基于企業檔案數字化建設關鍵技術研究

楊洋

摘 要：隨著信息技術的廣泛應用，企業檔案管理數字化建設也受到了高度重視。它是在信息化建設的基礎上將檔案管理由線下操作提升到了完全的線上操作，由此實現了檔案資源信息的全面共享，是檔案管理信息化建設發展的另一個高度，也是新環境下檔案管理工作發展的必然趨勢。但由于我國對信息技術的研究不充分、應用不全面，導致數字化建設的程度并不高，加上企業思想重視不夠，檔案管理數字化建設更是缺失了良好的建設環境和基礎。如何改變現狀就是文章所要著重論述的話題。

關鍵詞：檔案管理;數字化建設

1 引言

數字化建設是信息技術發展到一定階段的產物。數字化一般是指將檔案資源，利用特殊的計算機手段和方式將其轉化成可以度量的數字、數據，并將這些數字、數據以適當的數字化模型引入到計算機中，統一處理，它最大的優勢在于能將海量的信息不斷的壓縮，并以占用空間最小、最便捷的形式予以存儲、查閱，這有助于提高檔案管理的工作效率。但通過具體的工作實踐和觀察，檔案管理的數字化建設進程仍然緩慢。一方面是由于企業思想的認識不足，無法為該工作提供和諧、穩定的建設環境，加上檔案管理隊伍的建設不足、建設工作所依據的工作機制不完善，都對檔案管理數字化建設工作產生了極大的負面影響。而如何去改變現狀，形成完善的數字化建設體系，推動檔案管理工作與時代的接軌就成為當前企業最需要研究和解決的重要課題。

2 企業檔案數字化的優勢

1）有助于企業效益的提升。檔案管理的復雜性需要企業投入大量的人力和物力，開展的流程環節也相對較多，但極易出現各種管理錯誤，而數字化管理則有效的避免了這些現象，不僅節省了人力物力，也減少了工作環節，提高了工作的準確性，無疑是對企業生產成本的一種有效控制。因此綜合上述所言，數字化管理是提高企業管理水平、提升企業經濟效益的有效手段。

2）有助于檔案利用率的提高。檔案管理并不固定的，每個交易項目、每次人事變動等都會產生一些新的檔案資料，而數字化建設就可以利用自己的便捷性、高效性使這些資料及時歸檔、合理利用。另外，數字化管理模式則打破了時間與空間的限制，通過編碼、解碼的計算機方法開展管理工作，只要相關人員授權，用戶就可以隨時隨地利用各種終端設備、根據目錄來查詢、分享、復制、打印自己所想要的檔案資料，極大地提高了工作效率。其次，由于信息的超時空流動，數字化檔案實際上就成了“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管場所變成了提供利用方便的信息控制中心，有助于提高檔案資源開發的質量和層次，如此才能滿足企業發展利用不同檔案的需求。

3 企業檔案數字化建設的現狀

1）建設基礎不夠。首先，檔案管理具有全局性和整體性的特點，但這種特性并沒有收到企業的高度重視，通常企業將該工作封閉在了特定的領域或者部門中，其他部門、人員都認為該項工作與自己沒有太多關聯，這就使得數字化建設工作缺少了良好的環境。其次，造成人員短缺、管理滯后的現象屢見不鮮。在企業中，檔案管理人員的綜合素質和能力普遍不高。大多數企業在任用員工時設置的門檻較低，只要具備簡單的計算機技術、熟練一些辦公軟件即可勝任工作，無形中招募的員工專業性并不高。另外企業對在職員工的建設和培養力度較低，不能及時的向其傳播新的知識，更新他們技能，而員工也由于工作的穩定性而不積極、不主動的去提升自己，導致隊伍的工作能力與工作需求產生了巨大的差距。

