工程勘察設計檔案知識化管理研究

李娟麗

【摘要】本文分析了工程勘察設計檔案管理的難點，以及檔案工作知識化管理的困難，結合工作實際，論述了工程勘察設計企業知識管理的應用。

【關鍵詞】工程勘察設計;檔案;知識化管理

在知識經濟時代，工程勘察設計行業需要對工程檔案的知識化管理進行積極探索，提升企業知識管理的發展空間，以此來配合企業的轉型和升級，幫助企業應對更加激烈的市場競爭。

一、工程勘探設計企業進行知識管理的概念

知識管理指的是一個組織在整體上對知識進行獲取、儲存、學習、共享和創新的管理過程，這是一個比較集中的管理模式，相當于將知識看成企業的資產來進行管理，著重點在于對企業信息系統中分散的知識進行收集、規劃和索引。知識管理的主要目的在于提高這個組織中知識工作者的工作效率和生產力，對于這個組織的應變能力和反應速度也進行提升，對于整個組織的發展模式進行創新，從而增強這個組織核心競爭力。因此知識管理的主要任務就是讓這個組織將知識看作是其最重要的資產，并且對其進行管理運用，創造價值。

工程勘探設計是一個復雜的人類智能行為，在這個過程中，需要對知識進行運用和創新，整個設計過程是有關于“知識”的工作，設計人員都是非常典型的知識性人員，他們運用自己所學習到的知識，進行創造性的思維活動，并且在和團隊之間進行互動協作的過程中，形成新的知識成果，這些知識成果以方案、設計、思想、創意等形式進行展現，并且可以分為顯性知識與隱性知識兩類。顯性知識指的是涉及企業所擁有的以專利、科學發明和特殊技術等形式存在的知識，主要包括專利、文件、圖紙和報告等等，這些顯性知識是企業在進行設計、咨詢、招投標和項目管理等業務工作的基本保障。隱性知識則是指工作人員的專業技能、技巧、工作經驗和解決問題的方式、方法，這些隱性知識是存在人的大腦中的，由經驗累積而成的，難以被他人觀察，也難以進行交流和共享，隱性知識就是知識管理的難點所在。在工程勘察設計行業中，存在于設計師頭腦里的，難以用語言和文字來進行表達的隱形知識更多。在企業知識管理中，就是要將這些隱性知識進行展示分享，幫助實現各工作人員的知識交流分享，只有通過這些分享，才能夠將優秀的個人設計理念、思維與經驗進行展示，從而加強企業的知識積累，實現知識的價值。

在工程勘察設計企業的知識管理過程中，管理對象是知識，但是我們進行管理的重點是工作的設計師們，其中的主要途徑是對設計師頭腦中的專業知識和豐富經驗進行挖掘結合，通過組織與協調，將隱性知識轉化為顯性知識，再對這些不同層面的知識進行共享整合，實現知識利用的最大化。并且將這些知識的力量進行擴大，減少其他人員的重復勞動，增強工作人員的專業素質，提升企業生產的工作效率，增強企業的核心競爭力。

二、工程勘察設計檔案管理的難點

因為工程勘察設計企業自身的特殊性，因此其檔案管理工作存在著一些難點。第一是工程勘察設計專業具有的歷史比較長久，勘察設計項目數量比較大，工程檔案的信息也很分散，這些導致沒有形成一個完善的知識體系，檔案的信息利用起來就會很困難。第二是因為工程設計的周期比較長，其中涉及的專業也比較多，而在設計過程中的項目與要求會出現多次修改變更的情況下，項目負責人基本沒有辦法將項目中所有的文件材料進行整理歸類，檔案的文件材料也沒有辦法進行完整的收集。第三是因為在設計過程中，因為設計師的退休、轉崗和調動，會導致經驗的流失，尤其是老一輩經驗豐富的專家的離開，因為這些前輩寶貴的知識在他們工作的時候沒有進行保存，離開后就會造成企業隱性知識大量的流失。第四是目前在我國還沒有針對工程勘探設計行業建立一個公共的信息交流平臺，導致各企業之間的知識沒有辦法進行共享。這些都是目前工程勘探設計企業檔案管理的難點。

