加強事業單位檔案信息電子化的途徑

摘要：在當今事業單位的檔案管理工作之中，檔案信息的電子化管理已經成為一項至關重要的內容，隨著當今新型的電子檔案體系不斷完善，事業單位檔案信息的電子化管理已經越來越受到當今事業單位的重視，而如何加強檔案信息的電子管理也成為當今事業單位檔案管理之中重點關注的話題。本文就是對加強事業單位檔案信息電子管理的途徑進行分析，希望可以對當今事業單位的檔案管理有所幫助。

關鍵詞：事業單位;檔案信息;電子化管理

前言：

在事業單位對檔案信息進行電子化設計的過程中，應該認真處理好檔案信息的細節，這對于事業單位的檔案信息管理以及人力資源管理而言都十分重要。因此，要想將以往的檔案都轉化成電子檔案，相關人員在錄入和儲存的過程中都一定要做到認真謹慎，這樣才可以讓事業單位檔案信息的電子化管理得以有效加強。

一、當今事業單位檔案信息電子化所面臨的困難

（一）輸出形式的多樣化

在事業單位檔案信息的電子化過程中，不僅可能導致電子文件內容發生改變，也可能會使其固定的格式消失。主要原因包括以下的幾點：第一，雖然電子文件的修改十分容易，但是修改之后也不會留下任何修改的痕跡。第二，由于電子文檔有著虛擬化的生產過程，所以其原始的實現也就很難定義。第三，隨著計算機軟件技術與硬件技術不斷的發展，電子文件也一定要對全新的環境不斷適應，要想使其適應全新的環境，就需要對其結構、格式等進行改變。第四，電子文檔將不再僅僅儲存在一個固定的空間之中，而是根據需要，采用不同的方法進行儲存和輸出[1]。第五，電子文件也不再具備具體寫作的形式，人們可按照實際的需求對字體、字號進行確定，所以我們也就不能通過原始手寫的形式對電子文件進行區分。第六，當今電子文檔的簽署技術依然沒有得到全面普及，因此，對于電子文檔是不是原件的問題也就難以明確。

（二）電子檔案的管理將需要更強大的技術和更加專業的人才

在電子檔案的形成、歸檔以及管理過程中，需要更加強大的信息技術以及數據通信技術等的協調管理，這樣才可以讓事業單位檔案信息的電子化得以強化。同時，檔案管理人員也需要具備足夠的專業知識與專業能力，在保障電子檔案可用性、可取性以及可理解性的同時，也應該全面認識電子檔案的保密級別，解決更多電子檔案管理方面的問題，進而加強事業單位檔案信息的電子化管理。

二、加強事業單位檔案信息電子化的有效途徑分析

（一）讓電子文檔的管理更加標準化

因為電子檔案的管理屬于一項十分復雜的技術，加之電子檔案和紙張檔案文件的載體不同，所以在事業單位檔案信息的電子化管理之中，首先應該建立起相關的管理標準、制度與規范。同時應該針對電子檔案的管理制度來進行相關管理規定的制定，讓事業單位檔案信息的電子化管理在工作流程上也得到有效的規范。這樣才可以提升事業單位檔案信息的電子化管理質量。

（二）重新定義電子化檔案信息的概念

因為電子檔案有著其自身固有的特征，所以在事業單位檔案信息的電子化管理過程中，相關的工作人員不可以按照紙質文件的使用方法和標準來對其原有性質進行確定，基于這樣的情況，事業單位就應該對檔案信息的“原始”概念加以重新建立。在對原始的電子檔案信息進行確定的過程中，事業單位應該注重以下的幾點：第一，檔案信息的內容具備確切的時間;第二，信息的內容是由原作者書面創作或者生產的;第三，原作者在該特定時間完成了檔案信息之后，檔案信息就從未被修改過[2]。如果電子檔案信息滿足以上的三種情況，事業單位就可以承認這是最基礎的檔案信息。

（三）自動化辦公系統安全保護工作的進一步加強

首先，事業單位一定要嚴格控制電子檔案的材料載體，可以用光盤進行儲存，也可以用磁盤存儲器進行儲存。其次，事業單位應該保障計算機網絡系統的安全，對電子檔案系統的登錄權限進行設置，并根據實際的情況對電子檔案的文件屬性和利用權限等進行設置。最后，事業單位應該做好電子檔案庫的備份工作，保障電子檔案信息的安全。因此，事業單位應該在電子檔案管理的計算機系統之中安裝相應的防病毒軟件，這樣不僅可以防止病毒的入侵，也可以有效避免網絡系統濫用的情況。通過這樣的方式，才可以讓事業單位的電子檔案得到良好管理，避免數據丟失情況和數據混亂情況的發生。

（四）以人為本進行人力資源系統的構建

對于事業單位檔案信息電子化管理的強化而言，其主要的目的就是對人力資源的管理進行強化。因為電子檔案的文件管理屬于一項技術性的工作，所以在具體的管理過程中，事業單位應該構建一個以人為本的人力資源系統，并將當今先進的計算機網絡技術與大數據技術應用到電子檔案的管理之中[3]。這樣才可以順應當今電子檔案管理的趨勢以及電子信息技術的發展趨勢，讓事業單位的檔案信息電子化管理效果得到進一步加強。

三、事業單位檔案信息電子化發展的趨勢

隨著當今電子信息技術的不斷發展，事業單位的電子檔案管理也會在管理的技術方面與管理的模式方面實現進一步的提升，數字化的儲存內容將會得到進一步的改進，電子文檔也會實現一體化的處理，這將會讓事業單位的檔案管理變得更加電子化和現代化，對事業單位電子檔案管理的強化和人力資源管理效果的提升將會起到更好的推動作用。

同時，因為電子檔案的管理工作屬于一項技術層面的工作，所以，在事業單位電子檔案管理工作的不斷提升之中，相關的檔案管理人員也將會實現自身專業知識、專業能力與專業素質的進一步提升，這對于事業單位人力資源管理而言也將有著十分深遠的影響。

結束語：

綜上，事業單位檔案信息電子化的加強，對于事業單位檔案信息的管理和事業單位人力資源的管理都有著關鍵性的意義。因此，在事業單位的電子檔案信息管理之中，相關的工作人員一定要遵循相應的標準，采用相應的技術，讓電子檔案得到科學合理的管理，并保障電子檔案的安全。這樣才更加有利于事業單位實現良好的人力資源管理。

參考文獻：

[1]張婧怡.事業單位文書檔案管理信息電子化應用研究[J].辦公室業務，2019 （15）：73.

[2]楊秀梅.電子信息檔案在事業單位中的應用風險與控制[J].數碼設計（上），2019 （8）：21.

[3]胡超峰.事業單位檔案管理的電子化建設[J].辦公室業務，2019 （7）：54.

作者簡介：張曉然，女，民族：漢族，籍貫：山東棗莊，職稱：檔案管理助理館員，學歷：大學本科，法學，單位：棗莊市市中區人民檢察院。