關于對檔案管理工作的相關思考及對策

苑淑慧

摘 要：現如今，我國多數事業單位都開始重視檔案管理工作。檔案管理，簡單來說，就是對本單位的一切檔案進行管理，而檔案管理工作效率的高低直接關乎到單位的今后發展和管理水平，所以事業單位在經營發展中必須要對檔案管理工作引起足夠的重視。基于此，本文以檔案管理工作為研究對象，主要介紹了做好檔案管理工作的重要意義，而且提出了改善檔案管理工作的有效措施，希望可以為有需要的人提供參考意見。

關鍵詞：檔案管理工作;對策

在信息時代，我國檔案管理工作面臨嚴峻的挑戰，傳統的管理模式已經不能滿足現代化的辦公要求，對降低勞動強度是非常不利的。因此，對于事業單位來說，必須要充分認識到檔案管理工作創新改革的重要性，不能仍舊采用傳統的管理方式，這樣很難提升檔案管理工作效率。

1 做好檔案管理工作的重要意義

當前，許多管理人員都沒有正確的認識到檔案管理工作，忽視檔案管理工作的開展。其實，要想確保我國現代管理事業穩定發展，檔案管理工作起著關鍵的作用。檔案管理事業的作用是至關重要的，其可以使事業單位的發展情況得到充分的反映，有利于單位高層領導認識歷史，而且對今后的發展做出更加深入的指示。并且檔案中涉及許多憑證信息以及原始數據，有關單位員工的基本信息也包括在內，這就導致其可以為人們解答問題以及驗證問題提供相應的歷史憑據。在平時工作中當人們面臨必須要處理的問題時，首先必須要發現問題的根本以及解決問題的依據，檔案可以為處理問題以及研究問題提供重要的依據，這樣可以將檔案的憑證作用充分體現出來。并且檔案也可以作為信息參考，能夠為人們發展每項事業提供重要的信息資源，也能夠為單位發展提供很多有價值的信息，還可以顯著的提升服務水平[1]。因此，充分運用檔案信息，使其自身的參考作用得到有效的發揮，在很大程度上可以保證為事業單位創造更多的效益。檔案工作涉及多個方面，與個人以及部門都有著密切的聯系，也是關鍵的信息資源，對于每個單位而言，想要實現可持續發展，做好檔案管理工作都是非常重要的。

現如今，隨著現代管理模式逐漸轉變到標準化和合理化，強化檔案管理是加強管理的常見方法。同時，隨著我國社會經濟的迅速發展，通過注重檔案管理工作以及實現檔案管理的制度化管理，積極創新現有的檔案管理理念，及時改變工作方式，深入探索以及研究采用全新的檔案管理方式，這樣能夠大大的提高工作效率，對有關部門以及各個單位都有著極其重要的作用。通過考量檔案管理工作的情況是否標準化，不難發現，該單位的業績與管理效率，可以做好檔案管理工作，能夠讓單位高層管理者結合檔案工作，對單位面臨的問題和今后的發展前景進行分析，進而對工作策略做出適當的優化調整。整體來講，注重檔案管理可以提高各項工作質量和工作效率，推動事業單位順利發展。因此，所有事業單位都必須要注重檔案管理工作，這也是促進事業單位穩定發展的有力支撐。

2 改善檔案管理工作的有效措施

2.1 科學制定定期學習培訓的管理機制，強化管理人員的思想教育

從思想方面注重檔案管理工作的開展，這是推動檔案管理工作改革的首要步驟，也是最關鍵的，只有管理人員注重此項工作的開展，才可以加強單位的整體檔案管理意識。換言之，首先需要使人們開始注重檔案管理工作。這就要求單位高層管理人員先正確認識檔案資料的屬性以及智能，充分了解到對于社會主義現代化建設而言檔案管理工作起的重要作用，還有對推動市場經濟發展造成的影響，只要高層管理先引起足夠的重視，才可以使具體主管人員改變自身的看法，改進檔案管理工作的、關鍵在于高層管理人員的思想。在思想上正確的認識，可以提高工作效率[2]。因此，作為事業單位的高層管理人員，必須要對檔案管理工作進行嚴格的監督，將檔案管理工作的重要意義告知職工，進而使具體主管可以更加全面地認識檔案管理。同時，必須要加強檔案建設工作，將檔案管理工作當做主要發展對象，正確引導其他部門可以相互積極配合，力求做好檔案建設工作，也要配合搜集檔案資料。此外，應當提倡優化現有的檔案管理方式，借鑒其他事業單位有關檔案管理的成功工作經驗，學習有效的管理模式和管理方式，引導職工針對改進檔案管理工作提出自己的看法。

