淺論如何提高檔案管理工作水平

董世宰

【摘要】使檔案管理工作朝著系統化、科學化、現代化方向發展，是我們每一個檔案管理人員的職責。檔案與我們每個人息息相關，但大家對檔案管理真正了解多少呢。正如黑格爾所言：“一般地來說，我們已經看到的東西并不一定因它是已知的就一定也是被認識了的。”本文圍繞提高檔案管理工作水平進行論述。

【關鍵詞】電子檔案;信息檢索;外借制度;專業人才

檔案具有真實性、保密性等特點，在個人的升遷、升學等方面有著重要的作用。伴隨著社會經濟的發展，人才的流動日益加快，這無疑給檔案管理工作提出了挑戰。通過查閱相關文獻資料，發現眾多學者都對檔案管理工作進行了探討，但主要集中在檔案的由來、當下檔案管理中存在的問題以及檔案管理的意義等方面。本文從提高檔案管理水平方面入手進行分析，從而使檔案管理工作更好地服務于當代社會。

一、電子檔案管理

紙質版的檔案，容易破損，也不利于快速查找與使用。在網絡信息化的今天，我們應緊跟時代潮流，抓住時代發展機遇，充分利用數字化的優勢，如此才能實現事半功倍的效果。大量的紙質版檔案需要較大的貯存空間，而電子檔案明顯的優勢在于它的“有效化”存取，節省了空間，便于檢索與查找，大大提高了工作效率，不像傳統紙質版檔案一樣，需要檔案人員手工操作。此外，個人的檔案信息是具有保密性質的，記載了一個人的基本信息和成長歷程，一般不對外人公布。然而紙質版檔案容易泄露信息，一般查閱時是整卷查看，保密性較差。相反電子版檔案具有較強的保密性，它可以單獨查取單分檔案信息，有利于保護個人隱私。“在復雜的事物的發展過程中，有許多的矛盾存在，其中必有一種是主要的矛盾，由于它的存在和發展規定或影響著其他矛盾的存在和發展。”在檔案工作中，用戶希望能夠快速準確查找到自己所需要的信息，但在實際工作當中，檔案的利用率相對較低，管理相對落后，這也正是檔案管理工作中存在的矛盾。誠然，數字化電子檔案的管理能夠有效緩和這一矛盾，從而更好地滿足廣大用戶的需求。

二、建立信息檢索系統

計算機的信息存儲量非常豐富，可以容納海量的檔案資料。建立信息檢索系統，有利于方便準確地檢索到所需信息，節省用戶的時間，提高檔案管理人員的工作效率。在檢索頁面，可以設置不同的檢索途徑，例如：檔號、責任者、題名、關鍵詞等，多樣化的方式，從而提高檢索的精確性。此外，網絡使人們不再局限于一時一地，它可以打破時空界限，更加方便信息查詢。檔案檢索工具有利于檔案管理人員進行檔案的收集、整理、統計等。應根據檔案室實際情況，編制多種檢索工具，力爭做到“全、準、快、便”，這樣的檢索工具才會實用高效。這仿佛是一個微型的“檔案室”，在其系統內部，一切皆“井井有條”，可以快速精確查詢到相關檔案信息，最高效地完成工作。

三、規范外借制度

檔案的歸類、整理和外借等一系列程序，只有在相關制度的規范下，才能合理有序地進行。面對需要外借檔案的用戶，管理人員應做好相關登記工作，規范檔案外借制度。借閱人員應首先填寫借閱審批單，并且要持有相關身份證件。這就要求檔案管理人員要認真核對信息，并按規定辦理相關手續。用戶在檔案借出后，也應該愛護檔案、不得隨意涂抹等，并按時歸還。單位內部要制定完善的相關制度，加強檔案管理人員的理論學習，使其明確制度規范等。檔案管理人員和用戶共同遵守相關制度要求，才能使檔案管理工作高質量、高效率地進行。文書檔案、科技檔案以及其他專門檔案等要做好相關歸檔工作，如此取借和存放才能更加有序。“對號入座”，方可取得事半功倍的效果。

四、加大對檔案管理人員的培訓

在知識型社會的今天，黨政機關部門和企事業單位要大力引進專業的檔案管理人才。檔案管理人員要具備一定的知識，在工作當中不斷提高自己的專業知識能力，樹立學習意識，逐漸充實自己，如此，才能在工作當中做到“游刃有余”，不被社會所淘汰。除此之外，身處網絡信息化的時代，檔案管理人員也要具備一定的計算機操作能力，能夠進行基本的數字化操作，熟練掌握相關電子設備的操作方法。例如：會使用掃描儀、能夠制作電子表格等。網絡等相關知識為檔案管理工作“錦上添花”，實現管理工作的高效運行。檔案管理人員要提高服務意識，設身處地為用戶著想，滿足用戶的合理需求，真正做到“以人為本”。相關單位內部要定期對員工進行培訓，加強理論與技能學習，同事之間互相交流合作，共同實現專業成長，提高自己的綜合素質能力。

五、結語

檔案管理是一項復雜而重要的工作。如何提高檔案管理工作效率，更好地服務于當下社會，是值得我們思考探究的。建立電子檔案、信息檢索以及提高管理人員綜合素質等，可以實現管理工作的有效進行。從而使檔案管理工作朝著科學化、現代化方向發展。

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