街道辦事處檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

袁聿懷

摘 要：伴隨政府逐漸對(duì)街道辦事處檔案管理工作的重視，檔案管理的重要作用得到突顯，變成制定一些重要決策的參考依據(jù)。街道辦事處檔案管理工作在現(xiàn)階段面臨著較多問(wèn)題，管理人員應(yīng)切實(shí)分析，提高自身職業(yè)素養(yǎng)，適應(yīng)并推動(dòng)街道辦事處檔案管理工作的有序發(fā)展。本文針對(duì)街道辦事處檔案管理工作在現(xiàn)階段存在的問(wèn)題做出分析，并提出相應(yīng)應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;檔案管理工作;檔案管理員;應(yīng)對(duì)策略

伴隨城市化進(jìn)程的不斷發(fā)展，街道辦事處檔案管理工作在社區(qū)的發(fā)展與建設(shè)中發(fā)揮重要作用。但由于檔案管理工作不能為社區(qū)帶來(lái)直接效益，因此管理人員對(duì)檔案管理工作不夠重視，部分管理人甚至認(rèn)為檔案管理工作不重要，導(dǎo)致街道辦事處檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，存在檔案管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)薄弱，對(duì)檔案管理不夠重視，檔案管理工作不夠創(chuàng)新等問(wèn)題，會(huì)在一定程度上影響街道辦事處的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平。因此提高街道辦事處檔案管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)非常重要。

1 街道辦事處檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題

1.1 管理人員檔案收集和管理工作中存在問(wèn)題

街道辦事處檔案管理工作中普遍存在收集和歸檔問(wèn)題，收集到的檔案資料不夠準(zhǔn)確和完善，甚至不夠真實(shí)，如街道辦事處的工作面較為廣泛，會(huì)產(chǎn)生數(shù)量眾多的檔案資料，涉及到眾多民情民生問(wèn)題，因此收集檔案資料就需要管理人員具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及職業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)在檔案歸檔過(guò)程中，多數(shù)檔案是實(shí)際文件形式，極易丟失，收集到的檔案無(wú)法全面反映街道辦事處的工作情況。

1.2 管理人員積極性不高，不夠重視檔案管理工作

街道辦事處普遍未結(jié)合其實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理工作，未采取相應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制激發(fā)管理人員的積極性，以至于檔案管理人員對(duì)檔案管理工作不夠重視，甚至部分管理人員會(huì)認(rèn)為檔案管理工作不重要。例如，一些街道辦事處收集檔案后未將檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單分類(lèi)，直接將檔案放入檔案袋中，長(zhǎng)時(shí)間不進(jìn)行分類(lèi)或查閱，導(dǎo)致急需某份檔案時(shí)查找困難、找到的資料不夠完善等現(xiàn)象發(fā)生[1]。

1.3 街道辦事處檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)方式

街道辦事處伴隨城市化進(jìn)程不斷加快在社區(qū)服務(wù)中的地位也越來(lái)越高。但街道辦事處的檔案管理工作現(xiàn)階段依舊采用較為傳統(tǒng)的管理方式，很多工作都靠管理人員手工執(zhí)行，如檔案的調(diào)用以及檔案的存儲(chǔ)等，且現(xiàn)階段檔案的保存方式仍以紙質(zhì)檔案袋為主，很容易導(dǎo)致檔案丟失。

1.4 街道辦事處檔案管理隊(duì)伍不夠?qū)I(yè)

街道辦事處的檔案管理是一項(xiàng)比較綜合的檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員具有較高要求。但現(xiàn)階段街道辦事處普遍缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，管理人員流動(dòng)性較大且多數(shù)都是兼職人員，同時(shí)檔案管理工作人員的調(diào)動(dòng)也較為頻繁。薪資較低和人員變更頻繁導(dǎo)致多數(shù)管理人員對(duì)工作不夠熟練，工作效率不高，同時(shí)缺少提升自身職業(yè)素養(yǎng)的意愿。從而導(dǎo)致街道辦事處檔案管理工作無(wú)法緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，工作效率較為低下[2]。

2 街道辦事處檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

2.1 嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集和管理工作流程

檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，建立正確價(jià)值觀，采取切實(shí)措施，做好檔案收集和管理工作。在處理檔案的過(guò)程中，面對(duì)眾多檔案資料應(yīng)理智思考，擺正工作態(tài)度。設(shè)立嚴(yán)格的檔案收集和管理工作流程。

