數字時代高校檔案社會化服務平臺建設策略研究

張鳳麗

摘 要：高等學校主要肩負著培養人才以及輸送人才的重要責任，并且高等學校也是人們學習更加完善的知識并對各種知識進行綜合運用的重要場所。隨著我國經濟的不斷發展以及科學技術的不斷提高，我們國家的高校檔案服務中的一些缺陷也隨之暴露出來，高校檔案服務并不只是承擔著高校的教學和科研管理的重任，而是需要在不斷的發展中逐漸滿足社會的需要并隨之提高自身的個性化形態。數字時代的到來不僅為人們提供了更多的便捷，同時也對高校的檔案社會化服務提出了更高的要求。因此高校應該及時發揮自身的資源優勢和技術優勢，并利用文化資源構建社會化服務平臺，為了高校檔案社會化服務平臺建設而貢獻出力量。因此本文旨在研究數字時代高校檔案社會化服務平臺建設策略，并對其中存在的問題和解決措施做了簡析，希望能為數字時代高校檔案社會化服務平臺建設提供借鑒。

關鍵詞：數字時代;高校檔案;社會化服務;平臺建設;策略

基金項目：本文為秦皇島市科技局課題項目：“高校檔案社會化服務策略研究”（項目編號：201902A228）的階段成果。

隨著信息化技術的不斷普及與推進，數字時代已經將我們的生活帶到了一層新的高度，如今分工更加明確且細致的社會化服務正在沖擊著各行各業。在近些年高校檔案的社會化服務平臺建設引起了更多人的關注，并且數字時代的高校檔案社會化服務也引起了多數人的重視。由于我國高校檔案社會化服務平臺建設中存在著很多問題，并且這些問題為人們帶來了很多的不便，因此而制約著高校檔案社會化服務的效果。因此本文對于數字時代高校檔案社會化服務平臺建設策略做了相應的研究，希望可以不斷改善我國的高校檔案社會化服務，并將我國高校檔案信息價值做整體的提高。

1 數字時代高校檔案社會化服務中存在的問題以及現狀

1.1 高校檔案的創新和優化可以為平臺創建提供內容資源

高等學校是一個將教學、生產和科研結合在一起的小型社會，在這個社會中每個人都扮演著不同的角色并發揮著自身穩定的作用，近幾年隨著畢業生人數的不斷上漲對于檔案材料的需求也就隨之增多，比如我們常見的招生計劃、登記表、學生在校名冊和成績冊、以及新生的錄取名單等等，都是這些年走進學校或者步入社會的學生所需要留意的東西，同時也是人們生活中不可或缺的重要文件。因此高校付出了很多努力來整理這些種類繁雜數量眾多的檔案，并在其中耗費了大量的物力和財力，改變館藏內容的單一和缺乏，并將反映學校教學的材料以及科研活動的材料收集作為工作中的重點，在這個過程中不斷完善著自己的檔案儲備和檔案管理，為數字時代檔案服務提供更多優質化的服務。

1.2 目前我國高校檔案社會化服務現狀

眾所周知在國外檔案信息利用這一概念的出現最早是在文藝復興時期，從這之后隨著幾百年的發展信息檔案逐漸變得更為公開，社會化服務也隨之變得更加完善，并且形成了一套特別的，運行制度完整的體系，而這一切為我國的社會服務發展以及高校檔案的社會化服務完善提供了很多的幫助，并提供了一定的可以借鑒的寶貴經驗。由于我國的檔案信息化利用發展比國外要晚了很多年，并且其中的相關制度也不夠完善，我國關于高校檔案社會化服務的研究無論是在實踐方面還是理論方面都顯得過于空白，所以我國的高校檔案社會化服務亟待發展。后來隨著國家對檔案信息以及高校信息檔案的社會化進程的逐漸重視，我國的高校檔案正隨著時代的發展逐漸進入了人們的視線中，并隨之獲得了一定的關注量。高校檔案信息的社會化服務中信息的價值正在被更多人所熟知，并且很多高校都建立了獨立的檔案管理部門，這樣就可以對高校的檔案進行系統化的管理和專門的管理。隨著社會中的社會化服務逐漸興起現代化的服務手段也變得種類繁多，并且現代的檔案信息化管理手段也正在被高校中管理部門進行系統的應用，先進的管理模式讓高校檔案管理社會化服務適用范圍變得更加廣泛，由于我國高校的社會化服務仍然存在著很多問題，因此高校的檔案社會化服務也正在不斷地進行優化和完善。

