試論現(xiàn)代電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理

張元科

摘 要：隨著我國科學技術的不斷發(fā)展，電子文件檔案管理方式逐漸被社會各界的企業(yè)所廣泛推崇應用，但由于我國電子文件檔案管理工作依然處于發(fā)展中階段，所以就形成了當前新舊檔案管理方式并存的局面，為了能夠促進新舊兩種檔案管理模式不斷磨合發(fā)展，則需要企業(yè)與檔案管理工作人員能夠加強探索和創(chuàng)新，所以本文針對電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同特點進行分析，通過比對其中優(yōu)劣勢，尋找二者差異性和共通性，為健全檔案管理現(xiàn)代化工作模式提供參考。

關鍵詞：電子文件;檔案管理;區(qū)別

社會經(jīng)濟的進步與發(fā)展為電子信息化技術提供了良好的發(fā)展空間和機遇，辦公室工作逐漸趨向自動化、信息化發(fā)展，不僅為工作人員減輕了工作壓力，更加提高了企業(yè)的工作效率，對于企業(yè)檔案管理工作來說，電子文件檔案形式逐漸取代了傳統(tǒng)繁瑣復雜的辦公文件，日常工作與檔案的記錄管理直接利用計算機所記載儲存，雖然相比于傳統(tǒng)檔案管理工作優(yōu)勢明顯，但其中諸如網(wǎng)絡安全等問題卻逐步暴露，針對于此，則需要對新舊檔案管理工作進行整合優(yōu)化，提高檔案管理工作實際水平。

1 電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的歸檔時限區(qū)別

以目前實際情況來看，電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理工作當中，歸檔時限具有明顯的差異性，其中傳統(tǒng)檔案管理工作的歸檔時間，主要是指在完成了所有的檔案資料后，由檔案管理工作人員對檔案進行統(tǒng)一收集整理，進而合理地進行歸檔和存儲，而電子文件檔案管理工作開展當中，相比于傳統(tǒng)方式更加具有靈活性的特點，更加易于進行復制和調配閱讀，并且在歸檔后，不會對相關部門查找和利用檔案資料產(chǎn)生明顯的影響。所以通過對電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理工作的比對后可以發(fā)現(xiàn)，電子文件檔案管理的歸檔時間更加靈活可控，并且歸檔時間不用延長。

2 電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的歸檔區(qū)別

電子文件檔案管理方式更加趨向現(xiàn)代化、科學化，所實行的管理工作也主要由管理部門對檔案統(tǒng)一進行規(guī)劃，其中管理工作的開展具有社會化、自動化、標準化和網(wǎng)絡化等特點，所以相比于傳統(tǒng)檔案管理工作具有明顯的差異。

2.1 歸檔時間

電子文件檔案管理工作當中，歸檔時間可以是文件辦理結案后，也可以是在階段性工作周期當中定時歸檔，在各級部門的電子文件檔案形成后，通過網(wǎng)絡傳輸給檔案管理部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案管理工作人員接收并登記，按照事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，進而實現(xiàn)用戶的隨時調取和訪問。電子文件檔案歸檔方式具有兩方面優(yōu)勢，其一，由于檔案歸檔較為靈活便利，所以則有助于檔案的健全穩(wěn)定，有效減少由于文件丟失而影響的檔案真實性，其二，檔案完全電子化、數(shù)據(jù)化，管理人員僅需要通過計算機進行操作，即可實現(xiàn)對文件的調取和擺放，所以相對工作更加便捷高效，有助于提高管理工作效率。在傳統(tǒng)檔案管理工作開展當中，歸檔工作主要由檔案管理部門統(tǒng)一搜集表格和報告，所以工作周期較長，在進行實際的統(tǒng)計時，還需要以紙質材料作為依托，所以相對工作進展緩慢，歸檔時間較為局限。

2.2 歸檔方式

電子文件檔案主要采用電子編碼技術，所以一旦在工作當中發(fā)生修改和刪除，則難以發(fā)現(xiàn)痕跡，并且由于電子文件依托硬件設備進行儲存，在硬件的移動當中，文件的真實性無法得到保障，所以為了提高電子文件檔案的可靠性，則需要在文件的形成和傳輸過程中，隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，而反觀傳統(tǒng)檔案管理歸檔方式，主要以采用紙質材料為主，雖然對原始文件難以進行改動，但如果材料發(fā)生更換，同樣會影響檔案的真實性。

3 電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理的載體區(qū)別

傳統(tǒng)的檔案多數(shù)為紙質材料，企業(yè)在進行檔案管理工作時，則需要建設檔案室，通過工作人員的整理和擺放，實現(xiàn)對檔案的歸類，以便于調取應用，其優(yōu)勢在于檔案具有絕對的真實性和可靠性，但其劣勢同樣明顯，主要體現(xiàn)在由于檔案室的建設，占據(jù)企業(yè)內部大量空間，并且在企業(yè)長期的經(jīng)營和發(fā)展當中，檔案勢必逐漸增加，為了能夠進行儲存擺放，則需要不斷擴大檔案室的規(guī)模，除此之外，在傳統(tǒng)檔案的管理工作當中，為了避免紙質文件遭受破壞，還需要結合防護措施和防火措施的建設，所以也會耗費大量的人力物力。電子文件檔案主要依靠計算機技術與網(wǎng)絡技術作為支持，在工作當中，通過電子文檔的記載，在硬件設備中進行保存，所以相比于傳統(tǒng)檔案管理工作更加高效便捷，在當前時期下，企業(yè)為了實現(xiàn)電子化、信息化檔案管理工作的轉型，在前期則需要大量的時間和精力對原有檔案進行整理，錄入到計算機等設備當中。總體來看，電子文件檔案管理方式相比于傳統(tǒng)檔案管理工作所具有的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在檔案的記錄和傳輸方面，但在檔案的儲存方面同樣具有一定風險，由于網(wǎng)絡空間存在大量風險和安全隱患，以及硬件設備本身容易受到外界環(huán)境因素干擾，所以管理工作的開展同樣需要加強防護措施建設。

4 傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的融合

傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理工作分別具有不同的優(yōu)勢和劣勢，在當前新舊管理模式并存的背景下，則需要加強二者的融合，提高企業(yè)檔案管理工作的效率與質量，具體措施如以下：首先，原有紙質檔案基數(shù)較大，所以如果僅通過人工進行記錄和儲存勢必造成浪費情況發(fā)生，為了解決這種情況，可以通過拍照、復印和掃描等處理方式，將其轉化成為電子材料。其次，在二者的融合當中，企業(yè)檔案管理工作人員應當盡可能地調取和審閱電子檔案，避免對紙質材料的磨損。最后，應當將兩種檔案形式進行展示，以便于用戶結合自身實際需求進行選擇，提高檔案的利用率。

5 結語

在當前時期下，企業(yè)檔案管理工作面臨著優(yōu)化與轉型，所以管理人員則應當能夠正確認知兩種管理方式的特點，并掌握操作方式，促進兩種管理方式的融合，推動管理工作水平提高，為企業(yè)發(fā)展提供有效助力。

參考文獻

[1]王姝琰.試論電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理[J].西部大開發(fā)旬刊，2012（10）：41-41.

[2]劉瑋.現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決措施[J].辦公室業(yè)務，2012（11）：41-42.

[3]姜文燦.現(xiàn)代電子文件檔案管理的問題與對策研究[J].才智，2015（35）：245.