醫院合同檔案管理質量及服務效率雙提升探析

林海鳳

摘 要：隨著市場法制觀念的不斷增強，市場交易行為日趨規范，直接導致醫院在建設發展中產生的合同檔案數量與日俱增，合同類型種類繁多，給合同檔案管理工作增加了難度。傳統的合同檔案管理模式已無法滿足檔案管理工作需要，這就要求醫院在深化醫療衛生體制改革的同時，也需要相應的轉變醫院的運行方式和經營模式，需要檔案管理人員結合醫院實際，提升管理意識，樹立新觀念，與時俱進，創新檔案管理模式，全面推動落實檔案工作規范化管理，實現檔案管理質量及服務效率雙提升，促進醫院合同檔案管理穩步發展。

關鍵詞：合同檔案;管理質量;服務效率;雙提升

合同檔案，是指合同從簽訂到終止的整個過程中形成的體現簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關的具有保存價值的其他文件材料。是解決醫患糾紛、保障合法權益、減輕經濟損失的依據[1]。醫院在實際運營過程中會對外簽訂各種類型合同，有效規避風險，確保醫院利益不受損失。

1 合同檔案管理存在的主要問題

1）對合同檔案管理工作的重視度還不夠。我院合同檔案管理基本上是采取年度分類法，按照合同的形成時間將同一年度的合同分為一類。隨著職能部門逐年增加，產生的合同份數和類別也越來越多，已經出現了檢索利用率低下、查找費時費力等問題。因為合同檔案管理工作不會產生直接經濟效益，目前在合同檔案管理方面投入較少，沒有建立完整的規章制度，出現設備不完備、管理機制不健全、管理手段落后等諸多問題，使得開展醫院合同檔案管理工作出現無章可循，各部門相互協作配合度不高，致使出現部分資料丟失、檔案資料不完整、檔案歸檔不及時、檔案歸檔時間不統一等情況，大大降低了合同檔案管理效率和管理質量，制約了醫院的長遠發展。

2）合同檔案管理信息化程度還不夠高。信息技術的飛速發展給醫院的信息化建設帶來了機遇與挑戰，醫院也充分利用信息技術提高醫療服務能力。但是醫院并沒有過多地將信息技術運用于合同檔案管理，致使合同檔案管理信息化建設水平不高，管理手段落后，合同檔案管理系統信息化發展緩慢，依然依靠人工方式，檢索費時費力，即使有計算機輔助，也僅能提供簡單的檢索服務，準確度差，也無法實現合同檔案信息資源共享，工作效率低下。

3）合同檔案管理人員專業素質不高。合同檔案管理人員多為兼職人員，自身能力、責任心及專業素養參差不齊，對合同檔案管理的認知也存在偏差，導致職責不清，管理效率低下，檔案管理工作質量不高。歸檔時，由于合同檔案管理人員審核不嚴謹，造成歸檔文件接收不夠及時，歸檔不夠全面，分類不夠明確，導致有價值合同檔案丟失，有可能給醫院帶來經濟損失的潛在風險。無價值合同檔案被歸檔，也占用了有限的檔案管理設備資源。

4）合同管理標準不夠統一。醫院形成合同的部門多，環節多，合同從策劃、起草、審核、簽署、履行到歸檔保管要經過眾多環節，流轉周期長，歸檔不及時，容易出現合同滯留及漏歸檔等問題。另外合同歸檔時間標準不統一，我院規定合同歸檔時間統一為合同簽訂時間為準，但在查閱合同檔案時發現個別檔案未按規定時間進行歸檔，出現以合同終止時間或合同送至檔案室歸檔時間為準，合同歸檔時間管理標準偏隨意性，影響合同檔案利用率。

2 提升合同檔案管理質量及服務效率策略

合同管理是醫院日常管理的一項重要內容，做好合同管理，對于醫院各類科研、技術交流活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義[2]。

1）建立完善的檔案管理制度，實現管理規范化。以《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國檔案法》為依據，結合醫院實際，制定健全的檔案管理制度體系，明確各部門及檔案管理人員職責與權限，保障合同檔案管理工作有章可循，使得各部門間能相互協作，相互配合，共同推進合同檔案管理程序化、規范化、便捷化。

