信息化檔案管理安全防范策略分析

魏明

摘 要：隨著科學技術的日新月異，信息化工作方式被應用得到各行各業中，并取得了良好的效果，而信息化檔案管理在為相關工作人員帶來便利與高效的同時，安全防范問題也成為當下共同關注的話題，也是當今時代背景下，檔案管理工作發展的必然趨勢。為此本文從目前信息化檔案管理存在的問題進行分析，提出相關的安全防范策略，為廣大信息化檔案管理工作者提供參考。

關鍵詞：信息化;檔案管理;安全防范策略

信息化檔案管理主要是依靠信息技術等手段，對機關事業單位公務活動過程中產生的文件信息、檔案資料等內容進行有機的整理，通過信息獲取、處理等方式，實現數字化、信息化檔案管理，實現信息資源共享，使得檔案信息不再沉睡，充分發揮自身的價值與作用。但是由于信息化檔案管理尚未完全成熟，因此存在一些安全隱患問題，加之檔案管理人員自身職業素養與專業能力等因素影響，導致信息化檔案管理工作存在一定的安全隱患。安全問題是檔案管理中最為主要的問題，為此信息化檔案安全防范工作逐漸受到關注。

1 信息化檔案管理安全防范過程中需要注意的問題

1.1 制度落后陳舊

從我國目前使用信息化檔案管理單位的狀況分析來看，針對信息化檔案管理的安全防范工作依舊處于起步階段，通過深入分析與探究可以了解到，導致這種情況的主要因素在于很多機關事業單位都是通過合同制來完成體系改革，從而導致檔案管理人員在工作中勢必要聽從單位領導的安排與管理，難以有效地遵循法律法規制度中的相關規定。另外很多機關事業單位也沒有在單位內部實施信息化檔案管理過程中制定明確的法律法規。在這種落后陳舊的制度管理下，信息技術在檔案管理的過程中必然存在相應的不足之處，特別是大部分單位都沒有完全遵循信息化檔案管理規章制度，在管理的過程中經常一片混亂。

1.2 單位自身的執行能力有待提升

檔案管理人員自身的職業素養與專業能力，對做好信息化檔案管理安全防范工作具有至關重要的作用。但是從實際情況分析來看，單位在進行信息化檔案管理與檔案信息安全防范工作的過程中，并沒有對檔案管理工作人員提出較高的規定與要求，使得檔案管理人員在進行信息化檔案管理的過程中經常出現專業能力差，工作態度不積極的現象。雖然有些單位中的有些領導具備高水平的信息化檔案管理安全意識，重視檔案安全的防范工作，但是由于現實狀況的影響，難免會讓基層的檔案管理人員產生應付了事的心理，在日常公務活動中產生的各種檔案信息難以做到面面俱到的分析與處理，從而造成了信息化檔案管理風險上升。此外，通過對信息化檔案管理單位的工作狀況研究來看，絕大多數單位在檔案管理問題上，都存在流于形式的現象，檔案管理人員在對檔案進行信息化管理的過程中，沒有考慮到檔案內容的重要性，從而導致信息化檔案管理過程中，安全問題頻頻發生[1]。

1.3 安全風險較高

近年來，隨著網絡信息技術的迅猛發展與應用普及，機關事業單位在信息化檔案管理的過程中，對檔案資料的安全問題也有所重視。從目前情況分析來看，在信息化檔案管理的過程中，主要依靠對信息檔案資料進行逐層審批的方式，提升檔案管理的安全性，在具體的審批實踐中，要全面遵循相關的法律規定，確保信息化檔案管理工作的合理性與科學性。但是依舊存在對信息化檔案管理重視程度低下的單位，在進行信息化檔案管理的過程中，經常會受到人為因素的影響，導致檔案管理的安全性難以得到保障，并且有些單位自身的檔案保密能力十分低下，從而提升了信息化檔案管理的安全風險。此外，有些單位在避免信息化檔案管理安全風險時，會降低對社會人員檔案查詢服務的提供，從而影響信息化檔案管理的有序發展[2]。

