信息化條件下企業檔案管理工作的問題與對策分析

摘 要：在我國經濟不斷發展的今天，企業獲得了更好的發展前景，而且隨著信息化技術不斷提高，企業管理正在朝著信息化方向不斷前進，通過信息化管理能夠讓企業保持活力，獲得更有價值的信息。檔案管理工作對于企業來說十分重要，在信息化條件下能夠讓檔案管理工作更加便捷、安全、高效，但是以目前的實際情況來說，企業在進行信息化檔案管理時還存在些許不足，要對這些問題進行深入分析，并找到有效解決措施，只有這樣才能讓企業實現可持續發展。

關鍵詞：信息化;企業;檔案管理;問題;對策

在現代社會發展中信息化技術得到了廣泛應用，在不同行業經營管理過程中都實現了以信息化為基礎的管理體系。對于企業發展來說，信息數據是實現良好發展的核心資源，這也從側面反映出檔案管理工作的重要性。建設信息化檔案管理體系能夠改變傳統紙質檔案管理方式，讓管理工作更具效率和質量，還能夠進一步提升檔案信息資源的應用水平和安全性[1]。

1 企業檔案管理信息化的意義

過去企業在進行檔案管理時一般是依靠工作人員進行的，而且檔案搜索需要從海量的檔案中找到所需信息，并根據目錄去庫房尋找實物，這樣的工作效率比較低。在信息化條件下，能夠通過計算機快速搜尋信息，搜索速度快、效率高，而且還能夠進行多角度搜索，給檔案管理人員減少了工作壓力，還能夠提高檔案工作管理效率。不僅如此，檔案需要長時間保存，而且會被頻繁查閱，如果紙質檔案出現磨損或發黃等現象那么就不利于查閱，而且在查閱檔案資料的過程中還會出現原件丟失等情況。在信息化條件下，能夠讓檔案管理人員在傳統勞動中得到解脫，對檔案進行編輯和收集，而且檔案資源更加安全，可以通過設置權限、加密等方式避免檔案外泄或丟失，能夠使檔案更具保密性。

2 檔案信息化管理中存在的問題

1）檔案管理的安全意識較差。檔案的信息化管理有一定特殊性，其中包括大量重要文件，這些信息不能損壞，不能丟失，需要工作人員加以保護。但是在實際工作中往往忽略了這一點，由于管理人員不具備良好的安全意識，導致檔案信息管理往往存在安全隱患[2]。在網絡技術不斷發展的今天，如果沒有對檔案信息進行嚴格保護，那么就會給一些不法分子提供可乘之機，他們會通過互聯網盜取信息，并且在互聯網上肆意傳播，給企業帶來嚴重的經濟損失，還會影響到企業的社會當中的形象。

2）企業不重視檔案管理工作。在企業中，一些管理人員并不重視檔案管理工作，有的企業甚至沒有相關部門，這造成企業檔案信息存在漏洞，會對檔案信息管理產生嚴重負面影響。一些企業雖然設置了檔案室，但是忽略了檔案管理工作的重要性，而且大多時候只是為了完成上級交付的任務，還在使用較為落后的管理模式，沒有將信息化融入其中，這也讓檔案管理工作發展速度較慢。

3）檔案信息化建設投入不足。我們不可否認，在企業實現檔案信息化管理時需要資金投入，并購買一些硬件設備，包括打印機、計算機、掃描儀等等，通過這些現代化設備能夠讓信息化檔案管理實現更好發展。而且還要購買軟件設備，對信息化檔案進行存儲和管理。但有的企業在資金投入上存在不足，難以滿足信息化條件下檔案管理工作的實際需求，這就導致檔案管理工作難以跟得上社會發展的腳步，阻礙了企業快速發展。

4）企業檔案管理人員的基本素質不高。在一些企業中，檔案管理人員并不具備較高的專業素質，無法滿足實際檔案管理工作需求，而且在進行檔案管理工作中，他們的理論知識和實踐水平無法滿足工作需要，對電子信息技術無法有效掌握，讓管理人員無法有序開展信息管理工作。所以要進一步提高管理人員綜合水平，讓企業信息化檔案管理工作能夠有序進行[3]。

