論如何做好衛生監督檔案管理工作

梁德紅

[摘 要] 衛生監督檔案管理是當前我國衛生監督工作開展的進程中的重要組成部分。在具體的衛生監督工作實踐中，需要結合衛生監督工作要求，開展衛生監督機構檔案信息化管理工作。這樣才能滿足衛生監督檔案管理工作的現代化需求，促進衛生監督機構的良性運作和可持續發展。

[關鍵詞] 衛生監督；檔案；管理

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A

就目前我國社會發展基本形勢來看，在衛生監督機構的檔案管理之中存在諸多問題，要積極地調整與改善，推進衛生監督機構檔案管理工作的現代化建設。

一、衛生監督檔案管理的重要性

（一）推進檔案現代化管理

對于衛生監督檔案管理，主要是從原本的手工操作逐漸朝著現代化管理、信息采集轉變，這樣就能夠合理地配置檔案信息資源，從而為社會提供優質高效的服務途徑。所以，在實施衛生監督檔案管理中，就需要通過合理有效的技術手段，實現檔案資料的收集、分類、整理等，以此來保障檔案完整，確保檔案本身的真實性，提升檔案管理工作的實際服務水平。不難看出，這樣衛生監督檔案管理就能符合檔案的現代化管理要求[1]。

（二）提供可靠的決策保障

就衛生監督而言，為做到決策及時而正確、管理措施得當，就需要針對信息本身的可靠性進行描述，同時也需要針對其綜合分析能力加以驗證。在建設衛生監督檔案管理的進程中，需要在實施的衛生監督決策制定的過程中提供準確的、快速的檔案信息，這樣可以將衛生監督檔案信息作為基礎，以便衛生監督機構的領導能夠合理地分析問題，從而了解與衛生監督機構發展狀況相關的實際問題，最終讓衛生監督決策能夠更加的合理與科學。此外，在實施衛生監督檔案管理建設中還要將紙質檔案直接轉化為電子檔案，這樣可以有效保存衛生監督檔案信息，讓衛生監督機構的各級領導通過電子檔案的檢索，將其運用到工作規劃中去，這有利于衛生監督機構的各項工作的落實，以此來推動衛生監督機構的可持續發展。

（三）為知識更新提供有效手段

開展衛生監督檔案管理建設，就是為了實現對衛生監督檔案的有效管理。將衛生監督檔案管理作用放大，而其中最為重要的一點在于監督人員需要做好本身知識與理論相對應檔案管理的分析與更新處理。由于檔案管理本身具有資源服務等特點，所以在日常的工作之中，衛生監督人員就應該懂得對檔案管理的基本功能的運用，這樣就能獲取對應的信息與知識，久而久之就能完善衛生監督人員的知識結構。因此，促進衛生監督人員知識更新，實施檔案管理是衛生監督機構的職能手段。

二、衛生監督檔案管理的有效措施

（一）落實衛生監督檔案基礎管理

1.衛生監督檢查檔案

針對衛生監督檢查檔案，需要明確衛生監督意見書、現場檢查……當場處罰決定書等一系列衛生行政執法文書、產品樣品采樣記錄、非產品樣品確認通知書、產品樣品確認通知書、責令改正通知書、當場處罰決定書。

其具體的歸檔程序如下：第一，已取得衛生許可證的單位：經常性衛生監督檢查檔案按一戶一檔的方法進行整理，對一個單位的監督檢查過程中所形成的文件材料一般組成一個案卷，采用類別編號法，按時間順序編制案卷流水號，卷內文件按排列順序編制件號，用檔案袋（盒）進行保管。第二，未取得衛生許可證的單位：衛生監督檢查檔案，按一事一檔的方法進行整理，每次監督檢查行動所形成的文件單獨裝訂成件，按時間的先后順序排列，采用編號法，按時間的先后順序編制案卷流水號，卷內文件排列順序編制件號，用檔案袋（盒）進行保管。

2.現場監督抽檢檔案

針對現場監督抽檢檔案，需要明確產品樣品采樣記錄、非產品樣品確認通知書、產品樣品確認通知書、產品樣品確認書、技術鑒定委托書、檢驗結果告知書。

其具體的歸檔程序如下：每次現場監督抽檢活動所形成的文件單獨裝訂成件，以件為單位按時間的先后順序排列，采用年度編號法編制案卷流水號，卷內文件按排列順序編制件號，用檔案袋（盒）進行保管。

3.衛生監督行政處罰檔案

針對衛生監督行政處罰檔案，需要明確案件受理記錄、立案報告、現場檢查筆錄……結案報告。其具體的歸檔程序如下：按照一案一檔的方法進行整理，一個行政處罰案件所形成的文件材料一般組成一個案卷，采用統一案卷封面，采用編號法，按時間的先后順序編制案卷流水號，卷內文件按排列順序編制頁號，用檔案袋（盒）進行保管。

