商品流通企業庫存管理實務及對賬要點

王葵花

摘要：庫存管理是商品流通企業管理的一個重要方面，庫存管理的水平在很大程度上反映了這個企業的管理水平。本文針對目前流通企業庫存管理中常見的問題，逐一進行分析，提出解決辦法及對賬要點。

關鍵詞：庫存管理;出入庫流程;常見問題及解決辦法;對賬要點

庫存管理主要有三個環節：實物管理、庫存軟件管理、財務管理。實物管理主要是倉庫保管員辦理存貨的出入庫手續及根據不同規格型號的貨品分類存放、盤點數量。庫存軟件管理主要是存貨管理部門核算員根據實物的入庫單、采購訂貨單、發票、合同等登記存貨的入庫，并據此開具采購單或估價入庫單;根據實物的出庫單、銷售單、合同等登記存貨的出庫，并據此開具銷售單。財務部門主要記錄存貨的增加及減少，以及結轉減少存貨的成本。

一、庫存管理基本流程

入庫流程：實物到貨之后先入庫，倉庫保管員對照采購訂貨單、合同、運單、合格證等驗收實物，核對貨品名稱、規格型號、數量、質量等信息，全部相符后開具一式三份的實物入庫單（倉庫部門、存貨管理部門、財務部門各一份）并分類整理上架;存貨管理部門核算員根據采購合同、發票（或采購訂貨單）與倉庫保管員開具的實物入庫單，對照貨品名稱、規格型號，數量等信息，確認無誤后開具一式五聯（本部門兩聯，財務兩聯，倉庫一聯）的現款采購單或估價入庫單，待發票到后再開具采購收貨單一并交財務，財務部門據此入賬增加庫存商品。

出庫流程：存貨管理部門核算員根據銷售合同及經授權的發貨通知單開具一式四份的銷售單，若為賒銷，根據合同及領導簽字的未付款憑證開具委托代銷單，一并交財務簽章確認并做好登記;倉儲部門根據財務簽章的銷售單或未付款及代銷單發貨，同時減少對應的存貨數量;待需開具發票時，存貨管理部門核算員拿著銷售合同、銷售單或代銷結算單（賒銷）、運單等上財務開具銷售發票，財務部門據此入賬做收入，并結轉對應成本，減少賬面庫存商品金額。

特殊流程—加工：需要加工的存貨有兩種情況：一是外出加工，二是單位內部有自己的加工廠，自己加工生產。外出加工一般流程是核算員填寫領料單，倉庫管理員根據領料單發貨，領料人員簽字確認，加工完收回時，核算員根據加工發票核對領料單無誤后入庫存軟件，并開具產品入庫單，倉庫管理員根據實際貨品入庫數量及產品入庫單，經核對一致，簽字確認并辦理實物入庫，每筆加工業務完成后核算員將倉庫領料單、加工費發票、入庫單、退料單（若有剩余）一并交財務統一核算;自己內部加工流程類同外出加工，不同之處在于一是無加工費發票，二是材料只需內部調撥即可。

二、庫存管理中常見問題及解決辦法

（一）庫存管理漏點

①實物管理、存貨明細賬管理與財務管理脫節，各自為政。

②對賬不經常，對對賬中發現的問題也不及時解決，使對賬流于形式。

③銷售人員和庫存軟件管理員歸口一個部門，銷售部門會因為業績的需要而隨意修改庫存軟件里的數據。

④庫存軟件不與財務軟件銜接，導致出入庫無法連動反映。

⑤內部加工時，加工費因沒發票無法在財務賬中體現，導致財務賬和庫存軟件中庫存金額的不一致，從而影響真實的利潤;同時內部調撥對倉庫管理部門來說是材料出，產品進，但入財務的發票還是購入時的材料發票，從而導致貨品名稱的不一致，以致影響盤點中的賬實核對。

（二）庫存管理改進措施

①實物管理系統、庫存軟件與財務軟件銜接：實物管理的貨品入庫出庫能同時牽引到庫存軟件中，同樣庫存軟件里的一舉一動，財務軟件上都能有提示，這樣便于三方對賬。為了防止擅自修改庫存軟件里的數據，根據不相容崗位相分離原則，庫存軟件服務器應獨立于銷售部門和財務部門存放，系統管理員由單獨人員來擔任，銷售部門和財務部門人員嚴禁接觸庫存軟件服務器，以防修改系統數據而人為調節利潤。