1.3 高校檔案社會化服務存在的問題

1）首先我們來談談高校檔案社會化服務中存在的思想理念這方面的問題，這一點問題首先是由于對高校檔案的價值并沒有認真地進行分析理解，從而導致認識不足。眾所周知高校檔案是記錄高校建設發展過程中的種種信息，這其中包括了教學、學生信息以及科研等方面的多種內容。我們國家很多人對于高校檔案都還停留在最為原始的認識中，認為這些檔案信息對于社會發展以及政治文化并沒有直接的作用，或者認為這些檔案所發揮的作用不大，從而忽視了這些檔案本身的價值以及作用。由此可見，很多高校的管理理念以及對高校檔案的認知程度過于落后。并且很多學校會認為高校檔案是一種只為高校進行服務，對于社會服務并沒有什么義務，因此社會對于高校的檔案信息有需求時必須要通過相關的部門進行協調。

2）然后第二點就是關于高校檔案社會化服務中存在的制度設施問題，從中我們可以看出社會化服務制度并不完善，雖然很多高校都設置了五花八門關于社會化服務的相關制度，但是由于缺乏一定的標準所以制定的制度都不是很全面。通過相關的調查我們可以明白雖然現在的制度大多都是關于檔案的管理以及檔案的整理之類，但是針對社會化服務這一方面卻沒有準確的制度。而現如社會對于服務化制度所提出的要求很多，因此這也就從側面表現了在我國的高校檔案社會化服務這一方面并不能達到規定所提出的要求。同時場地和設施配置的不完備也是高校檔案社會化服務中存在的一個重點問題，由于場地過小且相應的器材設備不全，社會化服務的開展也隨之受到了制約，并且高校檔案的社會化服務能力也不夠高，因而這些問題的存在嚴重的影響了高校檔案的社會化服務能力。

3）第三點就是高校檔案社會化服務中技術管理中的問題，由于高校檔案管理模式較為落后且管理模式不夠完善，在調研中我們可以發現很多高校存儲文件仍然是袋裝或者存箱的模式，并且在數據處理這一方面仍然是由學校的計算機網絡統一負責對檔案進行管理并對系統進行維護和升級，這些技術的落后以及設備的陳舊都會對高校檔案社會化服務產生不利的影響。其次，社會化服務中服務的內容過于單一且服務方式十分落后，在高校的檔案社會化服務中學生的檔案信息內容占數據的大部分，其中涉及學生學籍的材料認證以及檔案證明和學生檔案帶入傳遞這些方面都是檔案社會化服務中的重點內容。但是這其中的科研檔案和促進社會文化發展的人文歷史檔案則利用率過低，查詢率也不高，這些檔案都具有十分重要的意義，卻并沒有被重視。

4）第四點就是關于服務方式落后這一方面，這一點對于高校檔案管理中的社會化服務是至關重要的。服務方式的落后會直觀地影響到整個服務的水平與質量以及效率，可以說一旦服務方式令人感到不滿，那么這整個活動都會失去原本的意義。通過調研我們可以發現在如今的高校檔案社會化服務中主要的服務方式還是通過電話查詢以及實體查詢，很少會有高校通過較為先進高效的互聯網進行社會化服務，從中我們可以發現雖然數字化時代的到來給我們的生活提供了便捷，卻并沒有為我們的社會化服務提供一定的幫助。

2 利用平臺資源提供多樣化服務

2.1 轉變觀念，樹立服務理念

在數字化時代的高校檔案的社會化服務過程中首先需要樹立良好的服務觀念，對待需要服務的人員應該要保證認真地態度，并耐心的對其進行幫助。在服務性的社會背景下需要改變傳統的檔案管理理念，其中高校檔案的管理理念亟待改變，人們雖然已經認識到高校檔案信息價值和重要性，卻仍然對其認識過淺，與發達國家相差的過于遙遠。再就是高校檔案機構的服務人員需要將服務理念進行改變，如今如無理念和服務意識仍然沒有得到普及，這一些問題都需要高校對其進行中試和關注，從而不斷加強當代社會的檔案信息服務。

