大數(shù)據(jù)時代檔案管理轉(zhuǎn)型研究

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)及相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求。一個生產(chǎn)、應(yīng)用和分享大數(shù)據(jù)的時代已經(jīng)來臨，檔案在大數(shù)據(jù)家族中只是冰山一角，但這一角的價值功能不會被歲月融化和減退，其對了解歷史、服務(wù)現(xiàn)實、預(yù)測未來有重要的作用，所以必須與時俱進地推動思想觀念與管理模式、管理手段的轉(zhuǎn)型，使最具傳統(tǒng)意義的檔案工作跟上大數(shù)據(jù)時代前進的步伐。

關(guān)鍵詞：檔案管理;大數(shù)據(jù);模式轉(zhuǎn)型

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與問題

大數(shù)據(jù)檔案管理具有較高的管理效率，是未來事業(yè)單位檔案管理模式的發(fā)展方向。然而，由于我國計算機技術(shù)起步較晚，計算機普及程度相對較低，目前的文件管理模式還存在許多問題，主要表現(xiàn)在兩個方面：

1.1 事業(yè)單位檔案管理部門對大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式轉(zhuǎn)型的認識不足

目前，由于工作環(huán)境相對穩(wěn)定，缺乏變革的激勵政策，一些事業(yè)單位的檔案工作者在大數(shù)據(jù)背景下缺乏新的檔案管理模式，在實際的檔案管理中仍然沿用舊有的管理模式，導(dǎo)致了在數(shù)據(jù)量越來越大的背景下，檔案管理工作中出現(xiàn)漏報、缺失和錯誤的問題。此外，某單位檔案管理部門無法及時掌握人員、建設(shè)、財務(wù)等各種信息，從而無法及時向本單位其他部門報告存在的問題，給單位的高效運行造成了困難。因此，有必要提高對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理新模式的認識，為事業(yè)單位檔案管理模式的轉(zhuǎn)變奠定思想基礎(chǔ)[1]。

1.2 檔案歸檔制度不完善，檔案歸檔過程不規(guī)范

首先，隨著現(xiàn)代單位業(yè)務(wù)體系的不斷完善，各部門的職能分工逐步細化和專業(yè)化，單位數(shù)量逐步增加，而檔案管理工作涉及多個部門，檔案數(shù)據(jù)從各部門流向檔案管理部門的過程中，沒有完善的制約機制和規(guī)范手段。在當前形勢下，該制度的缺陷在檔案管理中被放大，造成檔案工作難以實施，檔案歸檔過程中存在漏洞和錯誤，部門職能分工不清，導(dǎo)致責任推卸、工作效率低下等嚴重問題。其次是在立案過程中存在時滯甚至違約的現(xiàn)象。由于檔案歸檔過程不規(guī)范，新建檔案不能及時歸檔，造成檔案管理工作的混亂。再次，由于資金短缺，檔案管理難以改變原有的檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理效率低下等一系列問題[2]。

2 轉(zhuǎn)型的研究

2.1 思想觀念的轉(zhuǎn)型

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人們對檔案的認識也一步一步地深化。我們今天所說的檔案，從內(nèi)容到形態(tài)，都有了新的含義。檔案不再只是國家機器的專利，檔案再也不受記錄方式和載體類型的影響。電子檔案能“發(fā)聲顯影”，使檔案更具有真實性。傳統(tǒng)利用檔案，主要是為解決某一問題，去查找歷史檔案，實行精確查找。然而現(xiàn)在為了找到最佳方案是去分析與某事物相關(guān)的所有數(shù)據(jù)，而不是去分析少量的數(shù)據(jù)樣本。對數(shù)據(jù)的要求也不再追求精確性，不再去探究那些難以捉摸的因果關(guān)系，繼而關(guān)注事物的相關(guān)關(guān)系。

我們在思考如何收集檔案時，不能只局限于“紅頭文件”（公文）的收集，也要注意“白頭文件”（內(nèi)部文件）的收集，更要注重“黑頭文件”（法規(guī)文件）的收集歸檔，保持一個事物文件材料的完整性;檔案種類也不只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其他載體信息也都是檔案。因此，在大數(shù)據(jù)時代，必須樹立“大檔案”“數(shù)據(jù)大整合”的觀念，深度挖掘檔案信息資源，把有保存價值的文件材料和信息資料都作為檔案進行管理，使檔案的收集更齊全完整，更好地服務(wù)行業(yè)需要，更好地推動事業(yè)的發(fā)展[3]。

