淺談如何加強海外項目物資采購環節管控

趙婷婷

摘 要：國際化油公司應采取科學的采購管理方式-垂直管理，對海外項目供應鏈關鍵環節進行管控，包括：計劃管理、采購審核審批管理、質量和過程控制管理、供應商管理、文控管理、供應鏈人員管理等方面內容。以實現規范采辦行為和管控風險，降低采購成本，提高經濟效益，實現可持續發展。

關鍵詞：垂直管理;海外項目;采購環節管控;采購成本;審批權限;閉環管理

隨著國內各大油公司逐漸開拓海外油氣市場，海外收購兼并的油氣項目遍布非洲、南美、中亞、北美、大洋洲等多個國家和地區。但近幾年，受當前地緣政治形勢、金融資本市場形勢等外部環境影響，作為國際化油公司，不僅要認清外部形勢的變化，防控風險，同時還要理順內部管理，優化結構，降低作業成本，提高創效能力，才可實現可持續發展。

對于國際化油公司來說，要有效地對海外項目供應鏈開展集中管理，以實現保供降本，防控重大風險，關鍵在于科學的采購管理方式。通過自身實踐以及借鑒知名油公司好的管理經驗，創新管理模式， 實施公司與海外項目垂直管理。在公司下設供應鏈歸口管理部門，為海外項目供應鏈部門集中管理中心，負責公司設備物資采辦管理規章制度建設，并對海外機構設備物資采辦工作進行管理、指導、考核與監督。海外項目供應鏈為具體執行中心，負責具體項目物資設備采辦工作。根據海外項目的實際情況，公司制定供應鏈管理“一項一策”總體工作計劃，依據總體計劃對供應鏈中的重要節點執行情況進行指導和監督，并與海外項目供應鏈形成合力確保及時供應、降低采購成本和把控風險。

要發揮垂直管理的優勢，主要在以下幾個供應鏈的重要環節進行把控;

一、計劃管理

通過對多個海外項目的調研發現，由于粗放型的采購管理模式，采購物資缺乏計劃性，對工作量和技術參數把握不準確，最終造成采購量超出實際需求量、或技術參數不準確無法使用，造成成本浪費，庫存積壓。

海外項目要加強計劃管理，建立物資需求計劃編制、提報和審批程序，提高計劃的完整性、準確性和及時性。如根據年初批準的工作量和預算，編制年度物資采辦計劃，公司相關部門負責對海外機構年度物資采辦計劃對接審查。為提高計劃的準確性，可要求海外項目在每個季度末根據生產計劃，以優先使用庫存物資為原則，細化年度物資采辦計劃，制訂下個季度的物資采辦計劃，并報公司相關部門審批。公司可根據海外項目采購物資的金額設置審批權限，把控較大金額物資的采購。如對于單項計劃金額大于25萬美元的物資，結合工作量、用途、庫存、預算等方面進行審批。對于工作量未批復，未優先使用庫存，或采購量與工作量不吻合、明顯多于實際需求量等情況，總部不予批準其采購計劃，海外項目不得進行采購或減少采購量。以此，從源頭控制采購需求和采購量。

二、采購審核審批管理

對于海外項目存在的招標重要節點把控不嚴、風險識別與防控意識低、平衡利庫差等問題，公司更需要加大對關鍵節點的審核審批力度。

海外項目應根據生產計劃和預算提出物資采購需求，制定詳細的合同策略。并根據資源國要求和服務特點選擇合理的采購方式。與計劃審批關聯，根據物資金額設置審批權限，借鑒殼牌在幾個非洲國家的管理模式，對于合同金額大于等于25萬美元，物資采購合同策略、授標建議和合同變更及延期，海外項目應報公司審批通過后再實施。對于金額大于100萬美元的合同，以上重要節點還應報給公司招標委員會審批;采購招標項目的資質預審報告、招標文件、評標標準、評標報告過程文件，應提交公司進行背書審核。對于合同金額小于25萬美元的物資采購，海外項目內部審批后可自行實施。這樣既可保留項目自主采購權，又進一步加大了公司對于海外項目重大物資和關鍵設備采購的把控力度。

