精準構建出版編務ERP,促出版高質量發展

劉 佳

黃河出版傳媒集團寧夏人民教育出版社有限公司 寧夏 銀川750001

一、構建出版ERP管理系統的背景

現代企業廣泛使用的ERP (Enterprise Resource Planning)即企業資源計劃,最初是運用現代企業管理概念結合信息技術和先進管理思想,收集各項企業各項系統資源信息,為實現企業資源管理的優化而建立的一個系統化的全面管理平臺,功能涉及企業的各項業務、計劃、控制、決策和業績評價。發展到二十世紀九十年代ERP所代表的含義被擴大,涵蓋了現代企業各個管理環節。該系統跳出了傳統企業邊界,借由企業內部資源的合理分配提高財務管理水平、提高利潤率、降低企業成本,是基于網絡數據時代的信息管理系統。筆者所探討的是如何在出版這個行業構建ERP系統。

自我國經營性出版單位成為國有企業開始,出版市場的激烈競爭便不斷的推動著出版業的高速發展。

伴隨著出版業的高速發展,市場競爭顯現出明顯白熱化的態勢,如何在激烈的競爭中獲得更多的戰略機遇,成為了H 出版社迫在眉睫需要解決的問題。由于出版企業網絡信息化已成為企業發展的有力推手,國際各知名的出版機構早已搭建起了ERP平臺且因此而獲益,H 出版社必須盡快完善數字化管理手段和措施以縮短與先進出版機構之間的差距,通過出版ERP業務管理系統的實施有效促進H 出版社戰略發展目標的實現,提高圖書編輯出版業務效率,增強H 出版社的核心競爭力,使出版高質量發展的目標得以實現。

H 出版社自1952成立以來,作為N省唯一一家出版單位一直負責著N省各種類型的圖書出版,也曾涌現大量的優秀作品和出版名家。直至2010年,全國出版單位都進行了文化企業改制,出版市場競爭激烈程度在短時間內急劇提高,同時還面臨著出版內容“三化”的嚴峻挑戰,即:國際化、數據化、信息化。H 出版社的市場占有率受到了大規模的壓縮,面對海量又繁雜的出版信息如果還沿用過去依靠行政的管理理念必然無法適應現代圖書出版市場的競爭要求,隨著H 出版社轉企改革的程度加深,無論是圖書出版量還是出版從業人員的人數都在快速的增長,相應的出版業務環節的任務量不斷增加,但舊有的出版業務流程和管理模式在很長一段時間內還在繼續沿用。與此同時,依托“用友”平臺的財務ERP和“科迪通”平臺的發行ERP管理系統作為兩個數據不互通的系統在獨立的運行,使得H出版社的信息孤島化日益嚴重,目前迫切需要構建效率更高的出版業務管理系統將企業內部各個部門的數據串聯起來。

二、出版業的現狀

國際出版業的規模不斷增大,出版領域規?；底只内厔菀殉蔀樗谐霭嫒说墓沧R,也是出版尋求更大發展的突破口。國外出版集團通過并購等方式日益壯大,國內出版集團則選擇了強勢資源互補的合作模式,這更加激化了出版市場的競爭。這種競爭一方面體現在作者資源的競爭,另一方面體現在資深編輯資源的競爭。為獲得更大的利潤增長空間,各個出版單位對過去積累所得的出版資源和已經形成的品牌效應不斷進行深度的挖掘和創造。因此,各大出版集團為了實現使出版效率有效提高、加快出版速度和借助大數據的統籌做出準確的適合自己發展的數據分析的目的,已經構建出了完全適應出版發展新要求出版業務ERP系統。同時該系統的覆蓋可以對過去積累的傳統出版資源進行數字化儲存和改造,通過對這些資源的數字化再生、改造,進一步開拓融合出版的藍海市場,創造高額利潤空間。

國內各大出版社在2010年完成轉企改制后,多數國有出版單位以地域為基準整合成為了大型的出版集團。整合形成的出版集團在出版市場上占據著龐大的市場份額,在品牌效應和地域市場等方面具備了絕對優勢,還有部分出版機構,借助IT技術和大數據技術,在融合出版方面取得了不錯的成績。而國外出版機構在向國內版權輸入的過程中不但輸入出版物,更是將其先進的出版理念、編發流程和管理模式一并輸入,這給國內出版社施加了前所未有的競爭壓力和挑戰。

出版單位面臨著激烈的集團化、數據化和信息化的競爭,民營出版機構和國外出版機構對整個出版市場的參與程度不斷加大,“當當”“天貓”“京東”等網上發行渠道勢頭兇猛,不斷的擠壓出版單位的生存空間。信息化較為成熟的出版機構,具有較為完善的信息化管理系統,覆蓋了從選題到出書的整個出版流程,專業的、細化的分工,使得編輯力量得到充分的發揮,從而促使出版效率和質量都得到較大提高。而H 出版社仍采用“word+excle”傳統方式的數據采集模式,從圖書選題申報、發稿到印制都經由線下完成,造成了出版周期長、信息孤島化嚴重的問題,同時對人力資源的需求增大,導致出版效率難以進一步提高,紙質檔案及稿件難以有效的長期保存,并且所有的出版數據難以準確、快速、詳實的形成可分析性數據。因此急需進一步的在出版信息管理方面提高效率。

自2011年我國出版機構完成轉企改制后后,國內外各大出版機構的優秀出版資源競爭激烈,國內出版行業所面臨的挑戰隨著出版數字化、信息化、國際化越來越快的發展速度日益嚴峻,過去長期沿用的出版流程、體制觀念已經嚴重限制了出版單位在市場中的競爭力。H出版社舊有的出版流程和體制觀念已無法滿足激烈市場競爭的要求,較之信息化較為成熟的出版機構無法在出版周期、人力資源消耗和搶占市場機遇等方面取得優勢地位,為此必須加快管理信息化的改革步伐。

