智慧檔案館建設(shè)中所需軟環(huán)境研究

趙鑫強(qiáng)

一、智慧檔案館建設(shè)的特征和“軟環(huán)境”的概念

從實(shí)體檔案館，到數(shù)字檔案館，再到智慧檔案館，檔案館的根本目的都是為了更好地為國家、社會(huì)、公民等各方面的利用者提供豐富的檔案信息和服務(wù)。雖然各種類型的檔案館的建設(shè)目的是一樣的，但是由于其采用不同的技術(shù)，其所呈現(xiàn)的特點(diǎn)卻是不盡相同。智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息地智能化感知和服務(wù)的新型檔案館模式。[1]并且在檔案館的建設(shè)過程中，由外部力量等所組成的軟環(huán)境也有著重要的作用。

1.智慧檔案館建設(shè)的特征

現(xiàn)今對(duì)于智慧檔案館的理論研究中，有人認(rèn)為智慧檔案館是檔案館未來的發(fā)展模式和發(fā)展方向，它是檔案館的更高級(jí)形式，是在“智慧城市”建設(shè)項(xiàng)目中的一個(gè)子項(xiàng)目。[2]如今對(duì)智慧檔案館的認(rèn)識(shí)依然模棱兩可，并沒有涉及其實(shí)質(zhì)。但是學(xué)界對(duì)它的基本的認(rèn)識(shí)已經(jīng)達(dá)成了一定共識(shí)，其建設(shè)過程中所包含的內(nèi)外部特征也因檔案館形式的變化而呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。

（1）應(yīng)用多種智能化技術(shù)

在構(gòu)建智慧檔案館系統(tǒng)時(shí)，大多數(shù)學(xué)者認(rèn)為應(yīng)按硬件層、數(shù)據(jù)層、應(yīng)用層和服務(wù)層四個(gè)層次進(jìn)行建設(shè)。[3]在智慧檔案館的各個(gè)層次中，信息的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等諸環(huán)節(jié)均需要各種信息技術(shù)與智能化技術(shù)予以支撐，比如可以建立人、過程、數(shù)據(jù)和事物之間的聯(lián)系并智能識(shí)別的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。[4]并且在此過程中信息的載體及保管格式等也需要借助專門的技術(shù)和設(shè)備才能進(jìn)行處理。

（2）標(biāo)準(zhǔn)化水平高

在實(shí)體檔案館向數(shù)字檔案館過渡的過程中，由于數(shù)字化和信息化技術(shù)的應(yīng)用，再加上電子文件管理系統(tǒng)的普及，對(duì)檔案信息尤其是以數(shù)字形態(tài)保存的檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化要求提高，使得在數(shù)字檔案館和實(shí)體檔案館中信息的標(biāo)準(zhǔn)化水平逐漸提升。實(shí)體檔案館和數(shù)字檔案館所存儲(chǔ)的檔案是同樣也會(huì)是智慧檔案館的建設(shè)基礎(chǔ)，所以新興技術(shù)在智慧檔案館中的廣泛應(yīng)用并不會(huì)降低其對(duì)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的要求，反而更加強(qiáng)調(diào)和重視。

（3）追求個(gè)性化、精準(zhǔn)化的服務(wù)

從信息傳播的角度看，檔案館信息服務(wù)的方式由被動(dòng)多向的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)單向[5]，而智慧檔案館所提供的信息服務(wù)將能夠滿足人們對(duì)信息精準(zhǔn)化的需求，并且通過數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)和數(shù)據(jù)分析技術(shù)，預(yù)測(cè)并積極主動(dòng)地提供用戶所需的信息。智慧檔案館可通過微信、微博、微視頻以及客戶端等媒體，接收其用戶所提出的檢索需求以及反饋，進(jìn)而按照有關(guān)要求提供有關(guān)信息，并且還可以通過對(duì)用戶的瀏覽記錄和留言反饋進(jìn)行大量數(shù)據(jù)挖掘和分析，充分了解用戶所感興趣或者所需的檔案信息，進(jìn)而更有針對(duì)性地提供檔案信息服務(wù)。[6]

2.智慧檔案館中“軟環(huán)境”的概念

智慧檔案館的建設(shè)中，物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等新興技術(shù)在這個(gè)過程中發(fā)揮著十分重要的作用，并且成為智慧檔案館的技術(shù)支柱。雖然現(xiàn)今學(xué)界對(duì)于智慧檔案館的研究已經(jīng)從技術(shù)應(yīng)用的可能性向整體規(guī)劃發(fā)展，而且我們有著豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。但是，這些內(nèi)容大多數(shù)僅針對(duì)于智慧檔案館的內(nèi)部建設(shè)，即運(yùn)用怎樣的物資和技術(shù)來建設(shè)什么樣的檔案館，以期達(dá)到怎樣的目標(biāo)，但是對(duì)于智慧檔案館的建設(shè)來說，做好資金、政策法規(guī)、人才培養(yǎng)等方面的準(zhǔn)備工作也同樣重要[7]。

