人社業務電子檔案管理系統可行性分析

李文鴻

一、人社業務電子檔案管理系統的必要性

1.人社檔案多頭管理現象嚴重，管理標準規范缺失

我國的社會保障體系包括社會保險、社會救濟、社會福利、優撫安置四個方面。人社檔案是由各個機構獨立負責整理與保存，此外不同省份地區業務負責機構與工作流程存在較大差異，這種政出多門的分散管理模式嚴重阻礙人社檔案的管理和開發。業務檔案管理標準規范的缺失十分不利于人社檔案管理工作的開展，至今為止，我國仍未出臺專門的人力資源與社會保障檔案管理的法律和行政法規，只有一部2009年人力資源和社會保障部與國家檔案局共同出臺的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，該規定明確了養老、醫療、失業、工傷、生育等社會保險業務檔案的管理要求。該規定目前僅針對社會保險一項出臺規定，其他三個部分的人社檔案仍面臨無法可依的尷尬境地。由于缺少專門的人社檔案行政法規和部門規章的指導，各地都陸續制定和公布了當地關于人社檔案管理的政府規章，形成了如今我國各省、市及各個部門機構的人社檔案形成標準不統一、歸檔范圍不一致、管理方法不統一的檔案管理現狀，極大限制了全國人社檔案信息的統籌管理和利用。

2.傳統人社紙質檔案管理水平低，檔案安全狀況堪憂

傳統人社業務檔案主要為紙質形式，手工整理，隨著社會保障范圍的不斷擴大，傳統紙質檔案已經不能適應大數據時代社會保障事業發展的需要，制約了人社業務效率的提升和服務的改善。由于業務的需要，人社業務經辦機構分散在城市的各個區域，與之相應的人社檔案也分散保存，傳統紙質環境下，人社檔案的分散存儲給檔案的保管帶來巨大隱患，對參保人員的查詢利用造成了極大的不便。加之許多人社經辦機構的業務人員檔案意識較差，沒有經受過專業的檔案培訓與指導，檔案專業知識薄弱，無法應對數量巨大、類型豐富的檔案資料，導致檔案管理效率低下。由于缺少業務檔案驗收標準，加之許多人社經辦機構檔案意識不足，只重視人社業務的開展，對與人社業務活動相伴而生的檔案資料的整理和保管工作投入不足、重視不夠，以至于沒有形成一套完整統一的檔案管理流程和標準，導致人社檔案的有序性和完整性無法得到保障。

3.傳統人社檔案管理無法滿足用戶的信息查詢利用需求

人社檔案是智慧人社對于醫保、養老、就業、醫療等業務進行大數據分析評估與預測的數據來源。傳統的人社檔案管理存在紙質檔案分散保管，手工整理效率低下、整理不規范的問題，無法將信息儲量豐富的人社檔案變為“信息財富”。人社業務電子檔案系統的開發和應用，將人社檔案信息進行整序，使之有序化，能夠為人社部門深層次挖掘信息價值、進行大數據分析與預測提供高質量的數據信息，從而為人社部門進行基金監管、就業失業狀況評估等業務決策提供數據指導，能夠通過將各項人社業務檔案信息的整合與關聯，為參保人員提供完整的、全面的人社檔案信息，提供可視化的檔案信息服務，以圖表等形式讓參保人員對復雜難懂的人社業務（如參保繳費記錄、報銷比例）有更加清晰、生動的認知。國家大力推動電子政務建設，人社部門也提出建設“智慧社保”，為用戶提供“指尖服務”，簡化業務辦理流程，傳統人社檔案管理模式已經無法適應大數據時代人社業務的發展，人社業務電子檔案系統的優勢能夠輔助人社部門實現“一口受理、一鏈辦理、一網通辦、異地可辦、一次辦好”[1]的目標。

