文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義探討

任艷 李慧玲

摘 要：事業(yè)單位中的文書檔案整理工作是檔案建設(shè)工作開展的基礎(chǔ)，是檔案管理工作良性開展的基礎(chǔ)保障，同時(shí)也是檔案信息開發(fā)過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。文書檔案是在事業(yè)單位的發(fā)展過程當(dāng)中逐步形成的，其具備著較為突出的真實(shí)性、有效性和可靠性。一直以來，在事業(yè)單位發(fā)展的過程當(dāng)中，文書檔案整理工作都是一項(xiàng)十分重要的工作內(nèi)容，強(qiáng)化文書檔案的整理水平，對于促進(jìn)事業(yè)單位的優(yōu)質(zhì)發(fā)展有著十分積極的意義。鑒于此，本文對文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案整理;事業(yè)單位;效能化發(fā)展

步入新時(shí)期以來，在事業(yè)單位當(dāng)中文書檔案管理工作越來越受到人們的重視。但就目前情況來看，此類工作在實(shí)際開展的過程當(dāng)中仍然存在著諸多不足，有針對性的解決此類問題，對于文書檔案整理工作的開展而言尤為重要。

1 文書檔案整理對事業(yè)單位發(fā)展所起到的重要作用

1.1 促進(jìn)了檔案建設(shè)工作的開展

開展文書檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對于重要文檔的分類與整理，促進(jìn)了相關(guān)管理工作的開展，強(qiáng)化了管理工作開展的規(guī)范性和合理性。在事業(yè)單位當(dāng)中，文書檔案整理工作的開展需要為日后的檔案調(diào)用與整理打下基礎(chǔ)，從而更好的促進(jìn)檔案建設(shè)工作的開展。

1.2 推進(jìn)了檔案管理的順利開展

文書檔案整理工作的開展實(shí)際上也是對于檔案管理的一種監(jiān)管，在整理工作開展的過程當(dāng)中能夠?qū)崿F(xiàn)對于檔案內(nèi)容的篩選與甄別，這在更大程度上促進(jìn)了檔案管理工作的后續(xù)開展。

2 文書檔案整理工作在事業(yè)單位應(yīng)用中存在的常見性問題

2.1 文書檔案整理工作的開展缺乏科學(xué)性

近幾年，信息技術(shù)獲得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中。如果能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)科學(xué)合理的應(yīng)用于文書檔案的整理工作當(dāng)中，必然能夠起到十分積極的作用。然而就當(dāng)前發(fā)展的實(shí)際情況來看，由于資金不足、技術(shù)落后、認(rèn)識(shí)不足等多重外界因素的影響，使得文書檔案整理工作的開展仍舊存在著不科學(xué)、不合理的情況，這成為限制文書檔案整理工作優(yōu)質(zhì)，長遠(yuǎn)開展的一個(gè)重要

因素。

2.2 管理人員的素質(zhì)不高

隨著社會(huì)的發(fā)展，文書檔案在管理方式中發(fā)生了一些變化，但是在實(shí)際的情況中，單位采用的檔案管理人員都是老員工，在管理方式中使用的依然是傳統(tǒng)的方式，這些員工對信息技術(shù)管理方式不了解，也難以進(jìn)行應(yīng)用。這是由于檔案管理人員在信息管理中缺少基本的知識(shí)，對實(shí)踐操作不熟悉，不能有效使用信息技術(shù)進(jìn)行管理。事業(yè)單位中的文書檔案管理工作缺乏具有高素質(zhì)的人員，人員的信息技術(shù)水平還有待提高，知識(shí)和能力的不足使人員在檔案管理中不能采用信息技術(shù)進(jìn)行高效的管理，這使檔案管理工作的效率得不到提高，同時(shí)影響了事業(yè)單位文書檔案管理的信息化建設(shè)。