三、質量和過程控制管理

采購物資設備的質量是保障油田開發生產的關鍵。尤其是重要設備和長線物資，如果在交貨或試運行時發現質量問題，很難在短時間內找到替代品，將會嚴重影響工期和生產進度，給項目帶來重大經濟損失。例如，某作業者項目，從國外采購發電機，在生產過程中供應商出現經濟問題破產，導致無法按時交貨。再如某作業者項目，從國外采購井口控制柜，直至交貨至油田現場驗收時才發現機柜外形與設計不符，無法滿足現場防高溫防沙塵的要求。這些實際案例都說明了質量監管和過程控制的必要性，尤其對于全球采購來說，更需要嚴格設置質量檢驗控制點，層層把關，及時發現問題，控制風險。

質量管理方面，海外項目應根據公司質量手冊要求建立采購物資的質量保證體系，對年度采辦質量目標的完成情況進行統計并報送公司。對重要設備、關鍵材料實施監造，規避質量風險。另外，還應建立健全的采購物資質量問題報告和責任追究制度，對造成質量問題的有關單位和人員追究責任，對供應商依據合同約定進行索賠和處罰。

過程控制方面，海外項目應對采購的重要設備和關鍵材料制訂進度控制方案，確保設備物資安全、及時抵達作業現場。對采購的物資制訂合理的運輸策略，優化運輸方案，監控運輸過程，提高采辦效率，降低物流成本。并建立物資檢驗制度，強化出廠檢驗、第三方檢驗和入庫檢驗。海外項目要防范物資采購過程風險，及時處理物資采購過程中出現的問題，重大問題要及時向公司報告。

四、供應商管理

對于供應商的選擇首先要從資質預審開始，資格審查應重點審查供應商的資質證書、技術實力、HSSE情況、財務能力和業績等。對于資源國在環保方面有特殊要求的項目，海外項目應將未能達到HSSE資審標準的供應商進行否決。涉及生產建設的重大設備和關鍵材料供應商，原則上海外項目應進行現場考察，并將供應商資質預審材料上報公司審核。

公司還應建立動態的供應商考核和評價機制，在供應商完成交貨后，海外項目應對其表現、交貨及時性、貨物質量等方面進行考核，并定期給公司上報供應商動態評價情況。對于不合格供應商要根據合同履約情況給予懲罰，不再繼續合作。

這樣才實現了從采購計劃審批-合同策略審批-過程文件審核-授標建議審批-合同簽訂-交貨-供應商履約評價，形成一個完整的采購閉環管理。

五、文控管理

有些海外項目，文件管控意識差，不重視采購過程文件的留存，造成資料缺失，給日后審計問責、處理糾紛、從資源國回收成本等工作造成了極大困難，沒有完整的文件支持。

海外項目應按照全程記錄在案的管理原則管理采購文件，設立專職或兼職文控人員，按檔案和文控相關管理規定對文件進行歸檔管理。建立清晰和準確的文控臺賬，文件編碼齊全，文件資料間應保持有機聯系，便于保管和查閱。物資采購是高危行業，也是歷來審計的重點，因此做好文控管理工作是前提。公司采購歸口部門也應做好對應的文件歸檔工作，如計劃、合同策略、授標建議、合同延期和變更等的審批文件，背書文件等都需要分類歸檔。

六、供應鏈人員管理

有些海外作業者項目存在當地供應鏈人員業務水平較低，工作效率低，成本管控意識不強，對于公司管理要求執行不到位等問題。因此，做好供應鏈的管理，不僅要把控采購過程，關鍵還要管理好人，培養出一批具有專業素養的海外供應鏈人員。

由公司直接對項目供應鏈實施垂直管理，對垂直管理人員實行矩陣式匯報路線，以向公司采購歸口部門匯報為主，向所在海外項目匯報為輔;公司采購歸口部門負責對海外項目垂直管理人員的招聘、使用、輪崗、晉升等人事管理工作，100%對垂直管理人員進行績效考核，并對獎金分配有建議權。定期對海外機構相關人員相關業務培訓;對海外項目供應鏈經理工作執行情況進行年度績效和廉潔從業考核。這樣公司可以更加直接有效得進行人員管理，同時也督促海外供應鏈人員更積極主動完成公司交辦的任務。

通過垂直管理，抓住關鍵節點把控，使公司與海外項目供應鏈的職責和界面更加清晰，目標任務更加明確，有效規范采辦行為和管控風險。同時更加有利于保供降本，提高經濟效益，上下形成合力，共同推進供應鏈管理持續改進，實現可持續發展。