《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

九、企業(yè)檔案利用工作要求

7.9.1 檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務(wù)。

檔案檢索系統(tǒng)是開發(fā)利用檔案信息資源的重要內(nèi)容和必要條件。做到及時、有效地提供檔案利用服務(wù)，必須強(qiáng)化檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，這是提供利用服務(wù)的基礎(chǔ)和必要條件。檔案檢索系統(tǒng)是將已整理好的檔案經(jīng)過著錄和標(biāo)引，按規(guī)定順序排列而成的數(shù)據(jù)庫。是從不同角度、運(yùn)用不同手段揭示檔案信息，為滿足利用者需求而建立起來的全部檢索工具體系。按加工和處理信息的手段，可分為手工檢索系統(tǒng)和計算機(jī)檢索系統(tǒng)兩大類。手工檢索系統(tǒng)是以卡片或書本形式的目錄、索引為基礎(chǔ)的人工查找系統(tǒng)，常見的有檔案館指南、全宗介紹、分類目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄等;計算機(jī)檢索系統(tǒng)是使用電子計算機(jī)、檔案操作系統(tǒng)等對檔案信息中具有檢索意義的特征進(jìn)行標(biāo)識、儲存，達(dá)到及時查找檔案信息的檢索方法。計算機(jī)檢索系統(tǒng)根據(jù)檢索功能又分為條目檢索和全文檢索兩個階段。

開發(fā)檔案信息資源是指企業(yè)檔案部門緊密圍繞本企業(yè)中心工作、重點(diǎn)工作，結(jié)合科技、生產(chǎn)活動及其管理的客觀需要，根據(jù)檔案庫藏的實(shí)際情況，在信息分析研究的基礎(chǔ)上，將相對分散的、數(shù)量眾多的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的加工，組織成為相對系統(tǒng)的、形式多樣的檔案信息編研成果，為企業(yè)相關(guān)工作主動提供信息服務(wù)，或?qū)⒂嘘P(guān)專題的檔案信息集中打包，通過網(wǎng)絡(luò)推送服務(wù)，主動為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)業(yè)務(wù)人員提供檔案信息服務(wù)的工作。主動開發(fā)檔案信息資源服務(wù)企業(yè)需要，是檔案工作具有較高專業(yè)水準(zhǔn)的體現(xiàn)，能夠最大限度地發(fā)揮檔案的利用價值，企業(yè)檔案部門應(yīng)該通過選題、選材、加工、編研等一系列的業(yè)務(wù)活動，拓寬檔案信息服務(wù)的途徑。

提供檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的。檔案利用服務(wù)主要有以下幾種方式：

1）檔案查閱服務(wù);

2）檔案出借服務(wù);

3）檔案展覽與陳列服務(wù);

4）檔案復(fù)制服務(wù);

5）檔案證明服務(wù)

6）檔案咨詢服務(wù)

7）網(wǎng)絡(luò)推送服務(wù)等。

7.9.2 企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

利用檔案時，應(yīng)嚴(yán)格按照本企業(yè)檔案利用制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定，按照部門和崗位（職位）的不同分別設(shè)定利用權(quán)限，超越利用權(quán)限的，要按照規(guī)定的程序履行審批手續(xù)。

7.9.3 利用檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記。利用數(shù)果突出的宜進(jìn)行登記。

借閱檔案登記表是一種全面、系統(tǒng)記錄檔案提供利用情況的綜合性登記形式，它既是檔案機(jī)構(gòu)記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，又是檔案機(jī)構(gòu)向利用者具體提供檔案時履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)，同時還可以通過對借閱登記的分析研究，進(jìn)一步判斷文件的保存價值，為檔案價值的進(jìn)一步鑒定提供信息。登記內(nèi)容包括：序號、日期、檔號、題名、借閱部門、借閱人簽字、歸還日期、備注。

序號：按照時間順序給定的自然流水號;

日期：填寫借閱檔案的時間;

檔號：填寫所借閱檔案的檔號;

題名：填寫借閱檔案的案卷題名或文件題名;

借閱部門：借閱人所在的部門;

借閱人簽字：借閱檔案人員的親筆簽名;

歸還日期：填寫歸還檔案的時間;

備注：需要說明的情況或問題。

檔案利用效果登記簿：是檔案機(jī)構(gòu)對每一次利用的成效結(jié)果所進(jìn)行的跟蹤調(diào)查，由利用者負(fù)責(zé)填寫。內(nèi)容包括：利用日期、利用部門、利用者、檔號、主要內(nèi)容、用途、利用效果等。

利用日期：填寫利用檔案的時間;

利用部門：填寫利用者所在的部門名稱;

利用者：填寫利用檔案人員的姓名;

檔號：填寫提供利用檔案的檔號;

主要內(nèi)容：填寫所利用檔案的主要內(nèi)容;

用途：填寫利用檔案的目的;

利用效果：填寫利用檔案所解決的問題，或產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（此部分未完待續(xù)）