試論合理有效利用檔案的策略

翟會英

【摘要】檔案管理的目標就是充分利用檔案，檔案利用的專業性較強，應制定相應的利用方法，保證檔案利用工作的有效性，使檔案利用者獲取必要的檔案信息。通過對檔案利用工作的開展，可進一步提高檔案管理的質量與效果，為檔案工作的可持續發展奠定堅實的基礎。

【關鍵詞】檔案利用;策略;有效性

在檔案管理中，檔案利用占據著重要地位，積極開展檔案利用工作，能夠使檔案管理效果不斷增強。另外，通過利用檔案可將其作用充分發揮出來，彰顯其自身價值。由此可見，深入研究并分析合理有效利用檔案的策略十分有必要。

一、檔案利用工作的現實意義

（一）為檔案基礎業務工作的前提與目標。檔案管理工作的目的就是有效提供檔案利用服務，而檔案的各項基礎業務同樣為檔案的利用提供服務。積極貫徹并落實檔案利用工作，可將檔案社會價值與內在價值充分發揮出來，使檔案信息資源被激活，進而實現檔案建設目標，是檔案工作的前提，所以在實踐過程中，應合理采用相應措施，全面促進檔案利用工作的開展。

（二）關乎檔案工作未來發展。檔案屬于重要的憑證與參考，具有極為明顯的借鑒作用。在管理檔案信息的過程中，可將檔案潛在價值充分發揮出來，并為社會提供高質量服務。積極貫徹落實檔案利用工作，可使檔案的社會影響力增加，受到更多人的關注，使檔案社會地位提升并獲得必要支持，實現檔案工作的進一步發展。

（三）可帶動檔案整體工作的開展。開展檔案利用工作，能夠直接檢驗檔案整體工作的效果。所以在日常工作中，應給予檔案利用工作必要的關注，在實際利用檔案期間對相關反饋意見加以聽取與采納，以保證各項工作發展的均衡性，實現檔案工作質量與水平的全面提升。

二、檔案利用現狀分析

（一）傳統管理模式占主導地位。當前，檔案管理模式始終沿用傳統方法，而對現代管理檔案模式的應用并不多見。很多檔案管理均利用被動上門服務形式，并未對網絡載體加以利用，制約了檔案數字化的發展。其中，檔案利用以人工檢索、調閱等為主，設計工作量較多，很難在短時間內使檔案使用者找到所需檔案信息。

（二）館藏結構有待豐富。現階段，很多檔案館館藏檔案類別都是文書檔案，且大部分是黨政機關單位文件，政府政策檔案資料多，而專門與專業檔案的資料占比不大。而且，一般性的檔案較多，特色檔案偏少。對于館藏檔案的載體，一般以紙質文字檔案居多，而電子、音像與照片等載體檔案的比重不大。由此可見，館藏檔案已經無法與檔案信息豐富化的使用需求相適應。

（三）檔案利用和檔案管理處理不合理。部分檔案內容過于保密，或者是敏感，無法對外公開，導致檔案工作人員錯誤地以為檔案利用和保密是互相排斥的關系。為滿足檔案保密需求，要盡量減少檔案利用率，因而絕大多數檔案部門工作的核心集中于收集整理并保護檔案方面，未正確認知檔案利用的重要性。長此以往，很多接收與收集的檔案均成為庫房擺件，而難以將其社會價值充分發揮出來。而且，檔案涉及保密內容。

三、合理有效利用檔案的策略

（一）合理規劃檔案整體開發。基于社會利用需求，對檔案信息資源整體開發規劃加以制定，以確保檔案信息資源結構更加豐富。目前階段，國內檔案利用所涉及的檔案信息范圍愈加廣泛，且檔案載體呈現出多樣化發展趨勢。在這種情況下，要對檔案資料收集的程序加以規范，注重對檔案信息資源的開發與利用，不斷拓寬渠道，以實現檔案收集的目標。這樣一來，即可使檔案館藏不斷完善，促進檔案信息資源開發內容與形式的多元化，為檔案利用提供奠定堅實基礎，獲得高品質的利用服務。

