運用大數據技術加強干部人事檔案資源體系建設

宋璇

【摘要】本文主要圍繞運用大數據技術加強干部人事檔案資源體系建設的重要性、目前醫院人事檔案資源體系建設存在的問題進行分析，探討利用大數據技術完善干部人事檔案資源體系建設的有效途徑，從而為相關工作人員提供一定的理論參考。

【關鍵詞】大數據;人事;檔案;體系

一、運用大數據加強干部人事檔案體系建設的重要性

（一）有利于提升人事檔案管理水平。對于現代企事業單位來說，為了保證人事管理的高效準確性，需要利用現代化信息技術進行檔案的管理工作。隨著最近幾年科學技術的快速發展，大數據技術在各個領域發揮著越來越重要的作用。利用大數據技術進行醫院檔案的管理，能夠極大地滿足當前人事工作的實際需要。通過構建完善的信息資源平臺，可以大幅度提升信息處理的效率，減輕檔案管理人員的工作負擔，并且能夠保證人事檔案管理工作的準確性。

（二）避免人事檔案造假情況的出現。采取以往的人事檔案管理模式，很難對一些人事檔案造假行為進行有效的控制。通過引入大數據技術能夠對職員的人事檔案進行在線管理，避免紙質檔案涂改造假情況的出現。并且對干部人事檔案進行電子化管理能夠有效保證檔案的完整性，避免檔案在交接的過程中出現丟失、損壞等情況。跟傳統的紙質檔案相比，電子檔案更適應當前人事管理工作的相關要求。

（三）有利于保護干部人事檔案原始資料。在進行干部人事檔案管理的過程中，通過引入大數據技術，能夠避免對紙質資源文件的使用，利用關鍵詞搜索，能夠快速精準地調出相應的干部人事檔案，減少對紙質檔案的使用，保護檔案的原始性和有效性。

二、目前干部檔案資源體系建設存在的問題

（一）檔案材料歸檔不齊全。最近幾年，由于很多醫院干部調動比較頻繁，傳統的檔案管理方式依舊不再適應當前的工作要求，需要盡快對人事檔案的管理方法進行創新優化。在以往的檔案管理過程中，由于不同科室對干部檔案的管理要求存在著差異，很多材料并不齊全，并且沒有及時地進行移交。由于管理方面的力度不足，經常出現干部檔案丟失等情況，嚴重影響正常的人事交接工作。

（二）檔案信息記載不完善。很多醫院的檔案管理部門對干部人事檔案的重視程度不足，在管理的過程中，經常出現填寫信息有誤等情況，嚴重影響著檔案管理的規范性。尤其是對其中參加工作時間、入黨時間等信息填寫存在一定的隨意性和盲目性，給后期的人事考核工作帶來諸多的困難。

（三）干部人事檔案原件保管不規范。由于一些醫院對干部人事檔案的管理建設投入不足，再加上檔案管理人員有著較大的流動性，因此，在進行干部人事檔案的收集、填寫、保管、轉移等過程中存在很多不規范，經常出現檔案丟失、損壞等情況。這一系列問題給正常的干部人事檔案管理帶來了很多的問題，不僅增加了檔案造假的可能性，降低了干部人事檔案的可信程度，同時也影響醫院自身的公信力，給黨建工作、人事考察工作、組織建設工作帶來了一系列的負面影響。

三、以大數據完善人事檔案資源體系建設的途徑

由于在以往的干部檔案過程中，很多管理人員思想重視不足，檔案管理方法存在滯后性，并且檔案的收集、填寫、移交等過程中存在很多的問題，影響各類人事工作的正常工作。這就需要醫院的檔案管理利用大數據技術創新檔案管理方法，對檔案進行科學完善的管理，避免出現傳統檔案管理過程中存在的問題。

