辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的實踐探討

何蔚玲

摘 要：隨著經濟水平的提高，社會各個領域都在不斷發展，文書檔案是一種記錄事情的發生、過程以及結果的科學記載方式，作為單位管理中的重要一環，在行政單位與事業單位中，辦公室文書檔案的收集與管理的作用日益增長，在這個有了信息就有了價值資源的時代，其對單位與企業的影響也越來越大。本文對辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理工作進行研究分析，探討了文書檔案收集與歸檔工作管理工作在整個企業單位管理中的重要性，對文書檔案收集與歸檔工作管理工作中存在的問題進行分析，并針對這些問題提出一些解決方案，為提高文書檔案收集與歸檔工作管理水平提供一點幫助，提高單位的管理水平。

關鍵詞：辦公室;文書檔案收集;歸檔工作管理

實踐各種事業單位、企業的運轉樞紐都是辦公室，辦公室是整個事業單位管理信息、處理信息以及交流信息的中心，其作用不可忽視。辦公室文書檔案收集與歸檔工作通常是指記錄、收集歸檔、管理以及維護重要數據與事項文件的工作，做好這項工作可以為企業單位的運轉決策提供很多幫助，但是由于隨著時間積累，工作量不斷增加，并且隨著科學技術的不斷發展，互聯網信息技術的普及，收集信息的渠道也更加豐富多樣。因此新時代的辦公室文書檔案收集與歸檔工作相比于傳統的辦公室文書檔案收集與歸檔工作更加具有挑戰性。辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理工作直接關系到整個企業單位的工作效率與質量，所以我們要從不同方面入手來提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作的效率與質量。本文對辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理工作進行研究分析，探討了文書檔案收集與歸檔工作管理工作在整個企業單位管理中的重要性，對文書檔案收集與歸檔工作管理工作中存在的問題進行分析，并針對這些問題提出一些解決方案，為提高文書檔案收集與歸檔工作管理水平做一點貢獻。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性

根據大量企業單位的發展情況來看，其中辦公室文書檔案收集與歸檔工作對其有非常重要的作用，是一個企業單位是否健康、可持續發展的關鍵。辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性主要體現在3個方面。首先企業單位開展后續工作的基礎就是辦公室文書檔案收集與歸檔工作，在實際工作中，只有先開展文書檔案收集與歸檔工作，然后才能根據其結果來開展下一步工作。所以開展文書檔案收集與歸檔工作是非常有必要的;其次，文書檔案收集與歸檔工作是企業單位發展的總結與記錄，比較重要的活動歷程都會記錄在冊，這樣有利于建設企業自身的文化;最后，要想提高企業單位的工作效率就必須提高文書檔案收集與歸檔工作水平，因為辦公室文書檔案收集與歸檔工作作為企業單位開展工作的基礎，可以將信息收集、整理難度有效降低，使企業單位更好開展工作。要想使文書檔案的價值可以得到最大程度的利用就必須提高對文書檔案的管理水平，但是目前在很多單位內都并沒有重視辦公室文書檔案管理，因為文書檔案管理工作的技術性與專業性，隨著時代發展會在企業單位中發揮更大的作用，提高文書檔案的收集管理工作水平，不僅可以提高企業單位的管理水平，更有利于整個社會的持續發展呢。辦公室文書檔案收集與歸檔工作的有效開展在一定程度上可以使企業單位的運轉更加合理、有效，所以在企業管理中一定要重視辦公室文書檔案收集與歸檔工作。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問題

2.1 開展工作力度小

近年來雖然大部分的企業單位都開始重視起辦公室文書檔案收集與歸檔工作，然而在實際管理工作中，辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理力度還是較小，還有部分企業單位都只是開展了文書檔案的工作，但是卻沒有一個科學合理的監督體系與操作規范。這樣不僅會造成辦公室文書檔案收集與歸檔工作只是表面工作，還會使文書檔案缺乏管理出現損傷。在辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展中，難免會出現錯誤，但是由于缺乏相關的監督管理體系，不能夠及時發現問題進行調整。

2.2 企業單位不夠重視

目前在辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展中，還有部分企業單位不夠重視，很多企業的管理層都認為辦公室文書檔案收集與歸檔工作不重要，在提高企業單位的工作效率上作用不夠明顯，并且需要耗費大量的時間與人力。多種因素的影響下導致辦公室文書檔案收集與歸檔工作效率大幅度降低，基層工作人員也會更加不重視辦公室文書檔案收集與歸檔工作，這樣在很大程度上限制了企業的自身發展。

2.3 缺乏現代化管理

隨著科學技術的進步，信息技術與互聯網技術已經在越來越多的領域開始應用，但是在文書檔案管理中，大部分的企業單位仍然使用的紙質檔案，不能夠完全實施電子檔案管理。在辦公室文書檔案收集與歸檔工作中實施科學合理的信息化管理，可以提高工作效率與工作質量，但是如果使用不恰當時，就會給辦公室文書檔案收集與歸檔工作帶來不便。

3 改善辦公室文書檔案收集與歸檔工作的建議

3.1 加大工作開展力度

辦公室文書檔案收集與歸檔工作有各種各樣的管理方式，但是要實現高效的管理文書檔案就需要一個規范的管理體系。只有將辦公室文書檔案收集與歸檔工作規范化，這樣才能使文書檔案管理人員按照規定的流程開展工作，對重要的文書檔案可以進行及時收集、整理，將辦公室文書檔案收集與歸檔工作質量進一步提高。辦公室文書檔案收集與歸檔工作的專業性較強，所以就需要專業人員來進行管理，并且文書檔案管理工作比較繁瑣，要求工作人員需要耐心與責任心，這樣才能有效地對文書檔案進行管理。所以企業要積極培養這方面的人才，提高文書檔案管理人員的專業性、耐心與責任心。

3.2 加強工作重視

辦公室文書檔案都包括著企業單位的重要發展歷程、管理條例以及相關規定，在很大程度上，辦公室文書檔案都會對企業的運行發展產生很大影響。因此企業單位管理層要加強對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重視。比如可以通過員工培訓、開展文書管理活動等來提高企業單位對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重視。在開展相關活動的同時還有利于企業培養積極向上的企業文化。

3.3 實現信息化管理

目前，人們生活的方方面面都已經離不開互聯網與信息技術，可以為人們的生活帶來非常大的便利。在信息的傳輸、處理以及管理上信息技術可以非常高效地完成，所以將辦公室文書檔案收集與歸檔工作與信息化技術進行結合，可以大幅度提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作的效率與質量。企業單位在實際管理中可以建立辦公室文書檔案收集與歸檔工作平臺，在網上進行文書檔案的管理工作，進一步提高工作效率。

4 結語

社會活動、企業單位活動等在很大程度上都可以在辦公室文書檔案上真實的反映出來，辦公室文書檔案收集與歸檔工作作為企業發展的基礎，其有效開展可以提高整個企業單位的可持續發展。本文對辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理工作進行研究分析，對辦公室文書檔案收集與歸檔工作在整個企業單位管理中的重要性進行探討，分析了辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理工作中存在的問題，并針對這些問題提出一些解決措施，促進我國文書檔案收集與歸檔工作管理水平有效提高

參考文獻

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