所謂“軟環(huán)境”，是指一切物質(zhì)技術(shù)條件以外的其他外部因素和條件[8]，即在智慧檔案館建設(shè)的過程中，物質(zhì)條件以外的諸如政策、文化、制度、法律、思想觀念等外部因素和條件的總和[9]。具體來說，就是在智慧檔案館的環(huán)境中除了在建設(shè)過程中所涉及的支撐技術(shù)和必要的物質(zhì)條件外，還需要的資金、人才、政策以及宣傳等外部條件。這些條件雖然無足輕重，看似有可有無，不是智慧檔案館的支撐條件，但實(shí)際上會(huì)起到十分重要的作用。

二、智慧檔案館建設(shè)中軟環(huán)境的重要性

如果說，以物質(zhì)和技術(shù)條件為代表的“硬環(huán)境”是建設(shè)智慧檔案館的必要條件，那么“軟環(huán)境”則是充分條件，只有意識(shí)到這點(diǎn)智慧檔案館的建設(shè)才不會(huì)出現(xiàn)“有人建設(shè)，無人利用”的現(xiàn)象。也就是，智慧檔案館的建設(shè)不僅僅限于檔案館內(nèi)部的建設(shè)，對(duì)于檔案館外部所處的環(huán)境的建設(shè)同樣重要。因?yàn)椋腔蹤n案館最終的建設(shè)是為了向社會(huì)提供更多更有針對(duì)性地檔案信息，為了向人們提供更好的服務(wù)，因此智慧檔案館系統(tǒng)必須投入社會(huì)進(jìn)行使用，那必然會(huì)帶來社會(huì)接受程度的問題，而解決這一問題則需要軟環(huán)境的建設(shè)。

1.提供必要的建設(shè)環(huán)境

智慧檔案館的建設(shè)需求并不是由于新技術(shù)的出現(xiàn)，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)的應(yīng)用而產(chǎn)生的。技術(shù)只是智慧檔案館建設(shè)的手段，它的出現(xiàn)并不會(huì)激發(fā)智慧檔案館的出現(xiàn)和構(gòu)建，只是為智慧檔案館的出現(xiàn)提供了可能性。而智慧檔案最終能夠出現(xiàn)，離不開公眾和社會(huì)對(duì)其的需要。也就是說檔案館外的建設(shè)環(huán)境，如公眾需要、資金設(shè)備、政策法規(guī)等，促成了智慧檔案和智慧檔案館的出現(xiàn)，并且在智慧檔案館的建設(shè)過程中，建設(shè)環(huán)境也在不斷地為智慧檔案館提供支持。

2.提供必要的利用環(huán)境

為了更好地向國家、社會(huì)以及用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，智慧檔案館要通過技術(shù)的應(yīng)用、合理地規(guī)劃構(gòu)建并完善，使得檔案信息資源可以在智慧檔案館系統(tǒng)中更加集成化，使得內(nèi)容更加多樣化[10]，以便提供更加智能化的服務(wù)。但是如果只顧著建設(shè)智慧檔案館系統(tǒng)，而沒有人登錄系統(tǒng)去利用，那么它的建設(shè)是沒有意義的。而軟環(huán)境在給智慧檔案館提供建設(shè)環(huán)境的同時(shí)，也為智慧檔案館的利用提供了大環(huán)境，使得人們更好地享受建設(shè)成果。

三、智慧檔案館建設(shè)所需的軟環(huán)境分析

國家軟實(shí)力的建設(shè)已經(jīng)逐步的提上日程，各行各業(yè)的軟環(huán)境建設(shè)也在不斷推進(jìn)。如前文所述，智慧檔案館的軟環(huán)境的重要性不言而喻。我們看到，在建設(shè)之初，智慧檔案館的建設(shè)主要是由軟環(huán)境所推動(dòng)的，而在建設(shè)后期，對(duì)于軟環(huán)境的建設(shè)則是促進(jìn)用戶利用的需要，所以需要在智慧檔案館的建設(shè)過程中逐步重視建設(shè)所需的軟環(huán)境。并且我們發(fā)現(xiàn)智慧檔案館的軟環(huán)境不僅僅是一個(gè)構(gòu)成因素，而是多種因素共同作用的結(jié)果，因此智慧檔案館軟環(huán)境的建設(shè)同樣是一個(gè)系統(tǒng)工程[11]。經(jīng)過一定地分析，筆者認(rèn)為智慧檔案館的軟環(huán)境因素主要包括以下幾個(gè)方面。

