信息化背景下文書檔案管理工作的創新探究

胡景梅

摘 要：近年來，隨著我國信息技術的發展，使信息化技術廣泛地應用于各個領域中，充分發揮著自身的重要作用，促進各領域的穩定發展。尤其是在文書檔案管理工作中，能夠考慮到文書檔案管理工作的性質與特點，優化管理理念、創新管理模式，制定完善的管理制度，全面落實到位文書檔案管理夠工作中，能夠及時地發現所存在的問題，具有針對性地分析與解決，從而確保文書檔案管理工作的穩定性。在此基礎上，對信息化技術的應用，對管理模式的創新，需要交流到信息化技術的特點，使文書檔案管理工作能夠向開放性、規范性、共享性等方面創新發展。

關鍵詞：信息化;文書檔案管理;創新模式

文書檔案工作，主要是對已經發生過的事件進行詳細的記錄，而所應用的領域卻比較多，是知識傳播的重要載體。在現代化社會的發展中，文書檔案管理工作同樣具有重要的地位與作用，信息化技術的應用，不會對文書檔案管理工作造成負面的影響，更重要的是對文書檔案管理工作模式的創新，使其能夠隨著時代的發展不斷地優化，確保檔案信息數據的完整性、真實性，使文書檔案管理工作能夠充分發揮出自身的重要價值。

1 信息化背景下文書檔案管理工作的特點

1.1 共享性特點

傳統的文書檔案管理模式，主要是以表格、照片、文件等形式為主，會對紙質文件的保存，而對信息數據的傳輸與應用，還需要依靠人工操作，不可避免地會受到人為失誤、傳輸過程的復雜等因素影響，無法確保信息共享效率。而對信息化技術的應用，是對信息化技術優勢與文書檔案管理工作要求的綜合分析，創新出多樣化的信息共享渠道[1]。能夠把文書檔案管理共享的信息進行處理，在信息化平臺上進行傳輸、管理等，在查閱與使用的過程中，只需要滿足平臺權限就能正常使用。而針對一些私密性的文件，需要有一定的使用權限才能訪問。既加強對檔案的保護與管理，又提高信息共享效率。

1.2 便于查詢特點

在以往的管理模式中，對檔案內容的查詢，都需要到館藏進行紙質文件的查詢，不僅需要花費大量的時間，而且整體的效率還比較低。針對眾多的紙質文件查找，需要不斷地翻閱，很容易造成紙質文件的損壞、丟失等情況。而對信息化技術的應用，能夠以電子形式對檔案信息的存儲，只需要在相應的功能中，輸入關鍵詞，就可以快速地查詢到具體的資料[2]。

1.3 核查信息特點

對文書檔案的管理，主要的核心就是對信息的管理與應用，必須保證文書檔案信息的真實性與可靠性。傳統的管理模式，會在文書檔案記錄的過程中造成重要信息的丟失，人為因素的影響，無法確保信息數據的記錄準時、準確，最終影響到檔案管理事件的完整性[3]。而對信息化技術的應用，能夠確保相關管理人員及時地把項信息數據上傳，保存到系統平臺內，該系統內的各部門都負責著明確的工作內容，根據劃分的工作內容對其進行審核，從而確保檔案信息的完整性與真實性。

2 信息化背景下文書檔案管理工作的創新

2.1 合理應用信息化技術，提高文書檔案管理重視度

在現代化社會的發展中，加強對文書檔案的管理，能夠結合具體的管理要求，應用信息化技術為其提供良好的安全保障。傳統的管理模式與理念，已經無法滿足現代化文書檔案管理工作的發展需求，需要結合具體情況，對其不斷地優化與創新，全方面、多角度的分析，加強對其的安全管理，促進其信息化的發展。在文書檔案管理內部的發展中，加強對軟件、硬件、管理環境等的保護，加大各方面的投資力度，確保信息化文書檔案管理工作的順利開展與實施[4]。通過信息化技術優勢分析，使文書檔案管理工作的特點全面展現，制定完善的管理制度與體系，全面落實到文書檔案管理工作中，確保各項工作能夠嚴格地按照相關標準和制度規范性實施，讓文書檔案信息能夠充分發揮出自身的重要價值。

