查檔高峰暴露出的問題及建議

孫銘偉

近年來，我國多地檔案館都迎來了查檔高峰，例如，諸城市檔案館在2013年至今已迎來三次大的查檔高峰。在中國檔案資訊網輸入“查檔高峰”進行檢索，檢索出的結果有63條之多，單是2019年就有重慶市涪陵區檔案館、云南耿馬自治縣檔案館、江西省吉安市檔案館等多家檔案館出現了查檔高峰。這些查檔高峰的出現，彰顯了社會對于檔案認可度的提升，也有助于擴大檔案館的知名度，提升全社會的檔案意識，但查檔高峰同時也暴露出了檔案工作的一些薄弱環節和有待解決的問題。本文將對這些問題進行分析，并嘗試提出建議。

一、查檔高峰暴露出的問題

1.部門缺乏溝通，檔案館沒有準備

對于檔案館而言，查檔高峰的出現將帶來比日常多十幾倍甚至幾十倍、上百倍的工作量。一個縣級檔案館，平常年份接待的查檔人次大概在幾千人，但在查檔高峰期間，一個星期接待的查檔人次就可能達到甚至超過這個數字。如果不能及時做好準備工作，查檔高峰到來后，工作將會陷入極大的被動。每一次查檔高峰的出現，多與教育局、人社局等政府部門出臺的政策和相關工作有關，比如事業單位人員評職稱、村干部落實退職補貼等等，檔案館雖然不是這些工作的推動者，但作為檔案憑證提供者，卻要擔當至關重要的角色。如果檔案館提前知曉相關部門的工作，也就可以對查檔高峰做出預判。然而，在現實中，教育局、人社局等相關部門極少會主動與檔案館溝通，這也就造成在查檔高峰到來時，檔案館實際上要面對的是一場“無準備之仗”，工作非常被動，尤其是在查檔高峰初期，難以迅速有效地開展相關工作，并因而造成查檔工作效率低下，群眾滿意度不高。

2.檔案館缺少預案

在查檔高峰到來時，檔案館之所以會出現一定時期的無序狀態，一方面是教育局、人社局等部門沒有將工作情況提前告知檔案館，另一方面則是因為檔案館缺少相關預案，或者預案流于形式。由于查檔高峰并不是一種經常發生的現象，有可能很多年才會出現一次，很多檔案館對此的重視程度事實上是不夠的，也沒有制定預案，或者雖然曾經制定過預案，但是因為各種原因而沒有施行。檔案館分多個部門，每個部門都有自己的職責，承擔日常查檔任務的只是一個部門。當查檔高峰到來時，需要各個部門通力合作才可以應對，但由于缺少相關預案，仍然由承擔日常查檔任務的那一個部門來接待成倍增長的查檔者，這也就造成了查檔高峰初期查檔工作的不利局面。

3.過度查檔造成浪費

當前，我國各地都已經取消了查檔費用，這對于廣大人民群眾是一個好事情，可以減輕查檔者的負擔，突出檔案館作為公共文化設施的公益屬性。但取消費用同時也帶來了新的問題，很多查檔者在得知查詢、復印檔案不收取任何費用之后，往往會要求工作人員查詢和復印盡可能多的檔案，而其中有相當部分的檔案是查檔者實際并不需要的。還有的查檔者短期內多次到檔案館查詢同一個問題，重復查詢和復印檔案。這些現象，可以稱之為過度查檔。在查檔高峰期間，過度查檔的問題尤為嚴重。查檔高峰期間，檔案館需要組織多名工作人員同時開展查檔工作，不少查檔者在一個窗口查完，又去另一個窗口查，直到讓所有的查檔工作人員都為其查詢一遍才結束。有很多查檔者只要看到一份檔案上有自己的名字，不管是否有意義，就要求工作人員復印，不管工作人員怎么解釋，仍然堅持要求復印。這種過度查檔為檔案館帶來了很多無效勞動，同時也造成了公共資源的浪費。

