如何加強(qiáng)高校科研檔案數(shù)字化管理的策略

鄢滔

摘 要：基于分析如何加強(qiáng)高校科研檔案數(shù)字化管理的策略。首先分析出高校科研檔案數(shù)字化管理的意義。其次分析出高校科研檔案數(shù)字化管理的有效策略，通過(guò)加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的重視;擬定標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn);增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)三種方式。最后分析出高校科研檔案的數(shù)字化管理，能夠有效地保障了檔案管理的安全和實(shí)效。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化管理;科研檔案

在目前信息化發(fā)展的背景下，使得高校的科研檔案管理模式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。現(xiàn)階段，大部分高校的科研檔案管理，仍舊以傳統(tǒng)的管理模式為主，不僅管理的實(shí)際效率較低，還要用大量的空間去儲(chǔ)存檔案，需要更多的管理人員去共同完成，導(dǎo)致檔案管理的成本很高。而數(shù)字化模式的應(yīng)用，能夠有效地代替紙質(zhì)的文件材料，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化，增強(qiáng)科研檔案管理的質(zhì)量和實(shí)際效率。從而，促使科研檔案在最大程度上的開(kāi)發(fā)和利用，有助于科研檔案管理工作效果得到提升。

1 高校科研檔案數(shù)字化管理的意義

科研檔案數(shù)字化管理，就是借助信息化技術(shù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)作為載體，實(shí)現(xiàn)檔案的儲(chǔ)存、傳輸和共享。因此，在高校科研檔案的數(shù)字化管理，能夠節(jié)省很多人工的成本的時(shí)間，只需要建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入，在儲(chǔ)存到硬盤(pán)中，這樣不僅可以減少了檔案的實(shí)地占用空間，還方便各個(gè)部門(mén)之間的檔案調(diào)閱，實(shí)現(xiàn)了更為快捷便利的檔案管理服務(wù)。

并且，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，需要在后期對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)，并且要注意防火、防潮等問(wèn)題，管理起來(lái)十分復(fù)雜。但是數(shù)字化的檔案管理，就有效地避免了這些問(wèn)題的發(fā)生，可以利用計(jì)算機(jī)去自動(dòng)地進(jìn)行數(shù)據(jù)的分類(lèi)和儲(chǔ)存，并沒(méi)有較為高要求的檔案保存環(huán)境，能夠在極大程度上減少檔案的丟失和破損等情況產(chǎn)生[1]。而且，各個(gè)部門(mén)之間可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，去完成檔案的傳輸。從而，有效地延長(zhǎng)了檔案資料的時(shí)間，確保檔案資料的無(wú)限循環(huán)利用，實(shí)現(xiàn)了最佳的檔案管理效果。

2 高校科研檔案數(shù)字化管理的有效策略

2.1 加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的重視

在高校的科研檔案數(shù)字化管理階段，需要高校要高度的重視數(shù)字化的檔案管理模式。由于數(shù)字化檔案的建設(shè)是一項(xiàng)比較復(fù)雜且循序漸進(jìn)的工程。因此，高校要樹(shù)立以科研事業(yè)，發(fā)展高等教育的理念，正確的認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理的思想，并將其納入到重要的工作中，確保高校科研檔案的數(shù)字化管理質(zhì)量。

首先，在數(shù)字化檔案管理的建設(shè)中，需要得到高校領(lǐng)導(dǎo)者的重視，讓科研人員具有更高的工作動(dòng)力和熱情，促使各個(gè)部門(mén)的對(duì)此支持，有效的推進(jìn)科研檔案數(shù)字化管理工作的效率，保障了科研檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。其次，科研檔案管理部門(mén)，應(yīng)為數(shù)字化檔案的建設(shè)，提出長(zhǎng)期合理的建議，能夠不斷的優(yōu)化其數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量[2]。同時(shí)，在保證紙質(zhì)檔案的有效管理下，可以建立完整的數(shù)字化科研檔案管理制度，包括對(duì)工作人員的工作內(nèi)容、目標(biāo)、要求等方面，確保數(shù)字化科研檔案管理的規(guī)范化。

2.2 擬定標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

高校科研檔案數(shù)字化管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，是作為數(shù)字化建設(shè)的參考依據(jù)。因此，相關(guān)的檔案管理部門(mén)，應(yīng)根據(jù)科研檔案的特點(diǎn)和保密規(guī)定，按照科研檔案的具體形式和內(nèi)容，來(lái)擬定出較為標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。主要包括對(duì)檔案資源的標(biāo)識(shí);檔案資料的介紹、存儲(chǔ)和保管，以及交換和調(diào)閱等方面內(nèi)容，來(lái)更好地進(jìn)行檔案數(shù)字化的管理。

首先，數(shù)字化的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，需要對(duì)科研檔案管理人員、數(shù)字化設(shè)備的使用等進(jìn)行具體的規(guī)定。同時(shí)，對(duì)于數(shù)字化的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，主要是對(duì)業(yè)務(wù)的流程、數(shù)字化語(yǔ)言、電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行規(guī)

范[3]。其次，在對(duì)科研檔案的數(shù)字化管理中，需要一定的數(shù)字化技術(shù)，所以對(duì)其的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，包含了數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)的格式傳輸、數(shù)據(jù)的管理技術(shù)等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，都需要有嚴(yán)格的要求。從而，有效地增強(qiáng)了高校科研檔案數(shù)字化管理工作的安全高效。

2.3 增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在高校的科研檔案數(shù)字化管理中，需要打造出一支高素質(zhì)且專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。首先，高校應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員，進(jìn)行計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等方面的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，使其能夠具備高水平的數(shù)字化管理技術(shù)，能夠增強(qiáng)自身的工作水準(zhǔn)，更好地適應(yīng)數(shù)字化的檔案管理模式。其次，高校可以聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化檔案管理人員，讓檔案管理人員充分地認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性，促使其能夠不斷的優(yōu)化自我。從而，逐漸促使高校的科研檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)，是一批既有專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)能力和知識(shí)，又能熟練運(yùn)用信息技術(shù)的綜合型人才，來(lái)推動(dòng)高校科研檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校科研檔案的數(shù)字化管理，能夠有效的保障了檔案管理的安全和實(shí)效。通過(guò)對(duì)科研檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理建設(shè)，來(lái)節(jié)省更多的人工成本和時(shí)間，減少檔案的丟失和破損等情況產(chǎn)生，確保了延長(zhǎng)了檔案資料的時(shí)間，確保檔案資料的無(wú)限循環(huán)利用，實(shí)現(xiàn)了更為快捷便利的檔案管理服務(wù)。從而，在很大程度上增強(qiáng)了數(shù)字化科研檔案管理的質(zhì)量，保證其管理的規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

[1]馬國(guó)勝，李高峰，王文慧.高校科研檔案數(shù)字化策略與措施研究[J].蘭臺(tái)世界，2018.

[2]張蕾.新時(shí)代高校檔案數(shù)字化管理的問(wèn)題與對(duì)策[J].咸陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2017（06）：124-126.

[3]姜霽純.基于新形勢(shì)下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019，241（04）：4-5.