淺談信息時代下檔案管理工作的創新

仇智霞

摘 要：隨著社會的不斷進步和發展，人們越來越重視檔案管理工作的時效性和安全性，這樣就對目前的檔案管理工作提出了更高的要求。本文首先介紹了在信息時代下檔案管理工作創新的必要性，然后詳細分析了目前檔案管理工作存在的問題，最后針對檔案管理工作的問題探討了信息時代下檔案管理工作應對措施，為今后的檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;創新

信息時代下的檔案管理工作需要打破傳統檔案管理的工作模式，通過創新的技術手段來正面迎接新的挑戰。增強檔案管理工作的效率將會在一定程度上極大地提高檔案的應用價值。隨著現代科學技術的不斷創新和發展，檔案管理工作在未來的發展進程中也需要進一步實現現代化信息管理，從而實現管理的時效性[1]。

1 信息時代下創新檔案管理工作的必要性

隨著科學技術的不斷創新和發展，檔案管理工作正在逐漸向信息邁進。將現代化的信息技術融合在檔案管理工作中，能夠在一定程度上實現現代化的技術管理，降低相關管理人員的工作強度，提高檔案管理工作的效率。在信息時代的檔案管理工作中，借助大數據技術就能夠將傳統的文化進行數字化轉換，從而實現文本文檔的自動歸檔，當今后需要查詢該文檔時，能夠在第一時間獲取文檔的相關信息，節約文檔使用者的寶貴時間。

信息時代的到來意味著信息傳輸速度的加快，需求者能夠在第一時間內根據自己的實際需求獲取相應的數據信息，掌握第一手的數據信息就意味著占據了主動地位[2]。與此同時，科學技術的不斷發展帶動社會的進步，人們對于信息的需求也在不斷增加，對于信息的實時性要求也越來越高，在這種發展趨勢下，檔案管理工作的創新性變得更加重要。信息時代下的檔案管理將具備海量的資源存儲，將在一定程度上為人們提供全面、及時的數據信息資源，實現資源共享。

2 信息時代基礎下檔案管理

2.1 檔案管理創新意識不強

在信息時代的不斷發展前提下，部分企業、事業單位對檔案管理工作缺乏創新意識，在管理檔案的過程中采用的仍然是較為傳統的管理模式。

對于傳統的檔案管理工作而言，其在管理過程中更加重視對實物的保存，這樣雖然在一定程度上能夠確保檔案數據資源的安全性，但卻需要大量的人力成本，工作強度較大，未能發揮檔案管理的基本功能，造成檔案僅作為單純的信息載體。現代化的信息檔案管理模式不僅能夠保證信息的安全性，還能夠通過信息技術手段實現檔案管理，從而有效的激發檔案管理的各種功能，增強檔案管理工作的效率，因此，在檔案管理過程中需求加強相關管理人員的創新意識。

2.2 檔案管理體系結構薄弱

與信息化的檔案管理工作模式相比較而言，傳統的檔案管理工作在管理方法和管理手段上比較落后，大部分都是采用純人工的方法進行檔案的編輯和整理，這種傳統的檔案管理模式將在很大程度上制約了檔案管理的發展。若是需要歸檔的檔案數量較大，那么相關管理人員在進行檔案編輯和整理的過程中，就不能及時地將相關的信息進行更新。與此同時，在進行檔案管理信息確認和查詢的過程中效率相對不高，在一定的區域范圍內不能確保檔案管理信息功能的應用。

2.3 檔案管理制度不健全

對于目前的檔案管理工作而言，其管理的規章制度及管理模式不健全。在檔案管理工作過程中，對其管理工作的外在影響因素有很多，檔案數據信息的管理工作將會在某種情況下受到區域位置和時間的影響。與此同時，在進行檔案管理工作創新基礎上，需要將創新的管理模式與傳統管理方式中的優勢相結合，這樣才能實現檔案管理的最終目的，但在傳統管理模式向創新管理模式過渡的過程中，會存在相關管理人員工作態度不端正、積極性較差的情況，這些因素都是阻礙檔案管理工作的發展。

