探析新形勢下建設項目工程檔案管理

王曉紅 李志強

【摘要】現階段，社會經濟得到了迅猛發展，科學技術水平顯著提高，同時建設項目工程不斷拓寬規模，為了提高自身的綜合競爭能力，需要積極革新內部管理工作和管理模式。同時，還需要積極調整企業內部工程檔案管理，提高工程檔案管理水平，為建設項目工程企業的持續、穩定發展奠定堅實的基礎。本文基于建設項目工程檔案的特點，對新形勢下建設項目工程檔案管理進行了探討，以供參考。

【關鍵詞】新形勢;建設項目工程;檔案管理

在工程項目中，工程檔案管理發揮著極為重要的作用。在一個工程項目中，規范的檔案管理，可以充分了解到工程項目的各項工作，保障各項工作的順利開展。除此之外，項目工程檔案管理也充分反映了項目工程的各個方面，建筑工程工作人員可以通過工程檔案所記錄的內容將工程項目存在的優勢和問題充分了解，從而給予工作人員幫助，讓其取長補短，推動項目工程正常開展。所以，企業應加大建設項目工程檔案管理的力度，第一時間發現建設項目工程檔案管理中存在的不足，并找到有效解決措施，進而使建設項目工程中的各項工作得到優化，為健康開展項目工程奠定堅實的基礎。

一、建設項目工程檔案的特點

首先，綜合性特征。工程檔案具有綜合性特征主要是由建設工程的技術性特點所決定的。在建設中，需要詳細記錄建設工程，并對其展開分類和整編。所以，工程檔案是各種建設成果和技術的綜合，收集和整理建設項目工程文件這項綜合性工作也具有很強的技術性。其次，形成領域的廣泛性。建設項目工程檔案囊括的專業十分廣泛，如施工階段的勘察、打地基工作和建設技術等需要的專業知識都很強，這些環節需要有專門的文件記載，在工程檔案中這些文件占據著極為重要的位置。同時，建設項目需要諸多部門同時展開建設、監督和施工工作，且需要相關的管理單位監理建設工程，有很多部門參與其中，均需要有工程文件作記錄。此外，還有人防部門、環保部門、土地管理、財政管理部門、計劃管理部門等行使政府職能的相關部門對建設項目的立項、資金籌集、建設方案等展開審批、決策、提出建議和意見。最后，專業性較強。因為建設工程需要諸多部門相互合作，共同施工，導致建筑工程檔案類型多樣，同時專業各不相同，這造成工程檔案具有很強的專業性，和普通的企業檔案不同。

二、新形勢下建設項目工程檔案管理措施

（一）健全信息管理制度。為了使工程檔案資料更加準確、有效，要第一時間記錄、整理各種工程文件資料。把各種管理措施構建起來，有效完善文件的采集、接受和保管，確保電子檔案在移交時可以得到有效保護，以充分利用資料。還要將操作技術管理制度構建起來，保證操作技術更加規范，檔案信息化處理要在統一、規范的標準基礎上建立。制定統一的檔案管理制度，以便于更好地管理和規范工程項目以及信息的輸出和輸入。加大檔案安全管理力度，對檔案安全管理體系予以完善。加大監督電子文件歸檔工作的力度，保證文件資料真實有效。

（二）以合同為管理手段，加大管理檔案的力度。通常而言，建設項目工程檔案是從實施合同過程中形成的。所以，要想將檔案管理工作質量有效提高就要從根源著手，用合同的手段管理檔案。施工企業在制定合同的時候要對供貨單位、監理單位和施工單位提出嚴格的檔案管理要求，如此才可以讓各方高度重視檔案管理工作。特別是施工方的檔案管理工作，在施工中人員具有較大的流動性，若不第一時間整理檔案，很容易對檔案的完整性造成影響，因此，在簽署合同的過程中，企業要和施工方對相關合同進行簽訂，要求其在施工時，確保檔案質量。除此之外，還要大力監督檔案管理工作，要把相應的考核機制構建起來，督促各方，讓其高度重視檔案管理質量。

（三）完善檔案管理制度，加強跟蹤指導的政策。為了加大建設項目工程檔案管理工作的力度，施工企業應對管理網絡予以完善，建立健全檔案管理制度，加強責任考核。對檔案管理制度予以完善，即在各項工作的標準程序中細化檔案管理制度，為各項工作提供相關依據，從而確保檔案管理更加規范。從檔案的收集、組卷、整理、保管、歸檔、借閱、銷毀和保密等環節入手，制定完善的檔案管理制度，將檔案管理工作貫穿到各個環節之中，把檔案管理制度落到實處。最好在崗位責任制度中納入檔案管理制度，以使檔案管理工作更加趨向于法制化管理。此外，施工企業應加大跟蹤指導檔案管理的力度，加強責任考核。也就是檔案部門應立足于年度工程計劃內容，把一套跟蹤指導計劃制定出來，只要項目施工開始，便派專業技術人員有效控制工程竣工檔案，并就其中違反規定遞交檔案的單位提出書面整改意見，嚴重者對其追究責任并從經濟上給予懲罰。

（四）提高檔案管理人員的專業素養。在檔案管理中，檔案管理人員扮演著參與者和執行者的重要角色，其業務能力和檔案管理工作的質量息息相關。最近幾年，我國建筑工程的發展速度越來越快，在管理中工程資料方面有了諸多新特點和變化，這就對管理人員提出了更為嚴格的要求和挑戰，檔案管理人員的職業責任感和專業水平高不高，直接決定了檔案管理工作能不能順利開展。所以，積極培養檔案管理人員，促進其專業水平和管理觀念不斷提高，使其檔案工作思想、文化、政治等素質增強;將相關法律、法規的規定切實領悟和掌握到，讓其更加有責任心，確保工程檔案質量;把檔案工作的責任感、自豪感以及自我管理意識增強，學習計算機和網絡知識，培養現代檔案管理復合型人才，為單位的發展奠定堅實的基礎。

（五）技術創新，規范檔案數字化建設。檔案管理人員在傳統建設項目工程檔案管理工作中，工作量較大，其主要負責收集和整理資料，同時在實際工作中還有諸多問題存在，對檔案的有效性和準確性造成了極大的影響。現階段，計算機網絡技術越來越先進，已有諸多項目的工程檔案運用了計算機技術展開數據化管理，但因為現階段的數字化建設沒有有效的管理體制和有效的統一標準，導致數字化管理始終采用的是紙質檔案管理的方式，管理水平不理想。建議可在工程合同中寫入工程檔案信息化，并在資金上給予支持，確保整個項目檔案從工作開始便把一個龐大的信息化數據網絡構建起來，各環節借助信息技術手段自動化歸檔和管理利用檔案，逐漸建設項目工程大數據庫，促進工作效率顯著提高。此外，建設項目工程檔案數據庫的建立，既可以使傳統檔案儲存容易丟失或損壞的不足得到有效彌補，還可以確保建設項目工程檔案管理更加規范和科學，以便于更好地利用和查找檔案。并借助國家制定的信息化標準，順利實現工程檔案無紙化，從當前的“雙套制”逐漸向“一套制”過渡，使紙張的使用顯著減少，保護環境。

三、結語

就建設工程而言，十分有必要加大管理工程檔案的力度。若不能有效管理工程檔案，就不能將工程的建設質量提高，進而在競爭中處于被動地位。而要想有效管理工程檔案，就應將它的廣泛性、專業性特點充分認識到，對相應措施進行制定，唯有如此，才能有效開展工程檔案管理工作。

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