確保紙質檔案數字化的質量與信息安全

余嘉聲

摘 要：現階段科學技術發展速度加快，管理檔案的模式也有著一定的轉變，我國各企業及事業單位檔案使用需求量不斷增加，原有紙質檔案的查閱方式對于各方面的使用需求有一定制約。實現紙質檔案的數字化是基層檔案相關管理人員應該完成的基本工作，基層檔案相關工作人員有效學習檔案數字化，掌握數字化的業務流程和技術要領，使數字化工作各個環節更加規范，保證紙質檔案數字化的信息安全以及質量。

關鍵詞：基層檔案室;紙質檔案;數字化工作;信息安全

紙質檔案數字化指的是可以更快捷、方便、準確地提供檔案信息資源來使用，能夠有效共享公開的檔案資源及信息，以達到滿足社會使用檔案的目的。現階段，紙質檔案數字化是各級管理檔案部門將檔案信息化進程加快的方式，構建數字化檔案館一項較為重要的基礎工作。在全面開展紙質檔案的數字化工作時，也產生了一些問題，例如確定數字化對象的范圍不合理，沒有良好的數字化成果，無法使用數字化成果。針對以上這些問題，怎樣保證數字化的成果質量以及有準確完整的數字化信息來利用，是現階段數字化工作中應該重視的問題。

1 基層檔案是紙質檔案數字化的必要性

相較于其他行業，基層檔案出現的時間較晚，盡管檔案室儲存的信息較為充足。但受到兩方面原因的限制，對于使用者的要求無法進行滿足，一是沒有深度挖掘檔案中的信息資源，信息資源較為有限。此外，基層文件在時間的推移下不斷增加數量，因此出現了很多記錄信息的方式，尤其是自動辦公系統及計算機技術，對原有的檔案管理方式形成一定的沖擊，傳統的檔案管理方式逐漸不符合社會發展情況。面對這樣的問題，基層單位應該盡快實現數字化檔案，將檔案的使用率提升，并利用保存及檢索這些功能，使檔案為基層提供更好的服務。另外一個是基層信息很多是分散的，盡管紙質檔案全部記錄在案，在查閱的過程中還是要耗費很多時間。而紙質檔案實現數字化后能將這一問題改善，數字化中的檢索功能能夠搜到零散的信息，具有快速、高效、便捷的優勢，能夠讓很多人同一時間在數據庫中對自己需要的信息進行搜索，實現資源共享[1]。

現階段基層檔案室的管理人員慢慢改變自身觀念，不再只是收集檔案，而更加重視使用檔案，以此來符合時代發展的步伐，同時是檔案數字化實現的最快速方式。單位發展會受到管理基層檔案能力的影響，從而應認識到檔案數字化的重要性，將檔案管理水平提升，才可推動單位的可持續發展。

2 基層檔案室紙質檔案數字化現狀

現階段信息化技術深入發展，各類檔案開始應用信息化的管理系統，為實現紙質檔案的數字化提供硬件及技術上的有利條件。電子檔案與傳統紙質檔案相比較，在功能方面有著較為突出的優勢，其可以通過數字檔案使檔案資源更加豐富，將及使用范圍擴大，并將使用檔案的效率提升。使用計算機來管理檔案，有利于便捷查找相關數據，將管理檔案的效率大幅度提升，從目前紙質檔案數字化開展狀況來看，還有一些問題存在著。

2.1 部分紙質檔案數字化不規范

紙質檔案數字化有著相關規范的基本依據，這一依據可提供給紙質檔案數字化一定的技術規程以及要求，但這一相關規范沒有明確規定出數字化具體工作流程以及操作方法。開展具體工作的過程中，類型不同的檔案應使用不同的管理條件以及技術，但現階段的規范所做出的技術標準是國家統一使用紙質檔案數字化的標準，這將會造成紙質檔案在數字化實踐中產生不統一、混亂的情況。比如對于文件的掃描，為保證圖像的清晰，應提高其分辨率，但這樣會增加其占用的空間，針對這一情況有人認為應該有效控制圖像占據的空間比例，但有部分人覺得有清晰的圖片才最重要，因此難以統一觀念。

2.2 紙質檔案數字化難以協調

現階段有些單位因為檔案數字化涉及較多的部門，在具體開展工作過程中，極易在部門之間產生分工不明確難以協調的情況。在紙質檔案實現數字化期間，檔案室應和專業技術公司或相關單位進行合作，然而會受到自身一些條件的制約，在合作期間也會產生意見難以統一的情況[2]。

2.3 工作流程沒有良好銜接性

開展紙質檔案數字化的工作流程有編號領取、輸入著錄、掃描、上傳、質檢及歸庫等環節，一個環節在銜接上出現問題，將會對其他流程有一定的影響。比如有的檔案頁數只有一頁半，但在掃描過程中會出現兩頁，而編號只有一個，這將造成掃描和編號不統一，使紙質檔案數字化這一工作無法良好銜接。

2.4 數字化系統不具備良好兼容性

一些管理檔案的系統更新不及時，造成一些數據無法兼容和讀取。在這樣的情況下，紙質檔案數字化系統應進行升級，并合理使用轉換方法，以此來解決檔案數據長時間存取和網絡共享的問題。

