基于人才服務的人事檔案電子化建設工作的探討

劉立春

摘 要：人才作為社會和經濟發展的重要戰略資源，在人才管理工作中，人事檔案作為重要基礎和依據。在當前信息化時代背景下，為了能夠更好地提高人才服務水平，需要重視人事檔案電子化建設工作，全面提高人事檔案管理工作的信息化水平，積極促進人事檔案信息的共享，為人才服務水平的提升打下堅實的基礎。

關鍵詞：人事檔案;電子化;人才服務;建設;意義;途徑

人才服務工作是實現人才優化配置的重要前提和基礎。在當前社會發展過程中，對于人才服務工作越來越重視，并積極構建完善的人才服務體系，加快打造人才信息平臺。在這種大背景下，需要加快推進人事檔案電子化建設，全面提高人才檔案信息化管理水平，這不僅有利于降低人事檔案管理成本，而且對于促進人才服務中心各項工作的有序開展也具有積極意義。

1 開展人事檔案電子化建設工作的重要意義

1.1 人才服務中心信息化建設的重要內容

人事檔案電子化建設作為當前人才服務中心信息化建設的重要內容，可以有效地提升檔案管理服務水平，進一步促進人事檔案管理服務的優化。在當前人才強國戰略和就業優勢戰略實施過程中，將政府服務與“互聯網+”深度融合，并以為用人單位和流動人員提供優勢服務為宗旨，全面推進人事檔案與先進技術的結合發展，實現人事檔案電子化轉化，進一步提升人事檔案服務效率和服務質量，充分地發揮出人事檔案為人才服務的重要作用。

1.2 簡化流動人員的人事檔案管理工作

在當前市場經濟環境下，人才流動更加頻繁，這也增加了人事檔案管理的難度。目前各人才市場托管的人事檔案呈現出不斷增長的態勢，這也導致檔案管理和查閱難度增加。基于紙質檔案信息的弊端，通過將現存紙質人事檔案全部轉化為電子檔案，并處用人事檔案電子化掃描查詢系統，為流動人員和企業提供網上檔案信息的查詢和借閱服務，進一步簡化了人事檔案管理工作的流程，全面提升了人事檔案利用效率和服務水平。

1.3 促進人才服務與互聯網技術的深入融合

當前人才服務的變化與互聯網的發展具有較大的關聯性，特別是各種先進技術的應用，這也加快推動了人才服務內容的創新。目前各人才網的人才數據庫無論是人才簡歷、招聘單位的招聘信息及查詢人才信息數量都達到一個龐大的數字，這也表明數字化人力資源時代的來臨，而且人才服務呈現出移去化、云端化和智能化的發展趨勢。這就需要不斷強化人事檔案電子化的建設，使人事檔案能夠更好的服務于人才管理工作。

1.4 有利用推動人才服務的共享

目前，在人力資源管理工作中，企業找不到合適人才，人才找不到合適企業是較普遍存在的現象，導致這種情況發生的主要原因來源于信息的不對稱。通過開展人事檔案電子化建設工作，充分的運用先進技術、數據分析和信息共享等手段，通過搭建共享平臺，促進人力資源信息的共享，實現供求雙方信息的對稱性，用人單位和流動人員能夠精準進行對接，這必然會全面促進人才服務質量和水平的提升。

2 基于人才服務的人事檔案電子化建設的途徑

2.1 構建人事檔案管理服務信息化格局

針對于人事檔案電子化建設過程中，宜制定統一的人事檔案電子化建設標準，并統籌進行推進，通過梳理人事檔案管理服務機構，進一步對檔案公共服務流程進行細化，從而實現人事檔案服務的統一化和標準化。在人事檔案信息采集工作 ，還要采用統一的采集規范標準，對采集項目、指標體系和代碼等進行統一，從而打造規范的人事檔案電子化資源庫，建立統一的人事檔案信息系統，實現人事檔案信息的統一管理。人才服務中心使用的人事檔案管理軟件要做到統一性，這樣可能實現人事檔案信息的實時歸集，為實現全面服務打下良好的數據基礎。同時還要建立全國人事檔案管理服務平臺，為流動人員及用人單位提供存檔信息網上查詢服務，并采用跨區域網上遠程服務模式，打造全國一體化的服務格局。

2.2 完善人事檔案電子數據庫建設

人事檔案電子化建設離不開數據庫的支持，通過對人事檔案信息進行收集和整合，統一納入人事檔案電子數據庫中，集中對人事檔案電子信息進行管理。在人事檔案電子數據庫建設過程中，為了保證數據庫內容的完整性，需要各單位人員要真實填寫個人檔案信息，全面提高檔案信息的真實性和完整性，針對個人檔案信息有變化的情況，需要及時進行補充和更新。另外，人事檔案管理人員在實際工作中還要重視對當事人各種證明材料的收集，進一步確保人事檔案信息數據的真實性和完整性。

2.3 發掘人才服務管理信息系統的大數據化潛力

人事檔案電子化系統通過與大數據技術和人工智能相結合，可以為人才服務工作提供重要的支持。在人事檔案管理工作中，利用大數據技術能夠獲取到更廣泛的流動人員數據動態，并針對這些數據信息進行深入挖掘，可以統計分析流動人員數量、結構、分布和流向，為人力資源管理者快速篩選和匹配適宜的人才。初次面試工作還可以利人工智能機器人幫助人力資源管理者完成具體的工作。而且在人事檔案電子化建設工作不斷深入的情況下，大數據技術還會對人力資源管理者和求職者面對面互動和評價分析工作中發揮出重要作用，基于軟性因素上來評價和篩選求職者。

人事檔案電子化還可能在培訓服務工作中發揮重要作用，人力資源管理者通過檔案電子化數據能夠實現對員工的精準分析，并針對員工學習需求、學習行為和學習模式進行準確識別，以此為依據制定科學的培訓策略，全面提高員工培訓的個性化和智能化水平。另外，在人才測評領域人事檔案電子化具有較好的應用，其能夠針對流動人員的相關信息進行統計分析，并利用大數據技術深入挖掘人事檔案電子化數據中隱藏的信息，全面提升人才測試的實效性。

2.4 保障人事檔案電子信息的安全

電子化的人事檔案信息有利于提高人事檔案管理水平，促進人事檔案信息資源的開發利用。但相較于紙質檔案信息，電子化的檔案信息存在安全性問題。因此需要重視對電子化人事檔案信息的安全管理。具體宜采取專門的信息傳輸通道，實現電子化人事檔案信息的密閉保存，針對于存儲涉密信息的電腦，不宜與外網相連。數據傳輸過程中要采取加密技術。檔案管理人員也要具備較強的信息安全意識，在實際工作中實時將信息保密和安全放在首位，有效的保證電子化人事檔案信息的安全。

3 結束語

在信息化時代背景下，人事檔案電子化建設為人才服務行業的發展注入了新的動力。因此在實際工作中需要重視現代化觀念和技術的應用，加快構建全國性的人事檔案電子化信息庫，實現數據信息的互聯互通，更好地發揮出人事檔案的價值，為人才服務水平的提升打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]羅艷麗.人事檔案電子化管理研究[J].嶺南師范學院學報，2017（06）.

[2]丁麗娜.人事檔案電子化管理及其存在問題和相關措施之管見[J].科技創新導報，2019（19）.

[3]魏娟.人事檔案管理中數據挖掘技術的運用研究[J].企業科技與發展，2018（08）.