大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理云計算應用初探

隨著云計算和物聯(lián)網(wǎng)等新技術的興起，企業(yè)以及企業(yè)推動下的社會發(fā)展和技術應用開發(fā)進入到大數(shù)據(jù)時代。如何利用網(wǎng)絡技術更新管理模式，高效地提供各類檔案信息，是當前企業(yè)檔案管理面臨的問題與挑戰(zhàn)。

1 云計算概念

云計算是基于網(wǎng)絡計算和軟件即服務等技術綜合發(fā)展而來的一種IT資源的交付和使用模式。提供資源的網(wǎng)絡被稱為“云”，它的計算能力通常由分布式的大規(guī)模集群和服務器虛擬化搭建。其優(yōu)勢是資源集成，其精髓是服務[1]。

2 云計算技術應用的國內(nèi)外現(xiàn)狀

我國檔案信息化建設大致經(jīng)歷了電子文件歸檔及電子檔案的管理、數(shù)據(jù)庫的檔案化管理、檔案云計算管理這三個階段，我國云計算技術的應用尚處于導入和準備階段，服務市場總體規(guī)模較小[2]。

國外方面，美國是“云計算”概念的發(fā)源地，也是全球云計算技術引領者和應用的主戰(zhàn)場。目前美國聯(lián)邦政府打造的電子檔案館是一個政府檔案云，它的理念是在世界上任何地方、任何時間，只要有權限都可以獲取聯(lián)邦政府開放的檔案[3]。

3 云計算在企業(yè)檔案管理中應用的可行性

3.1 企業(yè)檔案管理存在的不足

1）信息資源利用不足，共享存在局限性。目前，檔案信息資源的有效組織、利用和開發(fā)還缺乏統(tǒng)一的標準和實際可行的手段，相關產(chǎn)品和工具也較為匱乏，造成信息資源擁有者資源豐富，而使用者卻沒有有效途徑獲取相關資源;不同地域、不同部門的信息系統(tǒng)無法互聯(lián)互通，導致無法實現(xiàn)跨部門業(yè)務的協(xié)同工作。

2）信息化硬件投入大，維護成本高。企業(yè)檔案信息化建設過程中，整個信息系統(tǒng)的安全運轉需要投入大量人力、物力和財力，硬件投入多而軟件開發(fā)少，極易出現(xiàn)業(yè)務延伸性不強，與其他系統(tǒng)不兼容，不適應時代發(fā)展需要等問題。

3.2 云計算在企業(yè)檔案管理應用中的優(yōu)勢

1）實現(xiàn)同平臺多用戶管理和資源共享，充分發(fā)揮檔案價值。云計算通過構建云服務平臺，將分散的企業(yè)檔案信息資源集中起來，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的共享;建立統(tǒng)一的檔案信息管理入口，被授予特定權限的用戶，可在自己權限范圍內(nèi)查詢相應檔案信息;檔案需求者得到的是“云服務”，無需關心檔案信息存儲在哪，最大限度的發(fā)揮檔案信息的支撐作用，提高檔案的應用價值。

2）節(jié)約軟硬件投入，降低檔案維護費用。云計算采用低價的計算和存儲節(jié)點來構成“云”。“云”又能將眾多計算節(jié)點、應用軟件、開發(fā)平臺、存儲設備等基礎設施通過虛擬化技術進行封裝，轉化為檔案管理所需的各種服務。可以大大節(jié)約成本，避免硬件和數(shù)據(jù)資源重復建設;同時它還能與其他業(yè)務系統(tǒng)共用云平臺，節(jié)省能耗及設備的投資和維護費用。

4 基于云計算的企業(yè)檔案管理實現(xiàn)機制分析

云計算已然成為趨勢，我們需要做的就是充分認知云計算對于計算、存儲、軟件等資源提供和分配方式的改變，結合自己的業(yè)務實際和對資源現(xiàn)實需求，改造信息系統(tǒng)的信息服務模式，優(yōu)化或者創(chuàng)新業(yè)務模式，享受云計算的價值[4]。

4.1 基于云計算的“云平臺”構建

在云計算中，基于云計算的企業(yè)數(shù)字檔案通過云平臺實現(xiàn)IT集約化服務模式，檔案云平臺把分散用戶整合到一個統(tǒng)一平臺上。根據(jù)企業(yè)服務集合所提供的服務類型可劃分為基礎設施即服務、平臺即服務、軟件即服務三個層次。檔案“云服務”平臺所設計的三種層次服務模式，有效整合了企業(yè)檔案管理中的基礎資源、平臺資源和應用資源，按照服務的形式對外發(fā)布，最大限度的滿足企業(yè)及公眾等眾多不同層級用戶的使用需要，提高了企業(yè)檔案資源的使用效率和使用便捷性，為企業(yè)檔案資源的進一步共享和服務提供保證。