三、檔案工作知識化管理的困難

雖然對工程勘察設計企業的檔案管理進行了知識化管理，解決了收集困難等問題，但是與之同時產生的，也有一些新問題。

（一）知識分散難以獲取，管理模式混亂。一個工程勘察設計行業，其中的工作人員較多，涉及的技術面比較廣泛，專業和分支機構比較多，每個項目部或者子公司的地理位置比較分散，基本上涉及的知識管理都是以項目化的形式由項目人員進行整理匯總，但是缺乏一個有效的管理途徑，這些導致了資料收集的不完善。并且由于每個項目點或者子公司對于項目的知識資料管理模式的不同，缺少一個統一的標準，項目的資料管理者也缺乏專業的素養，對于知識只是做一個單純的收集整理，并沒有進行有效的歸納提取，更不要說對知識進行提煉。因此企業的知識體系梳理也是非常遙遠的。

（二）知識難以進行共享傳遞。企業沒有建立一個知識共享的平臺，因此應該對知識共享平臺的搭建進行一個嚴格的考慮。既要保證知識平臺能夠進行共享，也要保證平臺的優良性。在短時間內要求大家進行知識共享是比較困難的要求，因為人們總是愿意獲取知識，而對于奉獻知識總會有一些阻力存在。

四、工程勘察設計企業知識管理的應用

知識管理是一個動態性比較強的管理過程，因為管理實踐和管理研究是在不斷發展變化的，因此，知識管理的方法也必須要跟著改進，對于工程勘察企業來說，加強自己的知識管理，首先可以向先進企業學習。在進行了基礎的知識管理層面的問題以后，再從寬度、深度與高度等三個方面來進行發展。寬度發展指的是除了對知識的文檔和流程進行關注以外，還需要拓展知識的來源渠道和知識的覆蓋面;深度發展指的是將知識管理更加緊密地融入企業的業務當中，對于不同的業務采取不同的知識管理的方法;高度發展指的是對于知識的站位高度和戰略導向進行強調，對于不同時期的企業的戰略主題，對知識管理進行調整。

（一）根據業務發展的戰略來制定知識管理的戰略。一個清晰并且可執行的戰略是知識管理的基礎，知識管理和企業的業務部門的發展必須要保持高度的一致。對于工程勘察設計企業來說，知識是非常重要的企業資產和經濟資源，對于企業的戰略目標執行來說非常重要。因此首先要確定企業的戰略目標，并且清楚實現企業的戰略目標所缺少的差距在哪，以此來指定企業的知識管理戰略。

（二）強化知識的管理組織建設。一個分工明確的知識管理組織，能夠保證知識管理得到非常良好的推行和運作，在一個正常的知識管理組織中，需要有以下幾個角色：第一是知識管理委員會，負責對企業的知識管理進行推動規劃。第二是知識管理員，對于知識庫進行管理。第三是部門的知識主管，主要負責每個部門的知識管理。第四個是主題專家，對于每個戰略時期知識管理的主體進行確定。

（三）構建知識型的企業文化。知識管理能夠幫助企業提升他們的競爭力，因此要塑造知識型的企業文化，知識管理和企業文化進行相互影響同步發展。發揮好企業文化之間的導向作用，溝通作用和激勵作用。支持員工進行自學，提供培訓課程，強化員工對于知識的渴望，進行崗位輪換等等，用一系列的措施來促進企業內知識的傳播和企業文化的塑造，從而建立一個崇尚創新、熱愛知識的企業文化氛圍。

五、結束語

綜上所述，可以看出知識管理對于工程勘察設計企業的檔案管理工作至關重要。本文提出了相關的對策建議，希望能夠幫助企業加強知識管理，從而提升企業的競爭力。

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