②定期對賬：實物管理部門與存貨管理部門、財務部門三方應定期進行對賬，包括實物盤點和賬賬核對，及時發現問題，查找原因并進行差異調整，最終保持賬實一致。

③人的管理：這涉及到各部門各崗位的責任心。

倉儲部門中倉庫保管員一是平時要認真歸整擺放好貨品，對貨品進行每日巡查和定期抽檢，詳細記錄庫存情況;二是須嚴格核查入庫出庫手續是否齊全，核對實物與采購單是否一致，銷售單與合同是否一致等，對于因周末節假日等缺少領導簽字或庫存軟件手續的出庫，須及時催要補齊手續;三是倉儲部門應通過盤點、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況，及時發現存貨的殘、次、冷、背等情況，及時與生產、采購、財務等相關部門溝通，并結合盤點結果與財會部門對存貨進行庫齡分析。

存貨管理部門核算員一是平時辦理好入庫出庫手續;二是對于出入庫手續不全的一律駁回;三是定期與倉儲部門和財務部門對賬，對于不一致的情況，應及時查找原因，與其它部門溝通解決問題。

庫存軟件系統管理員要有高度的責任心，不能因任何利益而修改庫存數據及計價方法。

財務部門一是平時做好出入庫記賬，并結轉對應成本，嚴格審查付款條件;二是定期跟庫存軟件、實物做好盤點核對，對于數量或金額不一致及質量損壞的應及時查找原因，落實責任;并與倉儲部門結合盤點結果對存貨進行庫齡分析，確定是否需要計提存貨跌價準備，經相關部門審批后，方可進行賬務處理。

建立嚴格的懲罰制度。凡是因責任心不足或人為修改數據引起賬實不符，應追究相關人員責任，并進行嚴厲的懲罰。

④對于內部加工的情況，加工費因沒發票就不要分攤至產品，庫存軟件和財務同時不入;對于為加工而發生的材料、人工、水電等費用可直接體現為生產費用或間接費用，但不分攤至具體的產品;對于倉庫管理部門為加工調出的材料，加工完調入的產品，在庫存軟件中同步反映，以便庫存軟件和實物的核對，同時調撥單送交財務，以便財務賬務處理。

三、對賬要點

（一）庫存管理對賬

庫存管理對賬涉及賬賬核對、賬實核對。賬賬核對主要是財務數據和庫存管理軟件中存貨金額的核對;賬實核對主要是庫存管理軟件上存貨與倉庫保管實存數的數量核對;如果庫存管理軟件與財務軟件關聯，那么還涉及這兩者的賬賬核對及賬實核對。

（二）影響因素

影響庫存對賬的因素有：單據在傳遞途中、賒銷未結算、已開發票未發貨、估價入庫等等。

單據在傳遞途中：主要有單據在庫存軟件已入賬，但因發票簽字需要一定的流程而未到達財務導致未入賬，從而會導致庫存軟件比財務賬上的庫存數據要多。

賒銷未結算：主要指貨物已出庫，但因未開發票財務賬上尚未出庫，從而虛增了財務賬上的庫存。

已開發票未發貨：有時客戶會提前把資金打過來用于采購，同時會提出開具發票的要求，根據權責發生制下收入成本的匹配性原則，財務賬務處理確認收入的同時需確認成本，但這時尚未采購或者已采購但尚未發貨并無成本，成本金額只能根據收入的多少來確認，從而導致財務賬上減少庫存，庫存軟件和實物并未減少。這種情況在政府采購下尤其常見。

估價入庫：是指實物已到倉庫，但發票尚未到達，一般庫存管理軟件和倉庫都會根據合同估價入庫。估價入庫又有許多種情形：例如估價入庫的商品有的出庫有的未出庫，有的財務入賬了有的未入賬，不同的情形都會影響對賬的結果。

（三）對賬要點

①平時做好臺賬登記：例如賒銷臺賬、已開發票未發貨或未采購臺賬等。

②定期或不定期對賬：對賬一定要經常性，發現問題要及時查清原因并做調整，并據此完善管理措施;不定期對賬主要是根據重要性原則，有針對性的抽查核對。

③對賬方法：制定存貨盤點制度和存貨計價方法，通過盤點、清查、檢查等方式全面掌握存貨的狀況，對賬時綜合考慮各種影響因素。對于盤盈盤虧要分析原因及時處理。

參考文獻：

[1]企業內部控制編審委員會.企業內部控制基本規范及配套指引案例講解[M].立信會計出版社，2018.

[2]企業內部控制編審委員會.企業內部控制主要風險點、關鍵控制點與案例解析[M].立信會計出版社，2018.