2.2 完善制度，加強硬件投入

在高校檔案的社會化服務中對相關的規章制度進行完善是一項重要的社會化服務保障，因此只有不斷的對其中的制度進行完善，才可以從基礎上保障高校檔案的社會化服務的有效性。雖然高校中對于其中的規章制度進行相應的制定，但是這些制度較為零散且沒有體系，因此制定完善的體系化的制度已經成為刻不容緩的一項任務。在這個過程中需要不斷加強高校的檔案基地以及相關的設備，并對這些設備進行升級和系統化的管理，以保障設備和場地都符合高校檔案社會化服務所要達到的要求。

2.3 轉變模式，引進先進技術

在數字時代下高校檔案的社會服務中我們需要不斷地完善檔案管理模式并對其進行改進和豐富，并且在這個過程中需要逐漸的將紙質化轉向數字化模式，檔案編研工作方式也應該從手工作業轉到電子化模式中。在這個過程中我們可以建立單獨的檔案管理軟件系統并在網絡排端口實現一些檔案的整理和應用。高校的官方網站也需要作為檔案社會化服務的一個有效平臺，需要在主頁上設置相關的檔案信息查詢端口，來實現人們所需求的外部查詢這項功能。并且需要完善相關的科研、教學以及學科建設和學生信息等檔案的完整性，對這些需要重點關注的檔案應該進行妥善的分類和管理，并機關注各類歸檔信息，督促相關部門認真工作。

2.4 實現數字與文化的有機結合

在高校的各類檔案材料記錄中大多是關于教學、科研以及個人從事教學的一些內容，這些是科學文化信息以及重要知識的主要儲存方式，尤其是相關的教學檔案以及科研檔案都記錄了非常重要的科學文化成果，是萬萬不可丟失的，并且這些文件的價值也很高。對于科研檔案來說研究方案以及課題申請和實驗數據等對于社會成果的推廣和宣傳都具有一定的幫助作用，這些方面可以實現高校跟企業之間的合作與溝通，還可以利用高校的檔案信息系統對社會進行充分的維護和幫助。通過這些社會也能全面地了解到學校中的關于科研一類的具體狀況，同時還可以在相關的網站上展示出各種有意義有價值的檔案內容，讓檔案的利用范圍逐漸變得廣泛，并對檔案的延伸和拓展具有有效的幫助。

3 結語

綜上所述，各大高校都應該在現有的基礎上不斷的提高和豐富高校檔案的內容，并且需要將高校的科研檔案和人文歷史檔案充分的進行利用，這樣才可以發揮高校檔案資源的社會服務作用。在社會服務中高校檔案都應該充分的利用好網絡平臺并不斷的將自身的不足進行彌補，這樣才可以發揮自身的作用并服務于社會。同時在數字化時代的當今社會高校檔案的創新查詢服務方式和手段都在不斷地發展，因此高校應該把握好時機對自身的缺憾進行彌補。信息化時代的到來讓社會服務的種類變得更為豐富，也給高校檔案的建設帶來了較高的挑戰，由于在高校檔案的社會服務中存在的偏差和問題太多，所以社會化服務也不夠令人滿意。因此高校檔案在社會化服務的變革中不許不斷吸取發達國家的社會化服務優良經驗并進行自我改善和優化，從而培育出更加符合我國國情的檔案社會化服務模式以及服務制度，這樣才可以將高校檔案的價值發揮到最高，并對我國的發展起促進的作用。

參考文獻

[1]李冬，李煒，張開文.信息化背景下高校檔案服務與利用[J].濰坊學院學報，2019，19（01）：110-112.

[2]那偉棟.高校檔案社會化服務存在的問題及對策[J].邊疆經濟與文化，2018（07）：102-104.

[3]那偉棟.高校檔案社會化服務利用體系建設研究[J].邊疆經濟與文化，2018（03）：107-109.