3 企業檔案信息化管理的措施

1）完善工作體系。企業要想實現信息化檔案管理，最重要的就是要建立科學的工作體系。首先，要建立管理體制，在實際工作中進行完善，對其中的條例和規則進行補充。此外，要建立完善的法規制度，對工作行為進行約束。不僅如此，更要建立效評估體系，對工作人員進行激勵，倒逼他們更好地完成信息化檔案管理工作。

2）增強現代化意識。企業在進行信息化檔案管理工作時要具有現代化精神，若管理人員還是采用傳統的管理辦法那么就會阻礙信息化檔案管理工作的前進。在實際工作中，要具備良好的檔案管理意識，企業領導層要重視這一點，在信息化檔案管理中起到領導作用，特別是要改變老舊的管理模式，為企業實現信息化檔案管理作出突出貢獻。

3）實現資源共享。企業實現信息化檔案管理工作，除了要建立完善的機構、部門以及良好的技術支持，還要在內部建立完善的規章制度，將檔案管理與信息化建設相結合，使基礎信息和靜態、動態信息以及衍生信息實現統一，對網絡技術進行合理運用，讓信息資源得到共享，保證信息服務更加安全，為企業帶來持續發展。

4）強化信息管理設備基礎建設。企業內部還要建立完善的管理設施，能夠使信息化檔案管理更好落實。先進的管理設備能夠確保信息化建設打下堅實的物質基礎，對于檔案管理來說，要對設施進行日常保養，使設備可以良好運轉，為了使案信息化管理水平有所提升，企業就要在這些方面加大資金投入力度，需要購買良好的管理設備，讓這些設備能夠滿足企業對于檔案信息化管理的一切要求，只有企業滿足良好的基礎環境，并得到技術支持才能讓工作效率得到全面提升，使企業能夠在檔案信息化管理中有所進步。

5）保障信息管理的安全性。企業檔案要有良好的保密性，因此需要在檔案安全管理上提出更多要求。現如今我國正在步入網絡化時代，提升了信息傳播速度，使我們的生活與工作更加便利，但其中也存在安全隱患，那就是信息容易丟失以及被竊取，會給企業帶來嚴重威脅。因此檔案信息管理員要對現有的網絡環境進行優化，落實好信息防護技術，使企業信息更加安全。設置訪問權限，建立科學的防護體系，使信息更加安全，更加保密。

6）加強管理人才建設。首先要對員工進行培訓，確保員工利益不受侵害，建立完善的培訓機制，用過科學的培訓方式幫助員工提升工作能力，包括經驗交流、聘請專家講座等等。對檔案工作人員進行嚴格管理，讓他們具備扎實的業務基礎，使他們的操作技能和實踐水平得到提升，讓他們工作更加積極。其次還要引進專業人才，對系統、軟件等進行開發并使之得到合理應用，都需要工作人員具備扎實的專業水平。所以，企業要與學校以及其他企業進行合作，引進人才，突破技術壁壘，實現技術創新。

4 結束語

綜上所述，我們正在步入信息化時代，企業要想實現更好發展就要借助信息技術，對檔案管理工作進行不斷提升，讓檔案管理工作擺脫過去不專業、不安全、效率低等缺點，讓檔案管理朝著信息化方向不斷前進，形成科學的檔案管理系統，為企業發展提供更多幫助，進而為我國經濟建設作出更多貢獻。

參考文獻

[1]何玉蘭.信息化背景下高校檔案管理建設工作研究[J].信息記錄材料，2018（7）：205-206.

[2]李山菊.淺議檔案信息化管理工作的問題與對策[J].機電兵船檔案，2017（1）：83-84.

[3]李文斌.試論檔案信息化管理問題與對策[J].檔案管理，2018（2）：13-14.

作者簡介

王春麗（1986-），女，漢族，江蘇省南京市人，本科，初級，南京晨光集團有限責任公司 產品數據文件主管，研究方向：檔案管理。