新形勢下政府文書檔案管理的優化

葉冬梅

【摘要】新形勢下，我國政府文書檔案管理工作取得了一定的進步，但還存在一些不足之處，因此，全面優化政府文書檔案管理工作，提高文書檔案管理工作水平，具有非常重要的現實意義。基于此，本文分析了新形勢下政府文書檔案管理存在的問題，并提出了五項優化策略，希望本文對提升我國政府文書檔案管理水平提供借鑒。

【關鍵詞】新形勢;政府文書檔案管理;優化

文書檔案管理是對有保存價值的資料文件進行全面記錄和保存的一項工作，該項工作較為繁瑣，在管理過程中需全面做好各種文件的流轉記錄和等級劃分，過程復雜。在新形勢下，政府文書檔案管理工作面臨新的更高要求，因此，優化政府文書檔案管理工作勢在必行。

一、新形勢下政府文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案管理重視不足。政府部門工作人員對文書檔案管理工作的重視程度不足，存在認識不全面、不充分等問題，不能正確理解這項工作的科學性、邏輯性和實踐意義。一些政府單位領導認為該項工作無法創造經濟價值，因此管理中存在疏忽懈怠的情況，導致政府文書檔案的利用率低，管理效率低下。

（二）文書檔案收集不全面。目前，很多政府部門的文書檔案收集及管理工作都是由部門人員兼任完成，并未安排專職的文書檔案管理人員。由于政府工作繁雜，兼職人員缺少足夠的精力和時間來做好這項工作，有時還會因其他原因導致文書檔案收集整理不及時，使得一些文書檔案遺落在個別部門或其他人員手中，最終導致文書檔案信息收集不完整、不全面。

（三）文書檔案管理銜接不暢。文書檔案管理工作不單單是文書檔案管理部門一個部門的工作，還會涉及單位其他部門。而目前，我國很多單位的領導并未認識到這一點，導致各部門的文書檔案管理工作各自為戰。有些文書檔案由于受其他相關部門的影響而銜接不暢，很難在第一時間完成整理歸檔，從而導致文書檔案的歸檔延誤。

（四）檔案管理人員素質偏低。目前，部分政府文書檔案管理人員年齡偏大，并且缺乏對現代信息技術學習的積極性，特別是一些兼職的政府文書檔案管理人員工作敷衍，很難達到文書檔案管理工作要求。另外，由于對政府文書檔案管理工作重視程度不足，很多年輕的文書檔案管理人員都“流失”到其他部門，造成整個文書檔案管理隊伍的素質偏低。

（五）電子文書檔案管理進展緩慢。盡管現代信息技術已逐步在檔案管理領域得到普及應用，但是很多單位仍在使用傳統的方式進行文書檔案檢索，這種做法費時費力，大大降低了文書檔案管理工作的效率，無法體現檔案管理工作的便捷性，電子文書檔案管理工作有待于進一步加強。

二、新形勢下政府文書檔案管理的優化策略

（一）提高對文書檔案管理的重視程度。首先，積極在單位內部開展對文書檔案管理工作重要性的宣傳工作，定期組織單位領導學習有關知識，增強領導對該項工作的重視程度。其次，加大法律法規的宣傳力度，充分調動各部門參與的積極性，提高他們對文書檔案管理工作重要性的認識。再次，通過年度會議等途徑，重點強調該項工作的重要性，并加大對其經費預算，全面支持該項工作的開展。

（二）加大文書檔案收集管理力度。一是要提高文書檔案信息記錄的準確性，確保后續收集工作的順利開展。二是科學合理地對文件進行整理分類，借助電子技術編纂文件目錄，規范操作流程，進行正確編檔。三是對工作細節進行完善，制定統一規范的板式、格式等。四是加強檔案審核，減少遺失、錯漏現象。

（三）加強相關部門的配合與協作。只有各部門間密切配合和協作，才能更好地完成文書檔案管理工作。因此，各部門領導要高度重視文書檔案管理工作，提高對文書檔案工作重要性的認識，同時，各部門間應加強配合與協作，積極做好文書檔案交接工作，以保證文書檔案工作的順利開展。

（四）加強文書檔案管理隊伍建設。一是盡量避免由兼職人員管理文書檔案，盡快抽調專業人員組建文書檔案管理隊伍，并定期進行技能培訓，提高文書檔案管理隊伍的專業化水平。條件允許的情況下，要盡可能抽調年輕人員從事這項工作，并督導其不斷開展再學習、再教育，有計劃地提高文書檔案管理人員的專業素養及現代科學技能。二是注重培養文書檔案管理人員細心和耐心的良好品質，并加強人文情懷的培養，以提升文書檔案管理人員的綜合素質，全面提高文書檔案管理水平。

（五）加快文書檔案管理信息化進程。提高文書檔案管理信息化程度，利用信息技術構建電子文書檔案管理體系，通過批量作業、批量審核方式，縮減工作時間，提高工作效率。另外，應加強電子檔案加密制度與審核制度建設，保證合規合理操作，同時，要注意對電子檔案資料進行時時備份、時時保存，以避免造成不必要的損失。

三、結語

在新形勢下要高度重視政府文書檔案管理工作，做到實踐與理論相結合，不斷提高政府文書檔案管理工作水平。在實際工作中，要不斷優化政府文書檔案管理工作措施，勇于創新，強化部門間協作配合，充分發揮政府文書檔案管理工作的價值。

【參考文獻】

[1]張枝青.試論文書檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2018（1）.

[2]黃銀蓮.淺談辦公室文書檔案管理的改革發展與創新[J].辦公室業務，2018（3）.

[3]劉春燕.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].山西青年，2018（4）.