4.2 云計算的運行模式分析

企業(yè)檔案部門采用云計算主要體現(xiàn)在兩方面：一是利用云計算開展自身業(yè)務，實現(xiàn)檔案信息的云存儲和云利用;二是讓檔案形成者和檔案利用者的所有活動都通過“云”來完成。云計算的運行模式有公共云、私有云、混合云三種，那么企業(yè)應如何選擇最適合自己的運行模式，下面從部署云服務的角度出發(fā)做一個簡要分析。公共云模式，這種類型的云服務通常遍布整個互聯(lián)網(wǎng)，面向所有社會用戶。這種模式優(yōu)點是檔案部門既享受到云計算帶來的便利，又能極大降低傳統(tǒng)信息化投入成本，從而專注于自己的業(yè)務。不足之處是檔案部門要同其他機構和個人共用整個“云”，可能會影響到檔案部門云服務的安全性。私有云模式，這種類型的云針對單個機構特別定制，考慮到檔案的特殊性和安全性。這種模式的優(yōu)點是：特定的“云”為特定的用戶所用，檔案部門技能合理的應用云計算，又可以適當規(guī)避公共云的信息風險。不足之處是檔案部門私有云是獨立的，成本上不具有公共云的優(yōu)勢。混合云模式，介于公共云和私有云之間的一種云，它將公共云的便捷性同私有云的安全性有機地結合在一起。企業(yè)采用混合云模式，一方面把物理基礎設施和部分應用服務程序遷移到公共云虛擬平臺，享受云服務的便捷性和高效性;另一方面采用私有云掌控私密資料信息和管理程序，保障了資源的安全性和可控性。

綜上所述，采取混合云模式，企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)和應用服務就可以選擇性地在兩種云之間進行自由切換。混合云整合了公共云和私有云的優(yōu)勢，這已成為企業(yè)選擇云服務的關鍵因素，所以混合云運行模式才是未來發(fā)展的趨勢[5]。

5 企業(yè)檔案管理云計算應用的建議

5.1 加強檔案業(yè)務流程研究，制定相應標準規(guī)范相關

為使檔案云數(shù)據(jù)中心具有適應性與可擴展性，需要對整個檔案云系統(tǒng)平臺根據(jù)預先確定的配置進行標準化。目前的硬件技術、網(wǎng)絡技術、傳輸協(xié)議標準已經(jīng)十分成熟，基本可以保證網(wǎng)絡的互聯(lián)性、可擴充性。重要的是應用系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換、業(yè)務系統(tǒng)互聯(lián)要遵守、制定相同的標準，這些標準在不同單位之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換將起到重要作用[6]。

5.2 選擇合適云計算模式，重視檔案信息安全

云計算是把雙刃劍，它為我們帶來辦公高效、信息化成本節(jié)約的同時，也將安全問題放到了一個更為集中的廣闊空間。雖然部分政府部門在當?shù)亟⒘俗约旱脑朴嬎阒行模@些數(shù)據(jù)中心大多是實驗性質(zhì)的，少有真正承載核心業(yè)務系統(tǒng)的，因此還不能充分驗證云計算相關技術的可靠性[7]。

6 結束語

從上古結繩記事到如今以秒來計算的海量數(shù)據(jù)，每一次人類文明的進步、信息革命的開始，都給檔案工作增添了新鮮的色彩[8]。學科發(fā)展的前瞻性，使我們不得不思考，新的更大的技術和觀念的變化。雖然云計算還未被檔案領域真正開發(fā)和利用，但云計算在服務模式與技術創(chuàng)新理念上無疑為企業(yè)檔案工作提供了一個全新的手段和嶄新的方向。

參考文獻

[1]賽迪顧問股份有限公司.2010云計算產(chǎn)業(yè)發(fā)展白皮書[R/OL].[2011-6-10].

[2]李開復.云中漫步——迎接云計算時代的到來[EB/OL].[2011-6-10].

[3]辦公自動化2012年.檔案關于與業(yè)務流程協(xié)同的必然之路.王嵐.

[4]計算機世界.把云計算帶到“群眾”中去[N/OL].[2011-6-10].

[5]計算機世界.云計算推動數(shù)據(jù)中心升級[N].計算機世界，2011-5-9（49）.

[6]檔案建設.2013年6月.云環(huán)境下我國數(shù)字檔案館建設模式研究黃新榮、王曉杰段廣利趙清.

[7]鄒大斌.云計算：務實推動是正道[N].計算機世界，2010-1-11（45）.

[8]時云.信息革命與檔案沿革——淺議科技研究與檔案承載媒介變更的關系[J].蘭臺世界.2006（5）：4-5.

作者簡介

史林靜（1969-），女，漢族，山東淄博，本科，研究方向：檔案管理。