2.2 管理模式的轉(zhuǎn)型

1）檔案館是檔案事業(yè)的主體。通過這次機構(gòu)改革，進一步理順了管理體制，明確了檔案館的主體地位，檔案館完全成為“實體”，減少了檔案館對檔案局的依賴性，在人、財、物的安排上更有保障，完全可以實現(xiàn)國家檔案局提出的“檔案館要成為兩個基地，一個中心”的工作目標。

2）加強檔案數(shù)據(jù)整合。單個檔案館要樹立“大全宗”概念，規(guī)范數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，滿足人們對檔案的需求。要加強館際之間的橫向聯(lián)合，頻繁交流與互動，改變信息孤島，使檔案館成為綜合信息的“活港”，對印證歷史、了解現(xiàn)狀、探索未來更具有話語權(quán)。

3）走信息化發(fā)展之路。這是大數(shù)據(jù)時代檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的一個戰(zhàn)略抉擇，而當前單位對檔案信息化建設(shè)專項資金投入不足，各單位對電子公文歸檔缺乏有效管理，各個檔案館檔案信息化建設(shè)起點不高、重視度不夠，檔案數(shù)據(jù)庫資源匱乏，電子檔案信息服務(wù)水平低。如果不改變這種狀況，檔案工作有可能逐步被邊緣化。所以，在檔案管理模式上，要按照國家檔案局的要求，積極推進數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)，走“電子強檔”可持續(xù)發(fā)展之路[4]。

2.3 管理手段的轉(zhuǎn)型

檔案管理之所以說是最具傳統(tǒng)意義的工作，其一，是行業(yè)歷史久遠，伴隨文明社會的產(chǎn)生就有了檔案和檔案工作。其二，是管理手段一以貫之，檔案整理與數(shù)字化處理流程復(fù)雜，環(huán)節(jié)太多。檔案以“卷”為單位整理有十多個工作環(huán)節(jié)，2000年國家檔案局推行文書立卷改革，實行以“件”為單位整理檔案，確實達到了“簡化整理、深化檢索”的目的。

2.4 保管和利用方式的轉(zhuǎn)型

安全保管檔案就是最大限度地延長檔案的壽命，為資政存史，為人民服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)存儲發(fā)生了史無前例的變化，紙寫筆載、白紙黑字不再是唯一保管信息的方式。在很多情況下，人們對數(shù)據(jù)的利用是采用模糊查找，分析與統(tǒng)計不單只看小數(shù)據(jù)，而要一并搜索與之關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)群，數(shù)據(jù)的利用不再是解決某一特定的實際專題，而是產(chǎn)生新的思想飛躍，創(chuàng)造新的模式，打造新的產(chǎn)品，實現(xiàn)數(shù)據(jù)重組。檔案的情報性價值日趨凸顯。所以，對檔案的保管提出了許多新的要求。檔案館不能只保存官方文書，也要注重民生檔案的收集與保管，成為一個區(qū)域（行業(yè)或單位）名副其實的綜合性檔案館（室）。

要積極推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。國家檔案局在2010年發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，2014發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，這是國家檔案行政主管部門順應(yīng)發(fā)展大勢和數(shù)字大潮的重要舉措，為數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)指明了方向、提供了遵循。目前地方積極推進者甚少。但檔案保管數(shù)字化、智能化發(fā)展是大勢所趨、不可逆轉(zhuǎn)，我們必須摒棄保守陳舊的思想觀念，改變落后的方式和行為，創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，不斷提高管理和工作效率，采用智能化的方式，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位的發(fā)展，離不開檔案管理這項工作的有效落實。如何有效地進行檔案管理是當前檔案管理模式研究的一個重要方面。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理模式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向數(shù)字化、電子化管理的轉(zhuǎn)變，對于提高事業(yè)單位檔案管理的效率具有重要意義。

參考文獻

[1]劉延麗.會計師事務(wù)所檔案管理問題及對策探討[J/OL].中國商論，2019（22）：159-160.

[2]謝波.淺析人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用[J/OL].機電工程技術(shù)，2019（11）：40-42.

[3]周玲，范秀琴.大數(shù)據(jù)對高校非保密檔案信息遠程服務(wù)的影響[J/OL].中國科技信息，2019（23）：43-44.

[4]王詠梅.新時代高職院校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新[J/OL].九江職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2019（04）：1-4.

作者簡介

張雪（1986-），女，山東濱州人，漢族，大學(xué)本科，助理館員，研究方向：檔案管理。