互聯網+事業單位檔案管理工作的創新與改革

邵 夢

哈爾濱市退役軍人服務中心 黑龍江 哈爾濱150001

前言

在事業單位人力資源業務中,人事統計工作具有舉足輕重的地位,對整個業務具有舉足輕重的影響。員工薪酬管理系統在日常業務中的重要價值就是統一數據與信息,提高整體工作效率。加強現代事業單位管理,提高工資水平,改善整體協調,最終提高工作效率。

1 事業單位檔案管理的現況

1.1 對事業單位檔案工作重要性的認識不夠 重視人才管理和統計,保證事業單位的長期穩定發展,是做好這項工作的關鍵。為了降低不合理的人員結構帶來的風險,機構在經營管理過程中必須對其進行合理的組織調整。以此為基礎,對事業單位檔案管理工作數據進行統計和分析,可以為事業單位檔案管理工作的定位提供很大的參考價值,同時也可以發現企業管理中的不合理之處。不合理的人員結構是影響事業單位風險管理的重要因素。機構是保障人民生命財產安全和穩定發展的重要基礎設施。但目前事業單位檔案工作還存在不少問題。一些企業的檔案管理制度不適應事業單位檔案管理工作的實際需要,為了減少人員變動帶來的風險,應加以修訂。機關管理混亂是機關正常運轉的致命傷。企業容易因失去市場份額和微薄利潤而引發企業危機。

1.2 事業單位檔案管理統計工作硬件條件落后 加強安全管理,加強員工的檔案技術防范。現在的機構基本上都設立了專門的后備管理室,而據調查,閱覽室和檔案管理室常常是一團糟。不同的工作場所,如辦公室、儲藏室和閱覽室有許多不同的類型,無法精確地管理員工的監控設備。該機房尚未安裝掃描裝置、溫濕度計、換氣裝置等設備,無法為服務器提供良好的運行環境。利用因特網和電子媒介來實現“互聯網+”的應用模式是當前工作的方向。但目前一些政府部門的各種配套設施十分落后,不能適應現代化發展要求,不能切實提高管理水平和效率。事業單位的檔案數據因缺乏高質量的數據備份和保護系統等網絡管理設備而存在丟失的風險。另外,由于資金、觀念等原因,硬件設施長期無法更新,容易出現意想不到的問題。

1.3 事業單位檔案管理統計人員配備不足 一些事業單位缺乏對統計人員檔案資源的及時管理。部分機構人力資源管理能力薄弱,人力資源管理水平不高。檔案安全管理是檔案管理的重要內容。檔案管理工作不能順利開展的主要原因是部分人員素質不高。一些部門的領導只關注對收益有很大的影響的工作,但是對于檔案管理等工作很少有日常管理。一般情況下,檔案管理部門之間的協作比較困難,人力、物力、財力等方面都存在許多不足。平時例會時,忽略了許多檔案管理工作,有的工作人員對檔案資料的完整性不重視,認為檔案管理僅僅是簡單的保存工作,因而直接降低了檔案管理水平。

2 優化事業單位檔案管理統計信息化的對策

2.1 促進“互聯網+”應用于檔案管理工作 傳統的文檔管理主要是使用紙質檔案來管理,檔案管理員對文檔進行收集、分類和存儲,這種管理方式比較復雜,效率不高。當前,企業檔案部門正積極引進新技術、新工藝、新方法,以促進企業發展,改善工作方式,提高工作效率,滿足社會信息化和信息化的需要,運用網絡+模式應引起高度重視。在檔案管理中加強計算機和網絡技術的應用與管理,可以提高檔案管理的效率,加強對參考文獻的保密管理,提高參考文獻的安全性。檔案員應不斷提高自身素質,做好檔案信息服務工作。加強信息管理,合理調整信息政策;伴隨著科學技術的進步,大數據優化技術在我國得到了廣泛的應用。將大數據技術應用于檔案管理過程中,以檔案信息挖掘為目的,可以促進大數據在檔案管理中的應用。通過將檔案管理中的數據轉化為數據,從大數據中衍生出數據的一般性特征,從而使事業單位檔案管理多樣化。機關要養成檔案工作人員技術培訓的習慣,定期對檔案工作人員進行培訓,提高他們的檔案意識,使他們認識到檔案安全管理的重要性。

2.2 提高事業單位檔案管理統計人員的素質 從分析中可以看出,理論知識與項目實踐操作之間存在一定差距。職工有豐富的管理經驗,但是面對新的政策,他們不能正確完成國家機構檔案管理統計工作,不能對其工作效率進行考核。很多年輕的企業文檔管理員都知道這一政策,掌握了信息平臺的操作能力,能夠對企業文檔管理統計數據進行合理的分析,但是缺乏實踐經驗。因此,企業文檔管理中存在的一些問題并未得到很好的解決,甚至在理論上也沒有得到重視。即高層對新戰略缺乏理解和應用,對新戰略、新模式缺乏了解,對機構風險評估經驗不足。兩者都不同。這導致了人員管理效率低下。這就迫切需要提高事業單位經營者的綜合素質,解決當前分散管理的矛盾。要充分發揮老員工的經驗優勢,結合年輕員工的風險承受力,進行經驗交流,并定期成立風險承受力小組,不斷提高風險承受力。

2.3 良好的硬件管理設備 領導者要樹立“檔案就是信息資源”的理念,增強檔案信息工作的責任感;伴隨著產業結構的調整和優化,企業的技術含量和品種水平也在全面提升,從生產前的單一品種到生產中的多品種。為實現對檔案資源的科學管理,必須轉變觀念,以獨立、開放的方式保存文獻資料。應采取有效措施,加大信息化建設投入。要充分提高信息服務人員的數據工作水平,相關職能部門就必須開發相應的系統,實現數據信息服務,規范流程。人才是數據信息建設的關鍵,隊伍建設是數據信息穩定、持續發展的基礎。在信息安全管理中,由于系統嚴格的時間限制,可以有效地防止信息泄露。目前,我國事業單位人事信息管理平臺逐步完善。未來會加大對事業單位的投入,增加設備,引進先進技術,成功搭建統一的人事信息管理平臺。確保數據文件的保密和安全。該系統采用網絡簡化、協議接口管理、服務器硬件維護等方法,并結合國企人事統計系統構建了一套較為穩定的系統。為了從根本上解決檔案服務效能問題,必須采用現代技術手段。

3 結語

為了增強我國事業單位的經濟活力,在保證企業正常經營的前提下,必須對事業單位檔案管理統計平臺進行優化升級。本系統能切實提高企業的經營效率和支持優化人事管理。