關于基建檔案和工程建設同步的若干思考

程陽

【摘要】目前，在很多基建工程管理過程中，對于基建檔案的管理往往存在一定的不足，導致了基建檔案和工程建設的不同步，這其中，既有主觀原因，也有客觀原因，而作為基建工程項目的管理者，應當在充分認識到基建檔案和工程建設同步的重要性基礎上，針對目前存在的問題，不斷尋找方式加以解決，以促進基建檔案能夠在工程建設過程中持續發揮應有的價值。本文主要據此展開論述。

【關鍵詞】基建檔案;工程建設;同步;問題;對策

在基建工程中，基建工程檔案主要是指在基建工程項目進行過程中，所形成的涉及基建工程項目有關方面的信息記錄，包括施工方案、上級來文、監理資料、施工圖紙等。在基建工程檔案規范化管理過程中，如何確?；n案和工程建設同步又是其中的重要內容，并且基建檔案能否和工程建設同步進行，也是目前基建工程檔案能否有效發揮自身價值的重要所在。但是反觀當下，在基建工程檔案管理方面，還是存在著很多問題，值得重視并思考對策。

一、基建工程檔案管理和建設不同步產生的問題

（一）內容上出現滯后和偏差。目前很多基建工程施工單位在基建工程檔案的維護上往往在及時性方面做得很不到位，比如基建工程某一個環節已經結束，而該環節相應的檔案還處于初始記錄階段。再比如，基建工程在施工過程中已經對相應的方案、合同量進行了更改，但是檔案記錄工作卻沒有及時跟上，還是按照原來的內容進行記錄，使得基建檔案和基建工程實際進展情況出現了不同程度的偏差。

（二）內容含糊，格式凌亂。目前很多基建工程施工企業在這方面做的不盡如人意，比如原格式不規范，隨心所欲，造成檔案在形式上缺乏統一性;再比如對檔案管理不善，造成其中某一段內容缺頁，也直接影響了基建檔案的更新質量。

（三）檔案管理工作無法順延、協調進行。在很多單位，往往會出現一種情況，就是由于基建工程檔案本身目錄不全、或者存放不規范，同時一些周期較長的基建工程項目中，檔案管理員往往會時常被更換，因此，一旦出現了新的檔案管理員，便會因為對檔案存放情況的不了解，在尋找檔案管理過程中出現手足無措的情況，對于之前哪些檔案需要優先維護更新、哪些檔案需要補充一無所知，于是對檔案的更新工作就出現了“斷片”。

二、基建檔案和工程建設同步的對策思考

（一）圍繞基建檔案和工程建設同步的目標，轉變觀念，加強管理。首先，基建工程項目負責人應該改變過去“重施工、輕內業”的觀念，從思想上真正重視工程檔案的管理。其次，要在人員結構上作一些優化，在工程項目啟動之時，就要設置專門的崗位，負責檔案的收集、管理、存檔、保管、更新等工作，并且明確要求在施工過程中，要做到檔案和施工進度的同步進行，及時將該補充的資料第一時間補充，確保檔案的時效性、客觀性、真實性，避免事后再去補資料;另外，要不斷做好促進相關部門如技術部門、安全部門、財務部門、機料部門等和檔案管理人員之間的協作關系，使得相關部門能夠配合專職檔案管理人員的工作，并且將工程進展及時知會檔案管理人員，促進其更好地做好檔案的更新維護工作。

（二）建立健全相關制度。第一是基建工程項目在啟動初期，就要根據基建工程項目的實際情況，制定完善的檔案管理制度，要能夠涵蓋檔案管理事前、事中、事后等各個環節的管理，使得檔案管理制度能夠為檔案的及時更新維護提供良好的內容依據。并且從人員到科室，都確定相應的檔案填寫、送交、確認等環節的具體責任人，并明確相關工作完成時間，做到限時辦結，限時更新，同時分工明確，不留死角。第二是建立起規范的檔案填寫模板或樣板，作為標準格式提供給各個部門和崗位人員，要求其按照模板格式進行填寫或記錄，避免檔案在填寫登記過程中出現不規范性和多樣性。第三是不斷推動檔案管理制度的剛性執行水平，要將檔案和基建工程是否有效同步進行作為一項重要維度，納入對檔案管理直接責任人、綜合管理部門負責人乃至項目負責人的績效考核體系中。

（三）重視檔案形式的多樣化。目前檔案以紙質形式存在的現象，客觀上給檔案的實時更新維護帶來了一些不便，因此，需要重視在現代化視角下做好檔案形式的多樣化發展。比如當前，隨著信息技術的發展，各種記錄信息的形式層出不窮，如視頻、圖片、錄音、電子檔文件等，這些信息記錄方式本身比較直觀、客觀、真實，所反映的信息量往往比較豐富。并且占用地方較少，更新維護也比較方便，只需要在電子檔進行操作就可以。所以，當前基建工程單位要積極提倡多樣化的檔案形式，可以建立起依托信息科技技術的檔案管理平臺，來實現對檔案的檢索、存儲、更新、修改等，并且對檔案進行細化分類如技術類、財務類、合同類、綜合管理類等，不僅提高了檔案管理的先進性和規范性，也提高了檔案及時更新維護的效率。

三、結論

綜上所述，基建工程施工企業應當準確把握基建檔案和基建工程同步的意義，并不斷找出目前在這一問題上的主要原因，在此基礎上選擇最優方式，做好各個環節的優化完善，促進基建工程綜合管理能力不斷提升。

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