2）重視程度不足。首先，對于企業而言，經濟建設的重要性要大于其他任何管理工作，因此多數情況下，企業并沒有從思想上真正的意識和重視檔案管理工作的數字化建設，僅僅是提供一定的設備、安排一些人員去開展工作，而工作的標準、工作的長遠規劃、人員的建設以及設備和軟件的引進、更新都沒有切實的落到實處，從而造成人員短缺、管理滯后的現象;其次，即使企業引進了大量的現代化的辦公設備，但運用率卻并不高。一般都是計算機、掃描儀、打印機、傳真機等硬件設備中基礎功能的使用;另外在利用計算機進行檔案管理的時候也僅限于目錄級的管理，文檔資料還會以紙質形式出現，并未真正實現數字化。

3）工作標準缺失。紙質檔案數字化并沒有收到廣泛的重視，管理人員對技術標準規范的貫徹和落實程度并不高，技術準則的制定大多趨于理論化和形式化，不能有效的與具體的管理流程相對應，同時紙質檔案的材料、形式的差異性也需要不同的標準來規范，但實際上都是沿用著同一個標準來操作的，數字化技術缺乏全面性、系統性。

4 加強企業檔案數字化建設關鍵分析

1）加大重視程度。首先，思想要做出改變。企業要意識到檔案管理工作對于企業的發展所起到的積極作用，然后根據自身的發展情況和特點、中心任務的發展情況等制定完善的檔案管理目標，突出管理重點，對檔案信息進行合理的分類，并根據這些要求配置相關的信息設備和工作軟件。同時要求各個部門做好彼此的協調和配合工作，以此為檔案管理的數字化建設營造出良好的環境。其次，管理隊伍要進一步培養。企業對在職的管理人員要定期開展教育培訓活動，讓他們對《檔案數字化技術規范及歸檔要求》中的各項內容有全面而深入的學習和認識，小到每個標點符號的寫法、大到每個功能模塊的配置都能更加規范，這就從源頭杜絕了不規范操作行為的發生。尤其需要注意的是要將“信息技術”的傳播放在最重要的位置，讓每個管理人員都具備一定的信息技術，以此來防范數字化建設中各種突發事件的發生，而技術骨干人員更是要利用專門的講座、進修學習、專家現場教授等活動來進一步學習和掌握信息技術，成為這一領域的“專家”，以便在工作中解決重大的技術性問題、規避網絡威脅、風險等，確保數字化建設的順利開展。

2）強化技術建設。在管理工作中利用網絡光纖與硬盤的連接陣列，提升數字化檔案管理的系統性，同時增加系統內部的儲存量。而對磁盤陣列產品的結構和硬件的組合要按照嚴格的標準進行操作，而磁盤陣列需要多元化的保護程序都為數字化檔案管理提供了系統保障，增加了檔案的安全性。其次，對于數據庫的建設也要加大力度。可以先做好目錄數據庫的創建，以此為引導將每項檔案資料歸納到不同的目錄下，另外，要正確分析企業的檔案管理需求，創建專用的電子原文檔案數據庫，由此將兩個數據庫結合起來組成一個極為全面、完善的數據庫體系。

3）完善管理制度。企業不僅要嚴格按照檔案管理方面、信息技術方面的國家相關標準、規則來開展數字化建設，也要針對企業本身的實際情況來制定符合企業屬性、符合檔案管理特性的管理體系和標準，以此提高管理工作的規范性。而其他部門也要按照這個標準來規范自己科室的檔案，并在統一的管理系統上進行資源的傳輸和分享。

5 結語

檔案管理工作的數字化建設是實現企業檔案管理工作轉型和升級的重要途徑，企業要從思想上意識到該工作的重要性，并從制度上、隊伍建設上予以完善與創新，為該工作的開展打下良好的基礎，從而提高管理工作水平，讓檔案資料的經濟參考價值得到充分的發揮，助推企業的持續發展。

參考文獻

[1]朱瑛.企業檔案數字化建設關鍵研究[J].企業研究，2012（20）：200.

[2]齊景萍.解讀如何加強企業檔案數字化建設[J].冶金與材料，2019（3）：140-140.

[3]聶云.基于企業檔案數字化建設關鍵研究[J].黑龍江冶金，2019，039（003）：47-48.