二、建議

1.制定預案，加強溝通

要解決查檔高峰期間尤其是初期的無序狀態，首先應該從檔案館自身找原因，用制度來解決問題。每一個檔案館的領導者都應該意識到，盡管查檔高峰不是檔案館的常態，甚至自己管理的檔案館從未出現過查檔高峰，但隨著我國經濟社會的發展，查檔高峰出現的概率和頻次會越來越高，每一個檔案館都應該制定相關預案，明確查檔高峰到來時，檔案館的每一個部門承擔什么樣的職責，工作時間如何安排等等，并形成長期機制。有了制度保障，當查檔高峰真的到來時，檔案館才能做到從容應對。除了自身的制度建設之外，檔案館還應主動加強與人社局、教育局、組織部、政府辦公室等相關部門的溝通，這種溝通包括事前、事中和事后每一個環節。[1]在日常工作中，尤其是國家出臺某項新政策后，檔案館應主動與相關部門溝通，了解后續工作是否涉及到查檔工作，也就可以對查檔高峰有所預判。在查檔高峰期間，檔案館也需要加強與相關部門的溝通，了解工作的時間節點和涉及到的查檔人數，如有必要，可以請后者派工作人員協助查檔。在查檔高峰結束以后，檔案館應再次與相關部門溝通，一方面溝通查檔情況，另一方面了解是否還有后續的工作有可能帶來新的查檔高峰。

2.推行檔案數字化，開展異地查檔

查檔高峰期間，檔案館接待的查檔人次成倍增長，工作量非常大。如果采用傳統的手工查檔方式，不僅費時費力，而且查檔效果不好，還容易造成紙質檔案的損毀。而采用計算機查檔，則具有方便快捷、查檔效果好、不會損壞紙質檔案的優點。事實上，在現實中，數字檔案館在應對查檔高峰時也的確發揮了極大的作用。[2]各地檔案館都應該加快推進檔案數字化，用先進技術來推動檔案工作的提升，從而有效應對可能到來的查檔高峰。此外，檔案館還應該積極探索異地查檔、網上查檔等新型方式。作者婁紅將跨館查檔、網上查檔、電話查檔等統稱為“異地查檔”，當前，我國各地異地查檔工作呈現出快速發展的趨勢，并且范圍越來越廣，從單一區域逐漸擴大了全省范圍和多省市跨地區查檔。[3]查檔高峰期間，來到檔案館的查檔者，有相當比例是從外地過來的，如果查檔者可以在居住地檔案館就可以查詢異地檔案，或者通過網絡、打電話等方式查到所需要的檔案，也就無需再前往異地檔案館，從而也就減少了查檔高峰的到館人次，有利于降低檔案館的工作量，提升工作效率。

3.最大限度減少過度查檔造成的浪費

過度查檔和和由此帶來的資源浪費，是檔案館當前面臨的一個比較嚴重的問題，我們必須予以重視。之所以會出現過度查檔的現象，一是因為查詢和復印檔案不需要任何費用，這就造成了部分查檔者出現了“占便宜”的心理，能多復印一張就多復印一張，即使沒有意義，也想要復印出來。二是因為檔案部門在宣傳免費查檔時，片面強調免費，而忽視了對檔案本身的宣傳，社會整體的檔案意識和檔案認知仍然處在一個比較低的水平。三是因為國民的公德意識有待提高，很多人并不認為過度查詢和復印檔案是對公共資源的一種浪費。要減少過度查檔造成的浪費，就要從這三個原因入手。免費查檔是我國的一項惠民政策，檔案館應該堅定地執行。檔案館應該努力提高全社會的檔案意識和檔案認知，通過展覽、報刊、廣播、電視等各種途徑宣傳檔案，讓更多的人了解檔案憑證價值的特殊性。同時檔案館應充分發揮公共文化場館的作用，宣傳財政資金取之于民、用之于民和節約公共資源的重要性，讓查檔者意識到過度查檔是一種浪費。同時檔案館應貫徹雙面復印的原則，并積極探索多份檔案打印在一張紙上的方式，最大限度降低檔案復制成本。

參考文獻：

[1]邢常秀，王增強.現代管理學在查檔高峰中的應用[J].云南檔案，2017（1）：45-46.

[2]吳金忠，趙輝.從容應對查檔“大潮”——諸城市檔案館民師查檔工作紀實[J].中國檔案，2013（11）：44.

[3]婁紅.異地查檔的問題及建議[J].檔案天地，2019（9）：58-59+32.

作者單位：山東省諸城市衛生綜合執法大隊