2 做好信息化檔案安全防范工作的相關策略

2.1 健全檔案制度

要想解決國家機關事業單位中信息化檔案管理安全隱患問題，就要制定有效的解決策略。首先，在制度上要進行改革與創新，針對現有機制存在的問題進行調整與變更。重要的是要改變陳舊落后的思想觀念，要積極推行創新理論。其次，信息化檔案管理要具備一定的流程與規模，通過專業技能培訓，提升檔案管理人員的信息技術操作水平，從而讓檔案管理人員在工作中面對信息操作技術問題可以得心應手。與此同時，要引導檔案管理人員具備不斷學習、提升自身能力的意識，要徹底貫徹《檔案法》、《機關檔案管理條例》等相關法規內容，提升其法制精神。在組織開展的各種培訓活動中，單位主要領導要聽取一線工作人員的工作匯報和工作建議，從而制定出切實有效的檔案管理規程。

2.2 提升責任意識

檔案管理人員在工作過程中的執行能力實際上是由于檔案管理力度不足造成的。因此，在檔案管理過程中，要提升工作人員的責任意識。為此，可以考慮運用績效考核機制對員工進行管理。必須要以獎懲措施激勵員工提升自身的工作能力與效率。此外，要加大對信息化檔案管理人員工作的監督力度，通過健全的監督機制，實現信息化檔案管理工作責任的清晰化，從而在檔案管理工作人員中形成良好的工作競爭風氣，調動員工的工作積極性。對于信息化檔案管理工作來說，做好保密工作是重中之重，而責任意識是解決安全隱患問題的核心基礎，提升檔案工作人員的責任意識，才能夠讓工作人員積極主動的履行好自己的本職工作，從根本上保證自身的工作質量與工作效率，工作人員也可以從工作中找到樂趣[3]。

2.3 規范管理流程

為了有效地避免檔案工作環節中出現安全隱患問題，要制定規范的管理制度，進一步提升檔案保密措施，從而保證檔案信息內容的全面性與真實性，并在可以在日常公務活動過程中高效合理的運用信息化檔案，為領導決策提供有利智力支持。在管理流程環節避免難以拒絕的人情關系，遵循規章制度第一的原則，切實有效地落實檔案保密制度。針對出現泄密等損害單位利益的行為，做到嚴懲不貸，從而確保信息化檔案管理能發揮出最大的作用。除此之外，要做好檔案分析與分類工作，檔案管理人員在對檔案資料進行分類時，要根據材料信息的具體內容，做好電子檔案資料歸檔工作，并加強相關檔案之間的關聯性，并按照檔案的具體類型，細致劃分好具體的類別，從而確保在利用信息化軟件進行檔案檢索時，能夠第一時間準確地搜索到檔案內容，從而節省檔案查詢者的時間，提升其工作效率，還能確保其不會在信息檢索時造成其他保密檔案的泄露，無形中能夠提升檔案的安全性，避免發生檔案泄密事件[4]。

3 結束語

綜上所述，本文分析了信息化檔案管理過程中可能存在的安全隱患，并提出了避免信息化檔案管理安全問題的防范辦法。為了推動信息化檔案管理有序發展，機關事業單位勢必要制定出信息化檔案管理的規范與章程，從而為信息化檔案管理奠定良好基礎，讓信息化檔案管理有法可依。其次，機關事業單位中的主要領導要重視并支持檔案信息化安全防范工作，從而推動整個機關事業單位信息化檔案管理的進程。此外，要提高信息化檔案管理人才的職業素養與專業能力，提升相關工作人員的信息化操作水平，從而確保檔案管理人員在工作中能夠得心應手，適應信息化時代發展趨勢，通過規范管理流程，進一步提升信息化檔案管理的安全性。

參考文獻

[1]齊峰.大數據時代檔案信息安全管理策略研究[J].智能城市，2019，5（23）：76-77.

[2]謝傳奇.淺析信息化檔案管理安全防范之策略[J].黑龍江科技信息，2017（10）：266.

[3]張浩.大數據時代檔案管理工作面臨的挑戰與對策[N].科學導報，2019-12-13（B03）.

[4]陳扣英.規范化管理在數字檔案館安全管理中的應用[J].蘭臺世界，2019（12）：73-75.