2.2 制定完善的管理機制

對信息化技術的應用，促進文書檔案管理工作的智能化、信息化發展，不僅是對管理模式的創新，還需要結合文書檔案管理工作對管理機制的完善，制定出一套完整、符合文書檔案管理工作發展需求的信息化體系，為文書檔案管理工作信息化的發展奠定良好的基礎，使信息化技術能夠在文書檔案管理工作中，充分發揮出自身的優勢與特征。針對文書檔案管理工作內容的分析，所涉及到的檔案內容是多樣化、專業化的，需要具備完善的管理制度與體系，為文書檔案管理工作的發展提供支持[5]。對此，就需要對信息化技術合理地融合，根據文書檔案管理工作的標準，對信息化技術的引進應用，優化管理思想，確保文書檔案信息化管理體系的完善與規范，從而全面提升文書檔案管理工作水平與質量。

2.3 加大專業性管理隊伍的建設力度

專業性的檔案人員與隊伍，是確保文書檔案管理工作穩定發展的重要基礎。由此，對相關管理工作人員提出了更高的要求，詳細掌握信息化技術特點與優勢，了解文書檔案管理工作的具體內容，把具體的工作內容與職責明確地劃分，確保各工作環節都有專業的人員管理，提高人員的認知度，以信息化的管理思維對文書檔案的科學管理，對于現存的文書檔案管理工作中存在的問題和不足進行解決。加大對人員的培訓力度，結合具體的工作內容，制定出完善的培訓計劃與方案，不僅能夠幫助人員解決日常管理中的相關問題，而且還能夠提高管理人員的意識，能夠在自身的崗位工作中，以恪盡職守、認真負責的工作態度，正確地對文書檔案的管理，從而確保檔案管理工作的規范性[6]。

2.4 加強基礎設施的投資力度

加強對基礎設施的投資力度，主要針對硬件與軟件的投資。能夠結合文書檔案管理工作的特點，引進先進的信息化技術，滿足文書檔案管理的發展需求，為文書檔案管理工作信息化、智能化提供有利的基礎條件。除此之外，文書檔案管理部門還需對檔案管理工作進行實時調查，把相關信息數據詳細記錄，分析文書檔案管理工作存在的不足，有針對性地解決問題，并為信息化技術的應用，儲備足夠的基礎設施，供文書檔案管理工作使用。對軟件、硬件的投資，需要適應文書檔案管理工作的發展要求，對信息化管理平臺進行適時優化，增加系統功能，確保各項業務的穩定發展，使文書檔案的內容更加真實、準確，能夠滿足各領域的應用需求，能夠隨著時代的發展共同進步。

3 結束語

綜上所述，在信息化背景的發展下，對文書檔案管理工作的優化與創新，主要是對信息化技術的優勢與文書檔案管理工作的特征全面分析，制定完善的管理制度與體系，全面落實到文書檔案管理工作中，能夠及時地發現管理過程中所存在的問題，具有針對性分析與解決，確保文書檔案管理工作的穩定發展，發揮出信息化技術的優勢，全面提升文書檔案管理工作效率與質量。

參考文獻

[1]黃瑩.信息化背景下事業單位檔案管理工作創新[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2019（01）：15-16.

[2]孟蓉.淺析信息化背景下的文書檔案管理創新[J].中國管理信息化，2018，21（24）：185-186.

[3]馮靜程，李增睿.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].城市建設理論研究（電子版），2018（22）：196-197.

[4]伍永紅.基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究[J].城建檔案，2019（01）：64-65.

[5]劉兆麗.信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新探索[J].科技風，2019（13）：221.

[6]王洋.基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究[J].現代商貿工業，2019，40（19）：60.