（二）檔案開發與保密關系的合理處理。長期以來，國內檔案利用工作的水平偏低，且長期處于封閉狀態。而且，很多部門的檔案涉及保密內容，所以在檔案利用期間必須對檔案開放與保密關系進行必要處理。不斷健全檔案利用法律，根據法律規定要求設定檔案的開放時間，采取必要的檔案開放監督策略，可使公民對檔案權利合理利用，進一步提升檔案利用的時效性。

（三）館藏結構與內容的優化和豐富。檔案種類的豐富性可使館藏結構更加充實與豐富，并為檔案利用提供不可或缺的物質基礎。為此，檔案部門需適當加大征集與接收檔案的力度，以保證館藏檔案數量與群眾檔案信息需求相適應，并在質量方面與檔案信息需求吻合。作為檔案部門，應確保收集檔案對區域社會經濟和文化等歷史變化加以真實反映，也可向全社會征集區域性的特色檔案。另外，檔案部門要和其他政府機關取得聯系，加大接受現行檔案力度，盡量與檔案信息的利用需求契合，將檔案價值發揮出來，全面優化檔案利用效率。

（四）構建全球信息共享服務。雖然很多檔案館已經實現了高科技發展目標，但受思想意識薄弱因素的影響，封閉性仍相對明顯，直接影響了檔案管理工作的開展，同樣也制約了檔案管理工作人員和其他地區、其他國家檔案管理人員的交流，加大了管理工作開展難度。在這種情況下，有必要對科技方法加以利用，在檔案管理中合理應用信息技術。檔案館可構建主網頁，實現和國內其他地區與其他國家的資源共享目標，便于人們查閱資料，同樣也能夠對其他國家檔案管理的成功經驗進行學習。

（五）增強檔案工作人員業務能力和素質。在現代社會中，檔案發揮著不可忽視的作用，而檔案利用工作也逐漸由傳統模式向現代模式過渡，所以檔案部門應確保檔案工作人員業務能力和綜合素質水平的提升，在具備檔案專業基礎知識的基礎上，掌握多學科的知識內容，逐漸形成信息素養與新理念。作為檔案工作人員，需在日常工作中主動學習，對檔案業務加以熟悉，掌握館藏檔案和利用流程，能夠對檔案查閱技巧靈活運用，進一步優化查閱效率與準確性。在開展檔案工作期間，相關工作人員要秉承認真負責的態度，強調檔案使用者利益，解決使用者檔案查閱的問題。另外，應在業務方面對檔案使用者加以指導，給予其必要幫助，盡快獲取檔案資料。

（六）創新檔案利用手段。其一，借助計算機技術，促進檔案電子化發展。所謂的檔案數字化，即對計算機科技加以利用，借助攝像、掃描與影視頻處理的方式，實現傳統介質檔案的數字化保存與傳播。在數字化處理紙質檔案的同時，即可實現紙質檔案向電子檔案的轉變，便于群眾檔案信息的查詢，以免在利用檔案期間出現損壞亦或是丟失的情況，對檔案原件加以保護。其二，依托網絡技術構建數字檔案館。在現代科技水平不斷提高的背景下，檔案利用也必須與時俱進，通過對大數據與云存儲等高新技術的應用，使不同地區的檔案局、事業單位以及機關部門構建數字檔案館，借助電子技術存放并處理檔案。不同單位要依托數字檔案館在線移交并接受非密級的檔案，同樣可在數字檔案館內保存非密級的檔案，不斷豐富檔案館的信息資源庫。在對網絡技術充分利用的基礎上，即可有效關聯各個地區與單位數字檔案館，形成檔案信息資源的共享中心，促進檔案資源的全面共享，提高檔案資源自身的價值。

四、結束語

綜上所述，檔案利用工作質量的全面提升，可將檔案社會價值充分發揮出來，以保證檔案工作的可持續進步與發展。為此，各級檔案管理部門在開展檔案利用工作的過程中，應對多樣化的現代技術與方式加以利用，進一步創新檔案的利用手段，并為社會的發展與經濟建設提供高質量的檔案服務，促進檔案利用工作的正常開展，將檔案本身的作用與價值充分發揮出來。

【參考文獻】

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