二、構建出版業務ERP系統的重要性

(一)出版業務ERP系統的構成。H出版社將要構建的出版業務ERP系統,是要把過去孤島化的出版業務的全流程有機鏈接起來,包括且不限于:信息管理、印務、發行、財務、庫房等各個業務系統,以便于實施全方位的內部控制。其中編務環節是圖書出版數據的源頭,因此編務ERP系統就是出版業務ERP系統的數據之始,據筆者統計在這個階段的圖書信息種類達30多項,其準確性和完整性將為之后所有流程的數據準確性奠定基礎。

(二)編務ERP系統的作用。

H 出版社經過改制后發展速度急劇加快,使得出版編務工作量也隨之幾何倍增長,以前舊有的流程和管理模式不但無法滿足新體制下出版的工作需求,甚至已成為發展的掣肘。依托于人工和“word+excle”傳統方式的數據采集手段,在圖書選題報送、書號配發、編發稿件、合同審核處理等方面不僅耗時費力,還難以保證數據的準確。尤其是稿件加工環節,紙質的各種數據單和稿件需經過“三審三?！暗膶徍撕褪趾?雖然經過多流程的審核能保證較高的準確性,但電子表格和紙質表格容易出現數據不一致的情況,除卻核對難度大的問題,反復的退改也造成出版周期的大幅延長,給市場圖書的發行埋下隱患。

綜上所述,H出版社迫切的需要一套適應現今出版業務需求的關務ERP系統來實現數據化管理。

編務ERP系統作為系統中主要數據的提供者,在出版ERP系統中發揮著核心作用。編務ERP系統的主要功能和作用是為實現從圖書選題環節開始的圖書出版全流程的高效管理,該系統最終生成的數據信息將為出版流程及發行流程等后續環節提供數據信息,印務、財務、發行等系統的數據都需要編務ERP系統所提供的數據完成后續的業務處理。

為了保證出版編務ERP系統符合使用需求,必須要以系統的效率高下作為布局的先決條件和核心要素;必須在編務環節的保障數據收集和傳遞的準確性,才能保障下一審批部門的工作效率。

(三)編務ERP系統的布局。H 出版社編務工作主要是負責選題編制審核、書號管理、cip數據管理、發稿、與相關部門聯通等工作事項。

針對H 出版社編務工作的具體業務流程,結合對已有的圖書編輯業務流程進行科學性、系統性的深入調研,以企業ERP全面業務管理的理念為核心思想,構建以工作流為基礎的編務管理工作模式,同時結合出版工作實際設計并實施編務ERP系統。

在本系統構建開發時,為實現編務數據的按需共享,應在充分掌握系統的底層協議和接口規范的基礎上,開發出各模塊間完全兼容的產品。各部門使用同一數據庫,可以最大程度的降低信息孤島化現象的影響,圖書出版的各項數據不再需要重復錄入,從根本上解決了數據存儲各異的問題,同時降低出現錯誤數據或垃圾數據等情況的概率。該系統可為出版社的日常工作提供一個功能強大、安全系數高、業務功能可拓展、可用性強的編務管理平臺。

為達到出版高質量發展的目標,同時也為了使各業務部門實現數據共享、消除信息孤島化,應全力推動本系統在出版全流程的實施,從而達到能準確及時的為H 出版社的出版方向、決策分析提供可靠數據支撐的目的。

(四)ERP管理系統實施面臨的問題。廣泛使用的財務“YY”ERP系統作為專業級財務軟件囊括了工業會計、商業會計、建筑會計及行政會計等等各行各業的全部財務功能。而出版行業在財務核算管理環節較為簡單,在財務“YY”ERP系統功能的使用中僅使用了其不到十分之一的功能,但卻為此支付著較大數額的費用,對于H 出版社來說該項支出并不符合企業發展要求,如無法設計出針對出版行業特點的財務ERP系統,就無法實現整個系統模塊的無縫銜接,因此H 出版社和國內知名ERP開發商不斷進行深度調研,優化流程設計,目前已基本完成行之有效的系統設計。

四、出版編務ERP管理系統結構設計

為使設計出的編務ERP管理系統符合H 出版社ERP系統用戶使用需求,在設計時必須嚴格遵循實用性、先進性及安全性三原則。

H 出版社編務ERP管理系統的業務模塊設計包含編輯室模塊、綜合辦公室模塊和總編室功能模塊。綜合辦公室作為編務ERP管理系統的信息樞紐站點,設計以下模塊:合同管理、選題審批、選題立項、選題查詢、選題撤銷、發稿處理、獲獎登記、成書管理、社內外編輯管理等功能模塊;編輯室功能設計以下模塊:選題申報、選題查詢、稿件三審三校、作者管理、結算管理等具體功能模塊;總編室涉及出版各流程的審核、出版活動管理和出版制度管理等具體功能模塊的設計;財務部門設計成本核算、稿酬審批、付酬審批、結算管理以及各類款項查詢等具體功能模塊設計。

五、結語

H 出版社ERP系統的正式上線將打破舊有的工作模式,給日常工作帶來更多的便捷。因此即便在實施的初期,可能會面臨系統運行不穩、流程不熟悉和認識不統一等問題,但是隨著不斷的磨合和改進,相信ERP系統的數據正確性和便捷性可以提高工作效率,優化企業內部管理,也能為出版高質量發展提供堅實的數據支撐。