3 強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案整理工作開展水平的有效措施

3.1 強(qiáng)化文書檔案整理工作的建設(shè)基礎(chǔ)水平

步入新時(shí)期以來，事業(yè)單位在開展文書檔案整理工作時(shí)提出了更為明確的規(guī)范化要求。與其他類型的工作一致，事業(yè)單位中的文書檔案整理工作在開展的過程當(dāng)中同樣需要有足夠的基礎(chǔ)作為支撐，這就要求能夠在開展此類工作時(shí)，提前打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，制定明確的工作開展目標(biāo)。除此之外，還應(yīng)當(dāng)明確每一位工作人員在文書檔案管理工作開展過程當(dāng)中所發(fā)揮的作用。確保相關(guān)管理工作人員都能夠做到各司其職，根本上降低文書檔案丟失、混亂、損壞等人為失誤問題的

出現(xiàn)。

3.2 提高管理人員工作素質(zhì)能力。事業(yè)單位的文書檔案

數(shù)量較多，在管理中需要消耗大量的時(shí)間，這使文書檔案管理工作的效率無法達(dá)到要求，同時(shí)降低了準(zhǔn)確性。為了使文書檔案管理的質(zhì)量提高，檔案管理人員需要具有專業(yè)的素質(zhì)及能力，能夠應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行管理。事業(yè)單位中的檔案工作人員需要加強(qiáng)自身的專業(yè)基礎(chǔ)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)的應(yīng)用技能，在檔案管理中發(fā)揮出更好的能力，使檔案管理工作的效率提高，保證管理的準(zhǔn)確性，使工作的質(zhì)量加強(qiáng)。管理團(tuán)隊(duì)需要在管理中協(xié)調(diào)，通過各方配合來進(jìn)行全面的管理，同時(shí)管理人員需要具有專業(yè)的管理能力和信息技術(shù)操作技能，在工作中提高自己的水平，使事業(yè)單位的信息化檔案管理工作開展得到全面的

改善。

3.3 高度重視文書檔案管理工作

多項(xiàng)分析數(shù)據(jù)證明，檔案管理工作的效率、質(zhì)量不高的原因，主要是相關(guān)負(fù)責(zé)人不重視這項(xiàng)工作。實(shí)踐證明，成績優(yōu)異、進(jìn)展順利的工作幾乎全部都受到負(fù)責(zé)人的高度關(guān)注，當(dāng)然也包括檔案工作。因此，單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從自己開始，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，集中精力于檔案管理工作和服務(wù)公眾工作，要求工作人員努力完成本職任務(wù)。除此之外，尋求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)政部門的政策和資金支持，積極宣傳檔案管理工作，使資金不足、人力不足、檔案管理混亂、個(gè)人責(zé)任感不強(qiáng)等檔案管理工作中的問題得到有效解決，建立一個(gè)分工明確、工作高效的檔案管理體系。

3.4 完善文書檔案管理配套機(jī)制

完善相關(guān)配套機(jī)制可極大支持事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理工作。所以，事業(yè)單位應(yīng)對相關(guān)配套機(jī)制予以完善，以順利開展文書檔案管理工作，具體措施包括：第一，結(jié)合文書檔案管理部門每個(gè)人員的職責(zé)，將詳細(xì)的問責(zé)機(jī)制制定出來，以相應(yīng)的懲罰措施來處理文書檔案管理不規(guī)范、材料丟失等問題，進(jìn)而使文書檔案管理人員能夠端正自身工作態(tài)度。第二，制定科學(xué)合理的績效考核機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制。借助合理的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神表彰來促進(jìn)文書檔案管理動(dòng)力的提升，把管理人員的上進(jìn)心激發(fā)出來，高效完成文書檔案管理工作。

4 結(jié)束語

檔案作為事業(yè)單位工作中重要的內(nèi)容，包含了經(jīng)營的詳細(xì)信息，文書檔案是事業(yè)單位的日常活動(dòng)中由通用文書轉(zhuǎn)化的檔案，其中包括指示、決定以及報(bào)告等內(nèi)容，比較復(fù)雜。因此在文書檔案管理中存在一些難度，需要花費(fèi)大量的人力，結(jié)合信息及時(shí)進(jìn)行文書檔案管理，可以使檔案管理的效率提高，對事業(yè)單位的發(fā)展有著積極的意義。

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作者簡介

任艷（1973-），女，漢，山東濟(jì)南，本科，辦公室主任，研究方向：行政管理。