大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化

摘 要：科技的迅猛發展推動了大數據時代的飛速來臨，并為各個領域增加了新的競爭力與活力。因此高等院校檔案管理人員，如何在大數據時代下對自身的管理理念與模式進行完善與創新，已經成為其應當重點研究的問題。本文主要對高校檔案管理工作使用大數據的重要意義進行分析，對高效檔案管理工作模式的變革與優化進行討論，以期在幫助管理人員提升管理成效與工作質量的同時，推動我國高等院校各項管理活動的更好開展。

關鍵詞：高等院校;大數據時代;檔案管理;優化途徑

檔案管理作為高等院校十分重要的工作內容，能夠在更好對本校人員檔案進行調劑與管理的同時，為學校高層管理人員提供更有方向性的決策意見。大數據時代的來臨不僅對檔案管理工作的管理理念進行了革新，也對管理模式進行了相應的創新與優化，才能使高校檔案管理工作更好地適應不斷變化的時代發展。因此，只有高校檔案管理人員可以在緊抓大數據具體內涵的同時，對自身的檔案管理工作模式進行創新，才能在有效利用、整理各種檔案數據資源的過程中，切實保證管理工作的有序開展。

1 高校檔案管理工作使用大數據的重要意義

信息社會的迅猛發展，使各種海量的數據呈爆炸式的增長呈現在互聯網中，使人們利用傳統的數據處理技術很難對信息資源進行有效抓取，因此利用非常規軟件完成對海量數據處理的大數據時代悄然來臨，并同時具有處理效率高、處理數據類型多樣以及可以對海量數據進行處理的特點。隨著高校檔案管理人員所需要處理的數據信息日益增長，如何在打破陳舊管理理念對自身桎梏的同時，選擇一種能夠在大數據時代背景下，符合發展要求的管理模式，逐漸成為廣大高校檔案管理工作人員不斷研究的問題。因此，大數據的使用可以幫助檔案管理人員完成對有用信息的快速抓取，通過實時整合與分析，幫助其快速完成對檔案的分類以及管理工作，并能夠在滿足服務對象個性化、多樣化需求的同時，切實完成檔案管理效率與工作質量的雙重提升，從而達到保證高校檔案管理工作高效開展的目的。

2 高校檔案管理工作在大數據背景下進行模式變革的具體途徑

2.1 變革管理理念

不少高校檔案管理人員在開展管理工作時，受陳舊管理理念束縛較深，工作主要精力依然投放在對檔案保管、檔案收集、檔案利用以及檔案鑒定工作中，來完成檔案管理以及為檔案需求者提供服務的工作。這種疏忽用戶服務滿意度的管理理念，不僅很難提升管理人員的工作效率，也嚴重與不斷發展的信息化時代相脫離。這就需要高校檔案管理人員能夠在大數據時代中，意識到傳統的紙質載體已經難以滿足不斷增長的信息資源，需要通過對自身管理理念的變革，意識到數據價值的重要性，才能打破陳舊檔案管理流程的同時，完成對檔案存貯載體的建立，使檔案管理人員在樹立管理理念與服務理念并重的同時，保證檔案管理工作的順利開展。

2.2 增加資金投入

傳統的檔案管理工作需要管理人員以人工作業的方式完成對檔案的整理與分類，因此高校很少會考慮到增加檔案管理資金投入，導致管理工作很難在不斷變化發展的信息化時代取得更好成績。因此在大數據時代背景下，為了使本校的檔案管理工作，能夠為領導層人員提供更加精準的決策參考意見，高校需要增加相應的資金投入，保證檔案管理工作能夠在資金、人才以及高端設備的支持下，幫助檔案管理人員對管理模式進行變革。只有這樣，才能在提升檔案整合、利用效率的同時，使管理人員更加科學的完成對檔案發展戰略計劃進行規劃，達到推動高校更好發展的目的。

3 高校檔案管理工作在大數據背景下進行模式優化的具體策略

3.1 對信息化建設進行優化

首先，科技的迅猛發展使各種新興技術以及設備的更新速度加快，因此高校需要預留出一定的設備養護、更新預算，為信息化檔案管理建設提供較好的基礎設施，才能保證檔案管理信息化建設活動的有序開展。

其次，由于高校檔案主要由本院校內的各個院系與部門提供資料，所以高校需要通過持續性策略加強本校檔案管理信息化建設，鼓勵檔案管理人員通過參與定期培訓，不斷提升自身的信息化管理素養與能力，以達到推動檔案管理信息化建設更好發展的目的。

最后，大數據更重視服務端管理工作的信息化建設，因此高校檔案管理人員需要在開展工作活動時，定期對相關的管理軟件、設備以及搜索引擎進行優化，以保證檔案管理模式可以在大數據背景下獲得更好創新與發展。

3.2 優化管理人才隊伍

大數據時代的迅猛來臨要求高校檔案管理人員在參與工作活動時，能夠對自身管理理念進行革新的同時，結合本校內的實際情況與受眾需求，對管理模式進行優化，才能保障檔案管理工作的順利完成。這就需要高校能夠重視優化管理人才隊伍對提升檔案管理工作成效的重要性，通過各種培訓活動的開展，培養信息技術型管理人才。

首先，大數據時代要求檔案管理人才的管理模式更傾向于網絡技術管理，因此高校應該注意引進和培養具備高信息技術素養，以及網絡專業知識儲備較為豐富的人才，以達到優化管理人才隊伍的目的。

其次，傳統的檔案管理模式已經逐漸落后于時代的浪潮中，因此具備數據挖掘技術、專業管理素養、網絡專業知識以及二次處理技術的綜合性檔案管理人員已經成為不少高校急切渴求的人才。這就需要學校定期開展培訓活動，使檔案管理人員的實踐技能以及綜合素養獲得有效提升，并通過對管理模式的創新與優化，保證檔案管理工作質量的有效提升。

最后，為了更好完成對本校內檔案管理人才隊伍的優化，學校可以與本區域內的其他高校以舉辦交流會的形式，鼓勵檔案管理人員在相互之間的不斷互動交流中，既能夠不斷學習新的管理經驗，又可以與其他管理人員共同探討在參與工作活動時遇到的問題，以達到解決實際管理困難的目的。

4 結束語

總而言之，新興科技的迅猛發展使高校圖書管理人員需要在大數據時代的引導下，完成對自身管理工作的創新與優化，并不斷通過對電子信息技術與各種網絡技術的學習，構建出符合本校實際需求的檔案數據庫，通過各種信息化管理模式的應用，既保證管理效率的提升，又能夠在最大程度降低檔案數據泄露概率的同時，更好地提供服務工作，進而達到推動高校檔案管理工作有序開展的最終目的。

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作者簡介

韋琳（1983-），女，壯族，廣西科技大學鹿山學院，碩士，檔案館員，研究方向：檔案學理論與實踐。