4.人社業務電子檔案系統是我國電子政務建設的重要組成部分

2017年國務院辦公廳印發的《政務信息系統整合共享實施方案》明確要求，持續推進政務信息互通、資源整合，雖然我國電子政務建設已經取得巨大進展，但仍存在諸如在線服務能力有待提升、信息孤島仍然存在、標準規范體系尚未形成等問題。我國建立了涵蓋4億人的全國就業監測數據庫，全民參保登記數據庫的登記人數超過13 億，人社檔案數據不僅儲量巨大，而且數據價值密度極高，人社檔案數據的有效管理與開發利用是我國電子政務數據建設的重中之重。人社業務電子檔案系統通過對大數據、人工智能、區塊鏈等技術的綜合應用，對存量人社檔案進行數字化處理，對增量人社業務檔案進行信息化處理，使數量巨大、類型駁雜的人社檔案信息有序化，為人社大數據信息“提純”，不僅可以保障人社檔案的信息安全，助力政府數字化轉型，統一規范的信息格式標準還為人社數據庫與其他系統數據庫的數據共享和業務協同創造條件，為政府資源利用水平和政府服務水平的提升奠定信息基礎。

二、人社業務電子檔案管理系統的可行性

1.人社業務電子檔案管理系統的前端控制與收集

人社電子檔案管理系統的設計開發要與人社業務系統進行銜接，對人社電子檔案實施前端控制，根據人社業務的需要對人社檔案形成格式、內容結構等制定統一的標準規范，將統一的檔案標準規范和業務操作流程固化在人社業務經辦系統中。在人社業務經辦過程中實時產生的電子檔案，可以實現實時歸檔，同步更新于統一的人社檔案數據庫中，擺脫的傳統管理模式中定期歸檔的弊端，可以使人社檔案信息更快地實現跨業務、跨層級、跨地區的流通和共享，通過人社數據的快速流動與共享，可以減少大量檔案數據的重復錄入與收集，不僅可以節省數據存儲空間，簡化業務流程，提高業務經辦效率，而且在辦理相關業務時，可以實現用戶基礎數據系統直接錄入，大大縮短業務辦理時間，人社業務異地辦理能很大程度上規避傳統模式下繁瑣的業務辦理流程以及種類繁雜的各種證明。通過對人社檔案的前端控制，不僅檔案的格式標準得到統一，為人社電子檔案的收集與共享打下了良好的基礎。

2.人社業務電子檔案管理系統的整序與檢索

有序的信息才是真正具有價值的信息，充分發揮人社檔案的內在價值需要進行檔案信息的整序，整序程序主要分為著錄和標引。人社業務電子檔案管理系統參照《檔案著錄規則》并與人社業務系統相對接，系統錄入除常用著錄項外還新增人社業務特有著錄項，保證了人社檔案著錄項目的齊全完整，增強系統著錄的規范性。通過提前錄入著錄項，建立相應的著錄管理模塊，人社業務電子檔案管理系統可以實現自動著錄和自動標引，在系統中自動生成卷內目錄。與傳統檔案著錄不同的是，電子檔案管理系統著錄的不僅是文件本身的內容信息，而且包括文件形成背景、文件形成者等元數據信息，這些元數據作用于人社檔案的全生命周期，對其進行全過程管理和監控。

人社業務電子檔案管理系統在實施整序的同時也在建設電子文件檢索系統。標引是建立檢索系統的基礎和前提[2]，電子檔案管理系統通過采用人工智能與概率統計相結合的方法實現自動標引，按照系統設定的規則從人社檔案信息中自動抽取關鍵詞，提供給檢索系統以作查詢檢索之用。自動著錄和自動標引不僅大大減少檔案管理工作量，提升檔案管理工作效率，還能為人社業務經辦機構和用戶提供多條件檢索方式，便于用戶更快更全面地檢索到自己所需的檔案信息，而且利用元數據的多維性特征可以反映檔案信息的多維聯系，比如檢索用戶的醫保信息、社會補助領取信息，系統可能會檢索出同一個人相關的就業失業等關聯信息，通過多條件檢索方式能夠大大提升檢索效率和檢索質量，為用戶提供一個友好的檢索界面。

3.人社業務電子檔案管理系統的保管與安全

人社檔案蘊含著大量、核心、質優、動態的社保數據信息，稱之為一座“富礦”可謂實至名歸[3]。在保證數據安全的前提下加以開發利用會產生巨大的價值，然而人社數據資源猶如劍之雙刃，發生數據泄露也會對國家和社會帶來無法估量的危害。人社業務電子檔案管理系統將以保證人社檔案信息的完整性、可讀性、可用性、機密性作為保障人社數據安全的目標，通過應用一系列安全技術與系統設計可以最大限度的保證人社檔案數據在保管和利用等環節的信息安全。