2）加強檔案人員業務素質培訓，提升履職能力。檔案管理人員的專業素質是做好合同檔案管理工作的前提和基礎，因此提高檔案管理人員的綜合素質是提升檔案管理質量的保障性措施。通過制定學習計劃，營造比學趕超的學習氛圍，鼓勵檔案管理人員及各部門合同經辦人員利用網絡、書本、培訓班等途徑加強檔案法律法規、專業知識學習，明晰檔案管理相關內容，提升檔案歸檔及管理意識，從而在思想上具有較強的責任心及良好的職業操守，能嚴格遵守醫院各項規章制度，保守醫院各項機密，提高檔案管理質量。醫院管理人員不定期抽查檔案管理情況，對檔案資料不規范、檔案室各項安全措施不到位等問題，及時予以指正，并督促整改落實，切實加強檔案管理人員責任感，提升履職能力，促進檔案管理工作實現科學化、規范化、專業化。

3）做好合同檔案移交管理，確保檔案質量。檔案移交首先是基層檔案管理部門重要職責，移交工作好壞直接反應檔案管理水平[3]。檔案移交工作分兩個階段：一是檔案移交前，檔案形成部門應確保檔案資料完整、齊全，記錄沒有缺項。二是檔案移交時，檔案管理人員要準備好編號、卷盒，詳細檢查檔案資料的完整性，補齊合同簽訂日期、合同名稱等基本要素，對一些合同名稱不能準確反映合同內容的檔案，檔案管理人員要認真閱讀原文，在合同名稱上注明合同主要內容，以利于將來利用檢索。并按規定重新排序，詳細登記合同檔案形成部門、合同簽訂日期、合同份數、總金額、合同名稱、合同有效期、對方單位、合同附件等相關信息，最后雙方簽字確認交接，避免日后產生不必要的糾紛。

4）做好合同檔案歸類管理，便于檢索利用。檔案歸類是一項比較瑣碎且需要檔案人員具有足夠耐心和毅力的工作，檔案的高效歸類是保證醫院日常工作有序化、正常化運營的重要基礎。對檔案進行科學歸類，提高檔案歸類效率，促使檔案的利用效率和管理質量得到雙提升。我院合同檔案管理是按科室進行分類，將合同訂立、變更、履行及終止等相關檔案材料集中放置，不宜分散到其他案卷或件。每個單位可按分類習慣進行統一編號，我院合同編號規則為“科室名稱前二字拼音首字母（如遇相同則取前三字首字母，以此類推）-保管期限（按國家規定分為長期、定期，分別以CQ、DQ表示）-簽訂日期（格式為6位數，如20191010）-主題詞（用少于五字表示即可）-合同編號（用三位阿拉伯數字，如001）”。檔案分類時，先將合同檔案按不同年份區分，再按職能進行區分，再次按照合同檔案的保管期限，最后形成一套完整有序的檔案資料歸檔。為了便于查閱檢索，在每個卷盒的脊背上用記號筆醒目標注合同編號、年份及檔案所屬科室等信息。

5）實現合同檔案管理信息化，提升服務效率。隨著網絡信息技術及“互聯網+”的高速發展，新媒體時代應運而生，為人們提供全方位的數字化、多樣化、個性化的體驗，也加速了檔案信息化管理進程。將信息技術應用于合同檔案管理中，應用電子計算機處理和儲存，形成電子化檔案，其信息傳遞速度加快，利用信息技術超強的檢索查詢功能，使得檔案管理和利用更加準確、高效。因此醫院只有將信息技術與傳統合同檔案管理模式有效融合，建立健全檔案管理系統，開通檔案管理、利用、查閱以及檢索等功能，不斷完善檔案電子化管理機制，實現合同檔案資料電子化、信息數字化、管理高效化的信息化動態管理，推進合同檔案管理工作高質量發展，提高檔案利用效率，提升為醫院服務效能。

3 總結

順應時代和社會發展，是提高檔案管理和檔案服務水平的必由之路，醫院要結合業務需求實際，考慮將來的發展需要，以信息技術為核心，落實檔案管理責任，建立檔案規范化管理制度，規范資料的收集整理、移交歸檔等程序，有序推進醫院檔案管理建設。

參考文獻

[1]鐘心.新常態下醫院合同檔案的建立與管理[J].卷宗，2018（2）：47.

[2]林樺.醫院合同檔案標準化管理應用淺析[J].卷宗，2016，6（2）：493-494.

[3]郝莎.科技檔案移交管理分析[J].蘭臺世界，2016（3）：47-49.