新時期事業單位檔案管理工作的探析

劉 濱

黑河市嫩江市第一殯儀館 黑龍江 黑河161400

現狀的發展過程中可以看出,事業單位傳統的紙質版檔案管理有一定的管理上的安全隱患的同時,在檔案后期查閱和相關檔案的總結及歸檔上也存在一檔的弊端,信息化時代的進步使得檔案管理的進程也隨之增加,檔案管理人員需要有專業的檔案管理素質之外還需要不斷的融合新技術,完善檔案管理的整體體系。另外,從檔案管理的方法上分析,文件檔案的一體化以及檔案管理實行公開化管理模式能夠讓事業單位的基層員工與管理層之間能夠互相理解,共同進步,在檔案管理中了解彼此工作中的難點及需要及時解決的內容等,以此快速提升員工工作及上層管理的效率。

1 事業單位檔案管理的現狀問題

1.1 檔案管理的管理方法單一,效率低下 首先,對于事業單位的整體檔案管理模式和方法而言,傳統的檔案管理形式比較單一,紙質版的檔案類型已經逐漸被時代所淘汰,相對紙質版的檔案繁瑣且容易丟失,管理困難等問題而言,電子信息化的檔案形式順應時代的變化應運而生,所以,現階段的事業單位針對剛出現的新形式的電子檔案在管理方法上還沒有完全進行改革,所以導致很多的事業單位在檔案管理上缺乏完善的管理體系,相關的技術工作人員對于信息化的檔案管理模式也不熟悉,檔案管理的整體工作效率比較低,甚至整體的工作質量和事業單位后期的檔案篩查補充等都存在一定的問題。由此可見,我國事業單位在檔案管理的體系化管理和更新上存在一定的問題,并且對于管理模式和管理方法,管理技術人員的能力等提升和改進上也需要進行改變,促進及提升。

1.2 檔案管理缺少體系化模式 其次,對于事業單位檔案管理的模式,傳統管理模式是事業單位的一部分,但是相關部門對于檔案管理的內容以及其體系化建設并不是非常重視,相關的檔案管理內容也是比較單一,一般和員工相關的信息記錄也只是存在于形式,體系化模式的內容基層員工并不是非常的了解,這樣的管理方法導致很多的事業單位檔案管理并不是公開和透明的,一旦檔案管理中的部分內容存在問題或者需要重新篩查,重新記錄的時候,就會相應存在很多的檔案附加內容也需要重新篩查,這對于事業單位的檔案管理而言帶來了更多的工作難度。從數字化檔案管理的形式上來看,不僅能夠形成公開透明的管理形式,讓基層員工了解掌握基本的檔案管理內容時,還能夠形成事業單位和基層員工的檔案共享平臺,以此提升檔案管理更新的效率。

2 如何針對性的改善事業單位檔案管理的相關問題

2.1 結合信息化技術手段,實現檔案管理的數字化管理 事業單位檔案數量眾多,并且涉及到的檔案信息眾多,所以為了確保檔案信息能夠準確無誤,分類合理,不能僅僅依靠人工進行檔案管理,應該適時安排數字化方式進行事業單位檔案管理,及時應用信息化技術手段,從檔案信息的源頭進行把控,對收集到的檔案信息進行合理歸類,從業經歷、家庭背景、技術職稱等信息應該按照分類及時歸集,利用信息化手段,及時把歸集到的信息錄入計算機,計算機會根據檔案信息的不同瞬時分類,事業單位檔案管理人員應該對計算機中檔案信息定時檢查,防止出現檔案信息遺漏或者是丟失的情況發生,一旦出現這樣的情況,檔案信息管理人員應該想辦法進行補救。除此之外,事業單位檔案信息利用信息化手段進行歸集分類存儲,還可以一定程度的節約紙張和墨水,可以減少不必要的打印設備的損耗,由此看出,在事業單位中檔案信息利用信息化手段進行數字化管理是大勢所趨,應該被更多事業單位重視關注,雖然現在事業單位檔案管理信息化手段進行管理尚存在很多問題,但總的來說利大于弊。

2.2 對檔案管理的技術人員進行新技術培訓 事業單位檔案管理已經不僅僅依賴紙質化管理了,隨著信息技術的普及,現在事業單位檔案管理開始逐步應用信息技術,并且接入互聯網,數字化的管理方式使事業單位檔案管理更加的便捷。但是,與此同時,這種數字化的管理方式方便了檔案管理的同時,也對檔案管理人員提出了新的需求,檔案管理人員不能僅僅有管理紙質化檔案的能力,還要對信息化檔案管理有所涉及,對計算機檔案錄入,分類歸集審核等有快速反應和操作的能力,所以,事業單位檔案管理人員的計算機操作能力一定要過硬,事業單位可以定期安排事業單位檔案管理人員進行定期計算機操作培訓,培訓后可以相應的安排考核,檢查檔案管理人員對檔案的計算機操作能力是否達到熟練的地步,檔案管理速度上去了,綜合的效率才會得到提高。有專業技術能力的同時也要有一定的知識儲備,檔案管理人員要對檔案信息有快速反應的能力,對檔案信息有一定的理解和記憶能力,這樣的檔案管理人員才是事業單位真正需要的。

2.3 完善事業單位的檔案管理模式,實現上下級的管理透明化雖然就現階段事業而言,單位檔案管理信息化已經成為大勢所趨,但是檔案管理中仍然存在很多這樣那樣的問題亟待解決,其中比較突出的問題就是現在在很多事業單位中出現了檔案信息管理不公開透明,上下級管理不嚴格執行,這種類型的問題不及時解決會硬性事業單位的公共知譽度,帶來不必要的影響和損失,因此為了規避這種問題的發生,應該實現事業單位上下級管理透明化,從檔案操作員收集到檔案信息開始進行記錄,到電腦上傳,到各個領導逐級復核,最終返回檔案操作員處進行收集整理為止,這一套流程要做到有跡可循,并且要簡單地進行公示,防止出現上下級管理不透明導致舞弊情況出現,在這樣公開透明的管理模式下,事業單位檔案管理也會更加的規范,并且效率也會相應提升,這也是對檔案信息操作員和檔案審核領導的一種規范和督促。

3 結語

新時期事業單位檔案管理跟之前相比要有所進步,不僅要從事業單位檔案管理的方式上進行改進,也要改進事業單位檔案管理的機制,并且要對事業單位的檔案管理員進行規范管理,這都是新時期事業單位檔案管理的改進方向,雖然現在事業單位檔案管理在改進時仍存在許多問題,但是,這已經成為了大勢所趨,不可逆的大方向,所以,要從源頭進行規范,做到上下級公開透明化管理,提高效率也使管理變得更加嚴格。