2.2 實現檔案管理工作的規范化和制度化

在新時期，必須要讓檔案管理工作實現規范化，對公文資料以及檔案資料進行規范化管理，規范化的檔案管理勢必可以提升檔案的有效利用率以及單位的工作水平[3]。在初期搜集以及整理檔案過程中，需要嚴格篩選且科學處理檔案資料，進而確保檔案資料內容的真實性和完整性，為提高檔案管理效率奠定堅實的基礎。衡量事業單位的制度體系是否系統完善，其主要體現是檔案管理工作的制度化，通過實現制度化的檔案管理工作，有利于對檔案管理工作進行明顯的改善。

2.3 采用先進技術，建設當代的創新管理模式

近年來，在改革深入發展、科技日益進步的背景下，很多事業單位的檔案管理時也都存在很多難題，傳統的檔案管理理念和管理手段已經無法滿足現代化的管理需求。繁瑣復雜的檔案資料，導致檔案管理工作難度不斷加大，檔案數量相當大，造成檔案資料查閱以及搜集難度都越來越大[4]。因此，要想做好檔案管理工作，必須要及時跟上時代發展的步伐，積極改變現有得想法，努力挖掘且運用新的管理方式和管理理念。并且必須要運用先進的計算技術，將檔案資料及時上傳到網站上，制定電子檔案，重視檔案資源共享以及網絡建設，對網上檔案查閱系統做出進一步的完善，讓檔案管理工作可以朝著自動化的方向發展。為了防止損壞電子檔案，必須要在剛剛建立檔案時完成備份，而且需要合理制定查閱檔案信息的制度，確保檔案的保密性以及安全性。此外，為了可以真正做好檔案滾利工作，需要結合新形勢進行適當的改變，結合事業單位自身的發展，不斷創新檔案管理方式，科學把握要點，重視創新，從拓展思想漸漸轉化到開放型。

2.4 合理運用現代科學技術手段，提高管理水平

隨著信息技術以及計算機的高速發展，已經成為提升檔案管理人員的主要工作方式，需要合理運用現代科技手段，提升在檔案管理工作中現代科技手段占據的比例，讓現代科技手段可以為檔案管理工作提供更加優質的服務[5]。比如：就檔案管理工作來講，綜合運用現代化技術手段，將原來過渡依賴手動檢索檔案名錄的方法，向依賴計算機管理程序檢索轉變，這樣不僅可以縮減查閱實踐，提升查閱效率。而且可以減少人為因素對文件歸檔工作造成的不利影響，降低手工操作，這樣可以獲得更加理想的效果。

3 結語

總而言之，社會經濟的快速發展帶動我國事業單位的不斷改革，這就使得事業單位開展檔案管理工作面臨嚴峻的挑戰。現階段，我國事業單位檔案管理工作仍舊存在諸多問題，需要制定相應的措施有效解決這些問題，這樣可以提高檔案管理者的專業素質、保證檔案管理工作落實到位，進而更好地實現事業單位穩定發展，提升整體管理水平。

參考文獻

[1]張艷珍.如何做好檔案管理工作[N].菏澤日報，2019-11-26（003）.

[2]朱麗君.新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考[J].科技經濟導刊，2019，27（15）：236.

[3]張玉紅.試論如何做好新時期檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（20）：110.

[4]盧洪霞.淺析如何做好基層單位檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2018（05）：100.

[5]吳曉燕.淺談如何做好新時期檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（19）：77.