（一）建立干部人事檔案信息資源平臺。醫院的干部檔案管理部門應當結合企事業單位現有的人力資源管理系統拓寬干部人事檔案的收集渠道，要利用更加完善的信息技術對干部的人事檔案進行管理和收集，建立起共享程度更高的信息平臺，保證檔案管理工作的先進性和實用性。首先，需要對現有的人力資源系統中的各項數據進行審核，結合醫院實際的干部人事檔案管理需要，補充或刪除其中的信息項目。對于參加工作時間、入黨時間、學歷、任職經歷等一些容易出現問題的項目需要認真核對，避免由于差錯給后期的人事考核工作帶來不必要的麻煩。同時需要對核對無誤的檔案信息做好標記，避免由于重復核對額外浪費工作時間和精力。其次，要對當前人力資源系統的功能進行梳理，要形成功能完善的干部人事檔案編輯器，對其中的任免情況、崗位調整情況進行靈活的編輯，方便信息的更新。并且要開發出功能更完善的人事信息統計模塊，對干部的獎懲情況進行線上編輯，保證信息登記的公正性和權威性，避免出現檔案造假等情況。最后，醫院的干部人事檔案信息資源平臺需要采取統一的數據、文本格式，要減少各項信息不必要的轉換，提高檔案數據的通用性，避免在交接的過程中出現格式錯誤，文件丟失損壞等情況，保證數據信息的安全性和完整性。

（二）執行干部人事檔案的數字化工作。在完善好人力資源管理系統之后，需要對醫院的干部人事檔案執行數字化管理。首先需要利用專業化的設備，對其中的圖片和文字信息進行錄入，經過相應軟件加工處理，進行有效的儲存，并且要對資料處理過程進行優化，避免在錄入的過程中出現格式錯誤等情況。其次，檔案管理人員需要對干部的基本信息進行審核，不僅需要保證信息的準確性，同時也需要審核信息的真實性。在完成這一系列工作之后，對基本信息進行保存，方便在后期使用的過程中進行靈活的調用。在選取對象的時候，應當按照相應的權限，對符合干部關鍵詞特征的信息進（下轉第168頁）

（上接第161頁）行提取，然后按照搜索要求進行排序呈現。對于填寫格式不一致的信息應當按照統一的標準進行修改，再進行數字化管理，提高檔案管理的規范性和準確性。另外，需要對干部檔案管理的全過程控制，要明確其中的檔案管理項目和數據存儲要求，在進行數字化管理之前，需要對各類信息的原件進行檢查，如果原件出現較為嚴重的損壞，首先應當進行修復，保證信息掃描的質量。

（三）完善干部人事檔案管理工作的保障措施。在進行干部人事檔案管理的過程中，首先，需要增強管理人員的責任意識。要不斷推動人事檔案管理工作的創新。同時，積極完善干部人事檔案的審核工作，對干部的任職經歷、工作時間、表彰情況等關鍵信息進行認真核對，避免出現錯誤的情況。要根據最新出臺的《干部檔案整理工作細則》中的相關要求，開展人事檔案管理工作，保證醫院人事工作的權威性和公正性。其次，要注重對干部人事檔案的安全管理。要根據構建安全可靠的網絡信息平臺，對可能存在的信息安全隱患進行相應的防范。醫院應當采購更加先進完善的軟件和硬件，加強檔案管理的安全建設，并且要對干部人事檔案系統進行全天候的檢測，一旦出現數據異常情況，需要采取積極有效的措施進行解決。另外，要規范廢棄檔案的處理工作，嚴格按照相關的檔案管理細則進行廢棄檔案的處理，避免無關人員翻看。最后，要加強干部人事檔案資源體系的標準化建設。要對其中的數據、文本格式采取統一的標準進行處理和存儲，并且要規范圖像文字的加工技術，保證檔案信息的通用性，利用完善的檔案信息處理標準提升資料的共享和互通程度，保證醫院干部檔案信息與政府及其政治部門的有效對接。

四、結語

在當前的時代背景下，為了完善醫院的人事管理工作，需要利用大數據技術進行干部人事檔案系統的建設工作。檔案管理人員需要對干部的檔案信息進行掃描錄入，并且核對項目信息是否準確無誤。其次，要對系統進行安全維護，保證干部人事檔案系統的安全可靠性。另外，需要注重人事檔案的標準化建設，提升信息的共享程度，從而保證檔案管理工作的先進性和適應性，為醫院其他的人事工作提供完善的技術保障。

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