3 開展紙質化檔案數字化工作的具體對策

3.1 合理制定技術規范

開展紙質檔案數字化工作應配備科學全面的技術規范，以引領工作流程，從而非常有必要制定技術規范使其標準化統一，并作為開展紙質檔案數字化工作的基礎。為使紙質檔案數字化工作開展更具規范性、合理性和科學性，應該和實際情況相結合，根據國家檔案相關標準及相關規范，制定出檔案館相應的檔案數字化技術規范。數字化技術規范主要有前期處理、掃描檢驗質量、刻錄光盤等流程，以及每一環節操作標準和制度。此外，應按照紙質檔案數字化工作中出現的具體問題，來修訂和補充已制定的數字化工作技術規范，統一規定技術標準。不同的紙質檔案數字化工作部門應按照實際工作內容，制定出符合自身工作特征的工作流程，保證其統一性，確定每一工作部門的任務和責任，確保良好銜接各部門的工作流程，以有序推進紙質檔案數字化工作的開展。

3.2 投入大量資金，配備軟件設施

轉化紙質檔案為數字檔案，一定會使用到軟硬件設施及設備，同時通過網絡管理系統將紙質檔案上的信息轉移至數字硬盤上。因此其設備配置應根據相關需求標準進行有效購置，從而達到開展紙質檔案數字化工作的基本要求[3]。相關設備及設施的購買需要大量資金的支持，應保證資金投入的力度，確保可支出的資金，來購置相關設施和設備，這是順利開展紙質檔案數字化工作的必要條件。其中軟件主要有電腦網絡等網絡化、自動化的操作系統、軟件殺毒軟件、防毒軟件、數據加工軟件以及檔案管理軟件。硬件主要有信息化、網絡化、自動化管理的系統服務器、數字化檔案存儲設備、工作站、打印儀器以及掃描儀器等。例如計算機移動硬盤、彩色高速掃描儀、刻錄機及彩色打印機等，在具備這些軟硬件設施及設備后，才可確保有效開展紙質檔案數字化工作。

3.3 全程管理控制操作流程

全過程管理是開展紙質檔案數字化工作重點，因此應保證全程管理以及合理控制。有效管理紙質檔案數字化工作過程，是健康開展紙質檔案數字化工作的保障，管理紙質檔案的數字化工作，應全程管理數字化工作項目。檔案數字化工作的環節主要有整理分類檔案、檔案拆卷掃描、處理圖像、存儲圖像、信息錄入、構建目錄庫、掛接數據、構建索引、核查數據、數據備份、還原裝訂、驗收入庫以及管理數字化成果等，這其中每一個環節都應該落實到個人，不僅要分工協作，還要專人負責，以科學地進行全過程管理紙質檔案數字化工作。

3.4 做好驗收核查工作

紙質檔案的數字化工作，每一環節都應該全員參與，并遵守相關技術標準和規范，確保使用統一的操作方法，保證數字化加工質量。完成數字化工作后，應科學的檢查對接、掃描、登記、還原案件等每一階段的工作質量。驗收檢查這一環節是開展紙質檔案數字化工作的關鍵內容，認真仔細的校對、驗收、檢查、審核數據的錄入、著錄及關聯等內容，也應重錄補充或是修改不合格的數據，保證數字化檔案與紙質檔案具備一致性、準確性和完整性。因為在計算機檢索掃描文件時，圖像是縮略狀態，為進一步查閱數據應進行放大，當分辨率較低時，放大后圖像將會不清晰，有著較為模糊的成像線條，在分辨率已確定但掃描圖像清晰度不夠時，應將其分辨率提升重新進行掃描。

3.5 保證檔案原件和數字檔案信息安全的措施

為確保紙質檔案的數字副本為檔案原件完整、真實、可用、可靠的復制件，應在開展紙質檔案數字化工作期間進行全程的安全管理和控制。合理、有效的安全措施是保障紙質檔案數字化工作開展安全的保證，應將相關安全管理措施完善，實行數字化對象的審批制，運用合理的數字化技術，落實質量控制程序，根據規范要求進行數字化工作成果的移交，保證數字化檔案和檔案原件的信息安全[4]。在開展紙質檔案數字化工作期間，應形成嚴格的系統的管理體系，并且應自動控制相關技術措施。例如控制計算機訪問、控制網絡鎖定及監測及控制信息登錄訪問等。在檔案信息授權方面提供服務，構建數據備份及網絡系統防火墻，加密數據，其中應重視的是數據在備份之后，應在備份介質上做好標注，有利于查找和管理。

4 結語

在信息化時代下，信息化管理檔案提供給檔案管理工作一定的便利條件，能夠將檔案管理的科學化及信息化水平提升。在實際開展檔案管理工作過程中，檔案管理人員應借助信息化技術的優勢，掌握檔案管理中出現的問題，并根據這些問題做出相應的措施，以推動檔案管理模式的創新，實現檔案的數字化建設，將實際管理檔案的水平提升。

參考文獻

[1]劉大鵬.基層檔案室紙質檔案數字化工作的開展探索[J].蘭臺內外，2019（30）：44.

[2]劉大鵬.基層檔案室紙質檔案數字化工作探索[J].蘭臺內外，2019（21）：50.

[3]楊露.基層檔案室紙質檔案數字化工作的實踐探討[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——公共政策的創新與分析學術研討會”論文集（下）.《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：《科技與企業》編輯部，2016：303.

[4]徐葉黎，鐘秀梅.基層檔案室紙質檔案數字化工作的實踐探討[J].山西檔案，2015（05）：67-68.