例如，收集到的檔案紙張規(guī)格應(yīng)該統(tǒng)一，文字格式應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化。禁止使用紅墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等修改、起草檔案材料等，應(yīng)第一時(shí)間接收登記檔案資料并及時(shí)準(zhǔn)確處理相關(guān)檔案，若發(fā)現(xiàn)檔案丟失，應(yīng)及時(shí)查缺補(bǔ)漏，必須確保檔案資料的完整性。只有檔案管理員意識(shí)得到有效加強(qiáng)，才可以保證資料收集的準(zhǔn)確性以及完整性。嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集和管理的工作流程能夠?yàn)闄n案歸檔工作奠定夯實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 加強(qiáng)檔案管理員對(duì)檔案工作的重視程度，選拔更專(zhuān)業(yè)管理人員

街道辦事處開(kāi)展檔案管理工作時(shí)要從大局出發(fā)，適當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理員的管理方法，徹底改變檔案管理員工作時(shí)的態(tài)度，拒絕享受安逸的工作作風(fēng)，這樣檔案管理員才能在競(jìng)爭(zhēng)中尋求發(fā)展。同時(shí)，根據(jù)崗位特點(diǎn)，選擇可以勝任的員工，選用競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，任命更多能力高的員工，既能激發(fā)員工積極性，又能幫助崗位篩選出更合適的員工，借此促進(jìn)街道辦事處檔案管理工作能夠順利開(kāi)展。競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制也能樹(shù)立檔案管理員的危機(jī)意識(shí)，令管理員不斷創(chuàng)新、不斷提高自身能力，促進(jìn)街道辦事處檔案管理工作健康發(fā)展[3]。

2.3 創(chuàng)新街道辦事處檔案管理工作

傳統(tǒng)檔案管理員往往從事一些乏味枯燥的收集檔案、分類(lèi)檔案的工作，使管理員逐漸失去工作熱情，導(dǎo)致檔案管理員的工作效率較為低下。且檔案保存方式普遍以紙質(zhì)版為主，若檔案管理員管理不善很容易導(dǎo)致檔案丟失。因此，有必要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，使管理員更好地開(kāi)展檔案管理工作，激發(fā)管理員對(duì)工作的興趣，提高管理員工作的積極性。同時(shí)應(yīng)適當(dāng)建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，依據(jù)檔案的日期、類(lèi)別以及性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，完善信息檢索功能，提高街道辦事處檔案管理工作的有效性。除此之外，應(yīng)定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，保障街道辦事處檔案資料的安全[4]。

2.4 建設(shè)更優(yōu)的街道辦事處檔案管理隊(duì)伍

目前，伴隨科技逐漸發(fā)展，檔案管理已開(kāi)始朝科學(xué)方向發(fā)展。即使這樣，街道辦事處檔案管理系統(tǒng)仍然需要人為操作。所以，基層檔案管理員必須定期學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，創(chuàng)新人才隊(duì)伍建設(shè)，提高自身職業(yè)管理水平。街道辦事處在檔案管理人才選拔的過(guò)程中，應(yīng)引進(jìn)具有專(zhuān)業(yè)先進(jìn)知識(shí)的人才，有效地豐富和加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)大膽重用技術(shù)過(guò)硬的年輕干部，同時(shí)幫助檔案管理員解決工作生活中遇到的問(wèn)題，使街道辦事處檔案管理人員安心做好本職工作，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化和合理化發(fā)展。與此同時(shí)，對(duì)檔案管理員的出入制度以及管理體制進(jìn)行健全及完善，促進(jìn)檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。加強(qiáng)街道辦事處檔案管理人員的繼續(xù)教育，突出檔案管理工作的重點(diǎn)，使管理人員能夠總結(jié)新知識(shí)及新技術(shù)，豐富管理人員自身專(zhuān)業(yè)技能，從而有效開(kāi)展街道辦事處檔案管理工作[5]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，街道辦事處檔案管理工作在社區(qū)的發(fā)展與建設(shè)中發(fā)揮重要作用，街道辦事處應(yīng)高度重視檔案管理工作。在實(shí)際工作時(shí)，街道辦事處需要全面分析檔案收集和管理過(guò)程中存在問(wèn)題、檔案管理人員存在的問(wèn)題、檔案管理工作模式中存在的問(wèn)題等等，隨后采取策略性、針對(duì)性較強(qiáng)的應(yīng)對(duì)策略，確保街道辦事處檔案管理工作的有序進(jìn)行。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)街道辦事處管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，提高其職業(yè)技能水平，加強(qiáng)檔案管理的有效性，從而提高街道辦事處的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

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