4.衛生行政許可檔案

針對衛生行政許可檔案，需要明確衛生許可證或衛生許可批件（復印件）、衛生行政許可申請登記表、受理申請決定書……注銷通知書、送達回執、行政許可申請材料。

其具體的歸檔程序如下：按照一證（批件）一檔的方法進行整理，一個申請單位在申辦衛生許可證及驗證、變更、延續、注銷等許可證管理過程中所形成的文字材料組成一個案卷，采用類別編號法，按時間的先后順序編制流水號，衛生許可審核檔案的案卷流水號與許可證編號相對應，卷內文件按排列順序編制件號，用檔案袋（盒）進行保管。

（二）加強開發利用衛生監督專業檔案

由于檔案有較高的保存和使用價值，因此在開展檔案管理的工作過程當中，必須要注重綜合開發利用檔案資料。所以衛生監督機構檔案管理在具體的操作之中就需要加強對衛生檔案制度的建立健全，明確各種檔案的利用手續范圍以及程序上的要求，同時要鼓勵相關部門開展檔案的利用，提高檔案的利用率。其次，衛生監督檔案管理部門還要組織相關人員進行配合，來開展編研工作，工作的重點要圍繞檔案管理部門的各種職能，積極編寫有關于檔案的編研材料，為內部管理決策以及其他工作提供參考依據。衛生監督專業檔案管理工作能夠提高工作的質量和管理水平，所以要加強規范化建設，促進衛生監督執法的規范化。

（三）提高衛生監督檔案資料的利用率

在開展衛生監督檔案的具體管理進程中，需要不斷提升其服務水平和管理水平，實際上就是需要發揮出檔案本身應有的功能，能夠更好地為衛生監督機構所使用，更好地為衛生監督機構提供相應的服務，進而讓其作用能夠真正發揮出來。所以，在實施衛生監督檔案管理的進程之中，對于檔案信息資源還需要回到多途徑、多渠道的開發中，這樣才能夠讓衛生監督檔案能夠更好地服務我們。通過多種檢索工具合理有效地編制，可以提升檔案資料的利用率，同時也可以進一步提高檔案的管理水平。第一，針對收集面需要進一步的拓寬，這樣才可以避免材料出現丟失的現象，從而讓檔案能夠將實際的情況真實、全面的反映出來，以便后續能夠更好地利用檔案。第二，將檔案原本的借閱模式進行合理的調整，促進檔案內容的進一步豐富，并且通過服務手段的持續性創新，可以滿足檔案收集途徑的有效拓寬。將原本傳統的封閉式的服務模式改變為開放式的服務模式，這樣衛生監督機構人員就可以為衛生監督工作的開展貢獻自己的一份力，并且還可以積極參與各種課題研究；這樣檔案管理可以與各種研究課題相互的配合起來，從而做好檔案資料的收集與管理。第三，合理構建綜合檔案的共享平臺。通過計算機網絡的運用，可以確保檔案資源本身的共享使用。作為借閱者，還能夠在網絡平臺上借閱相關的檔案資料，這樣就可以在讓平臺做好流程的審批與執行，在滿足檔案管理效率提升的同時，也能夠節約大量的時間。

（四）加強人才隊伍建設

對于檔案管理，人才是關鍵。人才隊伍建設對于衛生監督機構的檔案管理有著重要的作用，決定了其建設水平的高度。第一，注重引入與培養檔案管理人員，以此來提升衛生監督機構的檔案管理水平。在人才選聘中需要結合衛生機構的實際發展情況，選擇能力突出、專業能力強的人才，使其全面負責各項工作的開展。第二，注重人才素質培訓，這是檔案建設的關鍵。注重人才的培育與教育，制定對應的獎懲措施，以此來匹配時代的發展。第三，在檔案建設進程中要注重從業人員綜合素質的提升，確保相關人員的所有精力都能投入檔案建設中去，以此推動衛生監督機構的檔案管理事業發展。

三、結語

現階段我國的衛生監督檔案管理可謂任重道遠，想要將檔案管理水平提上去，就要考慮諸多制度和措施的制定與實施，這樣才能匹配衛生監督檔案管理的要求。所以作為衛生監督機構，需要明確檔案管理的重要意義與作用，以此來保障其健康穩定運行，推動衛生監督事業的可持續發展。

參考文獻：

[1]孫磊.加強環境衛生監督檔案管理的意義與措施分析[J].科技創新導報，2017（34）：194+196.

[2]李志華.衛生監督機構檔案管理工作的創新研討[J].黑龍江科學，2017（22）：38-39.

[3]張培云.基層衛生監督機構檔案管理現狀調查[J].實用醫技雜志，2017（09）：1033-1034.