完整性就是保證數據信號不丟失、未篡改，電子檔案管理系統綜合利用區塊鏈技術、數字簽名技術、時間戳技術來維護數據的完整性。其中數字簽名技術和時間戳技術利用hash算法將人社檔案信息轉化為唯一對應的hash值，通過第三方認證保證數據的完整、可信;區塊鏈技術集成了分布式數據存儲、點對點傳輸、共識機制、加密算法等多重技術[4]，對維護人社數據的真實完整具有獨特的優勢。可讀性就是保持人社數據可讀的技術環境，防止檔案信息丟失，人社業務電子檔案管理系統通過管控文件格式，跟蹤技術環境演變，對需要長久保存的人社檔案實施格式管理，通過格式登記系統等技術確保人社檔案數據長期可讀。

可用性就是證據價值不丟失，人社業務電子檔案管理系統通過對人社業務經辦過程中形成檔案信息加蓋可信時間戳、數字簽名等措施，利用hash運算保證人社電子檔案真實可信，值得一提的是區塊鏈技術對于維護檔案信息的可信性具有突出的效果，它將所有節點所有檔案真實性維護任務綁定在一起，筑起真實性保護的堅固城墻[5]。機密性就是檔案信息內容不泄密，人社業務電子檔案數據庫中整合了各個業務、各個層級、各個地區的人社數據信息，為了讓這些數據在電子檔案管理系統中安全、有效的運行，保證正常用戶的合理利用和防止信息的濫用或泄露，電子檔案管理系統利用區塊鏈技術的非對稱機密、公私鑰設等技術，構建了多角色權限管理模式，根據人社業務需要設置多種系統角色，每個角色擁有不同范圍的信息利用權限，從而保證人社信息的合法利用。

4.人社業務電子檔案管理系統的統計與利用

人社業務電子檔案管理系統作為一個統一的信息整合保管與檢索利用平臺，通過業務流、信息流的建設與系統設計打通不同業務、各個層級人社檔案數據庫的互通壁壘，為人社業務經辦機構的各項利用提供了有力的技術環境與高質量的數據資源。電子檔案管理系統依托于數量巨大、價值密度高、動態更新的人社檔案信息資源，運用大數據技術，利用大數據強大的感知能力對人社各項經辦機構業務和行為進行精準“畫像 ”，結合人工智能技術進行大數據分析，從而形成對大眾個性化需求的感知與判斷，從而為相關用戶提供個性化、專業化的人社服務。

人社業務電子檔案管理系統為人社各業務、各機構、各部門提供了統一業務入口、統一檔案信息數據庫，實現人社數據的大集中、大融合，通過各個系統信息的協同共享，讓數據多跑路，群眾少跑腿，可以大大加快業務辦理效率，減少大量繁瑣手續與無用證明，從而提升群眾滿意度。基于統一的檔案信息數據庫，人社業務電子檔案管理系統借助互聯網、人臉、指紋等生物識別技術，可以實現線上遠程待遇享受識別認證，輔助認定就業扶持、社會救濟享受資格，全面提升人社部門公共服務能力。

參考文獻：

[1]李洪吉，何序，嚴玉兔，陳曉璞，張春紅，尚芳.大數據時代，經辦機構如何向數據驅動型組織轉型？[J].中國社會保障，2019（02）：42-45.

[2] 金波，丁華東主編. 電子文件管理學. 上海：上海大學出版社， 2015.03.

[3]夏育文.社保數據：社會化應用先過“安全關”[J].中國社會保障，2018（11）：18-19.

[4]中國區塊鏈技術和產業發展論壇.中國區塊鏈技術和應用發展白皮書（ 2016 ）[EB/OL].（2016-

10-18） [2018-08-13]. http：//www.fullrich.com/Uploads/article/file/2016/1020/580866e374069.pdf.

[5]劉越男.區塊鏈技術在文件檔案管理中的應用初探[J].浙江檔案，2018（05）：7-11.

作者單位：河北大學管理學院