1.社會(huì)環(huán)境因素

社會(huì)環(huán)境對(duì)智慧檔案館的建設(shè)，主要體現(xiàn)在人們的觀念意識(shí)和社會(huì)環(huán)境的穩(wěn)定性上。社會(huì)大環(huán)境的穩(wěn)定性對(duì)智慧檔案館的建設(shè)有著十分重要的作用，因?yàn)橹挥蟹€(wěn)定的社會(huì)環(huán)境才可能產(chǎn)生智慧檔案館的利用需求，才會(huì)進(jìn)一步的采取后續(xù)的建設(shè)措施。

此外，人們的觀念和意識(shí)也會(huì)對(duì)智慧檔案館的建設(shè)產(chǎn)生影響，也就是說在智慧檔案館的建設(shè)中，“人”的作用是不可以忽視的，技術(shù)和知識(shí)主要是通過人腦參與到其中，并且我們不得不承認(rèn)人的主觀意識(shí)同樣發(fā)揮著十分重要的作用。社會(huì)檔案意識(shí)的高低，不僅僅會(huì)對(duì)實(shí)體檔案利用及實(shí)體檔案館的工作產(chǎn)生影響，還會(huì)左右智慧檔案館的建設(shè)和發(fā)展。

2.經(jīng)濟(jì)環(huán)境因素

智慧檔案館是實(shí)體檔案館、數(shù)字檔案館之后的出現(xiàn)的新的檔案管理和服務(wù)模式，這種模式需要的技術(shù)以及相關(guān)的設(shè)備與前兩種檔案館模式存在不同，所以需要通過大量的資金來引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備。因此，在這個(gè)過程中，經(jīng)濟(jì)環(huán)境尤其是經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平顯得尤為重要。

當(dāng)然資金的使用不是沒有節(jié)制的，不是為了建設(shè)智慧檔案館而單純地將大量的資金投入，由于現(xiàn)在各個(gè)國家和每個(gè)國家各個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有所不同，并且對(duì)于檔案工作和智慧檔案館的建設(shè)的重視程度有所不同，所以智慧檔案館的建設(shè)人員應(yīng)當(dāng)在有限的資金內(nèi)實(shí)現(xiàn)最大功能。

3.政策法制環(huán)境因素

智慧檔案館的建設(shè)現(xiàn)在已經(jīng)由小范圍的嘗試在向大范圍的推廣，而在這個(gè)過程中除了需要人才、技術(shù)以及資金對(duì)其進(jìn)行支持外，國家需要規(guī)范智慧檔案館的建設(shè)，除了使得智慧檔案館可以更加標(biāo)準(zhǔn)化以外，還可以為智慧檔案館的構(gòu)建提供必要的政策條件，也就是需要從國家層面，通過政策、法規(guī)以及制度地制定，明確智慧檔案館的建設(shè)目標(biāo)，規(guī)范智慧檔案館的建設(shè)和發(fā)展。

各地方的檔案館也要根據(jù)自身實(shí)際情況，將地方具體的實(shí)際情況并結(jié)合國家的有關(guān)政策，制定出適合該地方檔案館發(fā)展自己智慧檔案館系統(tǒng)的規(guī)劃。并且通過這樣的方式，促進(jìn)地方智慧檔案館的建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)最大的利用效果。

4.文化環(huán)境因素

智慧檔案館建設(shè)過程中，相關(guān)人才的需求將大幅度提高，因此教育也會(huì)對(duì)智慧檔案館的建設(shè)產(chǎn)生影響。在建設(shè)的過程中，我們也要加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)以及新型技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。[12]并且，決策者應(yīng)當(dāng)在原先檔案館人才引進(jìn)與培養(yǎng)計(jì)劃的基礎(chǔ)上，根據(jù)新情況重新制定新的人才計(jì)劃，以便更好地服務(wù)于智慧檔案館的建設(shè)。[13]這樣才會(huì)促進(jìn)智慧檔案館構(gòu)建的進(jìn)一步完善和發(fā)展。

目前，社會(huì)上依然有很多人對(duì)于檔案及其價(jià)值的認(rèn)識(shí)還不夠，并且有些人由于對(duì)智慧檔案館的相關(guān)技術(shù)及其應(yīng)用還不是很熟悉，因此智慧檔案館的宣傳與推廣還存在問題。智慧檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各種宣傳平臺(tái)的應(yīng)用，更好的宣傳智慧檔案館的作用及其利用方式方法，使得人們可以更加熟悉智慧檔案館并且開始利用智慧檔案館的建設(shè)成果。

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作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院