3 信息時代創新檔案管理工作措施

3.1 提高檔案管理理念的創新

在進行檔案管理工作創新的過程中，首先需要對其基本的管理理念進行創新，在此階段需要優化檔案管理的基本功能，使檔案管理中不同組成部分都發揮自身的優勢，在一定程度上提高檔案管理工作的時效性。其次需要增強對檔案管理工作的重視，只有將更多的關注力放在檔案管理工作上，才能更好地進行創新。最后需要改善檔案管理相關工作人員的綜合能力和素質，提高管理人員的意識，在實現檔案管理效率的基礎上保證質量，檔案管理工作對管理人才的綜合素質要求更高，要求相關人員不能僅轉注于其中一點內容，需要全方位、多角度的發展，進而通過教育培訓和自學不斷提升自己的檔案管理工作能力。從而使得檔案管理工作朝著穩定創新的方向發展。

3.2 加強檔案信息數據管理系統

在信息時代背景下，檔案信息數據管理系統對于檔案的管理工作至關重要。在進行檔案管理工作的過程中，需要結合檔案的實際情況，為檔案管理建立新模式的網絡服務體系結構，且將該結構作為確保檔案管理工作有效運行的基礎，為檔案管理工作的信息化建設打下堅實的基石。

針對傳統的檔案管理工作而言，需要在傳統的基礎上進行改革創新，有效的改善傳統的手工編輯模式，采用數據信息化的編輯將檔案信息放置于檔案信息數據管理系統中，這樣的話能夠有效地縮減檔案的審批流程，當在提取檔案時不再需要不同層次的管理部門層層審批才能獲取相應的權限，在一定程度上節約了審批的步驟，提高了工作的時效性。檔案信息數據管理系統的建立能夠在今后的具體應用過程中，實現資源的跨區域或跨市區的共享，無論今后工作、生活在何地，都能夠通過檔案信息數據管理系統查詢需要的個人信息。

3.3 建立完善的檔案數據信息資源庫

目前有部分企業、事業單位在檔案管理工作的信息化改革中正處過渡階段，在此過程中需要建立完善的檔案數據信息資源庫。由于檔案數據信息資源庫能夠存儲海量的數據信息，那么在建設的過程中可能會花費一定的時間，因此在檔案數據信息資源庫建設期間需要重視檔案管理的過渡情況，相關單位、部門之間應該隨時溝通和交流，發現問題，及時解決問題，這樣的話將會在一定程度上提高工作效率，使檔案管理工作能夠落實到位。

在檔案管理工作的安全防護上需要從根源杜絕潛在的隱患因素，要比較嚴格的檢查檔案保存的相關數據信息內容，保證檔案長期存儲的安全系數。在建立檔案數據信息資源庫期間，需要根據檔案的基本情況進行詳細的規劃，以便按照科學合理的方式對存儲在檔案數據信息資源庫中的信息進行劃分，在劃分完成后需要根據檔案的具體類型建立綜合的檔案數據信息資源庫的管理目錄，這樣的話在今后應用檔案數據信息資源庫進行資料查詢時，能夠更加便捷和快速。

4 結束語

社會是一個與時俱進的社會，檔案管理工作在今后的發展過程中，也同樣需要順應時代的潮流積極地參與到創新改革工作中。信息時代下檔案管理工作的創新，將有利于促進管理工作的前進，為檔案管理工作提供動力。在檔案管理工作的具體創新發展進程中，需要對檔案管理的基本意識進行創新，突破傳統管理模式的束縛，采用創新技術手段促進檔案管理工作的現代化。只有這樣，才能在未來的發展進程中促進檔案管理工作的創新，從而實現資源共享，為社會發展貢獻力量。

參考文獻

[1]張慧.淺談信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2019，23（16）：56-57.

[2]王閣.信息化時代下檔案管理的創新及發展[J].長江叢刊，2018，9（20）：98-99.