檔的指導和監(jiān)督，積極主動提供幫助，必要時，也可承擔部分文件的立卷任務；第四，發(fā)揮檔案管理部門的主觀能動作用，采取必要的控制措施，及時了解、掌握單位工作動向，對某些重要活動的文件可跟蹤收集。以筆者所在單位為例，對于領導出國考察等重大活動，均采取跟蹤收集方式。

對于主觀原因造成的檔案收集不上來的問題，則需要有針對性地與該部門的人員進行溝通，消除顧慮，改變其觀念，讓其認識到存檔的重要性。以筆者所在單位為例，首先，對于擔心檔案管理部門泄密的，我們通過定期培訓活動增強檔案形成部門兼職檔案人員或文檔管理人員對檔案管理工作的了解，幫助其打消顧慮。其次，通過多種行之有效的宣傳方式，廣泛宣傳檔案收集的意義和政策，具體做法是：我們將集團各部門的歸檔范圍印刷成了三折頁，并印制了檔案科普漫畫宣傳小手冊，所有兼職檔案人員人手一份，同時制作H5視頻。實踐證明，這些方式已初步取得成效。

綜上所述，檔案收集作為檔案整個管理環(huán)節(jié)的首要環(huán)節(jié)，意義重大。在企業(yè)日后的發(fā)展中，一方面企業(yè)高層領導要增強檔案意識，把檔案收集工作納入年度規(guī)劃中，常抓不懈；另一方面檔案管理人員也要不斷提高自身業(yè)務素質，并創(chuàng)造性地開展檔案收集工作。檔案事業(yè)“功在當代，利在千秋”，在發(fā)展過程中，企業(yè)只有高度重視檔案收集工作，才能助力再創(chuàng)新輝煌！

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作者單位：中德聯(lián)合集團有限公司