創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作分析

劉玉梅

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也十分迅速。文書(shū)檔案管理是企業(yè)各部門(mén)工作開(kāi)展的前提，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化管理的保障，在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)非常重要的位置。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的不斷融入，文書(shū)檔案管理工作開(kāi)始呈現(xiàn)多樣化，企業(yè)面對(duì)強(qiáng)大的文書(shū)檔案管理，想要提高工作效率就必須不斷進(jìn)行管理創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書(shū)檔案管理智能化、信息化發(fā)展。筆者主要對(duì)文書(shū)檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行分析，并針對(duì)性提出了一些創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新;文書(shū)檔案;管理工作

當(dāng)今社會(huì)，文書(shū)檔案管理是一個(gè)企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的核心，具有較強(qiáng)的技術(shù)性、服務(wù)性以及監(jiān)督性。在實(shí)際生產(chǎn)管理中，所有企業(yè)發(fā)展都會(huì)涉及文書(shū)檔案管理工作。該部分內(nèi)容可以使企業(yè)單位的文書(shū)檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)。尤其是新時(shí)期發(fā)展背景下，文書(shū)檔案管理不僅可以提高企業(yè)管理水平，同時(shí)現(xiàn)代化的管理手段也可以使企業(yè)檔案管理更具合理性與時(shí)效性，是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要條件。

1 文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1 綜合性

文書(shū)檔案管理工作涵蓋不同類(lèi)型的檔案資料，如：科學(xué)研究、黨務(wù)工作、人事工作、設(shè)備管理與維護(hù)、基礎(chǔ)建設(shè)等方面，它們都要經(jīng)由內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行綜合性的管理。同時(shí)，文書(shū)檔案資料的來(lái)源也是多渠道的，它來(lái)自于上級(jí)部門(mén)印發(fā)的文件、民主選舉選民登記及選票、合同附件、單位制定的指導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性和規(guī)章性的文件等，顯示出文書(shū)檔案資料的豐富來(lái)源和渠道，因而也需要進(jìn)行綜合性的檔案管理。

1.2 專(zhuān)業(yè)性

文書(shū)檔案是企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐或行政管理實(shí)踐中生成的文書(shū)，是單位專(zhuān)業(yè)性工作內(nèi)容的真實(shí)客觀反映，諸如：?jiǎn)挝婚L(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展計(jì)劃、業(yè)務(wù)拓展計(jì)劃等，這些工作內(nèi)容都與單位的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容緊密相連。

1.3 保密性

文書(shū)檔案通常都是面向單位內(nèi)部人員進(jìn)行查閱翻看而使用的，對(duì)外開(kāi)放的程度相對(duì)較低，這也顯示出文書(shū)檔案極強(qiáng)的業(yè)務(wù)性和保密性的特點(diǎn)。

1.4 階段性

文書(shū)檔案管理還顯示出極強(qiáng)的階段性特點(diǎn)，由于單位管理內(nèi)容、項(xiàng)目極其豐富，并且與單位各階段的管理工作內(nèi)容聯(lián)系緊密，為此，要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的階段性整理，通常來(lái)說(shuō)可以采用半年或一年整理的方式，以較好地保證單位文書(shū)檔案管理的完整性和連續(xù)性。

2 文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 管理制度的缺失

目前，在我國(guó)文書(shū)檔案管理工作之中暴露出來(lái)的最為顯著的問(wèn)題，是管理制度的缺失。雖然，我國(guó)文書(shū)檔案管理工作具有一定規(guī)模的管理制度，但這種傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理制度與現(xiàn)代化需求之間的差距較大，致使在日常管理工作之中涌現(xiàn)各種問(wèn)題。此外，大部分文書(shū)管理制度較為明顯地受到黨政機(jī)關(guān)的影響，使其效能難以有效發(fā)揮，在檔案的管理與收集工作方面固然無(wú)可挑剔，但在檔案的實(shí)際應(yīng)用方面卻稍顯不足。此外，也正是由于管理制度的不健全，導(dǎo)致為數(shù)不少的工作人員將檔案的管理與收集視為工作要點(diǎn)，而未能正視其服務(wù)性，長(zhǎng)此以往自然就影響到了文書(shū)檔案管理工作的有效性。

2.2 文書(shū)檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提升

在單位的文書(shū)檔案管理工作之中，部分單位出于節(jié)約成本的考慮，將檔案管理工作與文秘工作合為一體，由單位的文秘人員擔(dān)當(dāng)文書(shū)檔案管理人員，由于文秘工作人員自身的工作就較為復(fù)雜和繁瑣，這就使文秘工作人員難以集中自己的全部時(shí)間和精力投入到文書(shū)檔案管理工作之中，而只是存在對(duì)檔案管理工作應(yīng)付敷衍的現(xiàn)象。加上文秘工作人員大多缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和方法，這就使他們?cè)谶M(jìn)行文書(shū)檔案管理的工作中缺乏創(chuàng)新和突破，只是墨守成規(guī)、按部就班地進(jìn)行檔案管理工作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)和創(chuàng)新優(yōu)化。另外，單位自身的文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)還有待提升，部分文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)檔案知識(shí)還存在不足，缺乏服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新理念，需要進(jìn)一步進(jìn)行培訓(xùn)和加強(qiáng)。

3 文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

3.1 管理制度的創(chuàng)新

文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)步離不開(kāi)其管理制度的創(chuàng)新。在管理制度創(chuàng)新的過(guò)程之中，需要結(jié)合企業(yè)以及單位的實(shí)際需求，在原有的管理制度之上進(jìn)行適度的改革，使其尚不健全之處得到足夠的補(bǔ)充。此外，還需對(duì)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度的創(chuàng)新予以側(cè)重，為現(xiàn)代化檔案管理工作提供有效的支持。總的來(lái)說(shuō)，需保證文書(shū)檔案管理制度與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展潮流保持一致，以此實(shí)現(xiàn)管理制度創(chuàng)新性與有效性的提高。

3.2 提升文書(shū)檔案管理人員的創(chuàng)新素質(zhì)

在單位的文書(shū)檔案管理工作中，人是關(guān)鍵性的要素和生產(chǎn)力，要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化創(chuàng)新，還要加強(qiáng)和不斷提升文書(shū)檔案管理工作人員的創(chuàng)新素質(zhì)，包括專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、思想道德素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)和精神等，單位要根據(jù)自身文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際需要，加強(qiáng)對(duì)本單位文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以多角度、多層次的方式提升文書(shū)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，并注重增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，能夠充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)，以更好地滿(mǎn)足檔案利用需求。另外，還要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的道德意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，要提升文書(shū)檔案工作人員的政治信仰和服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，使之成為復(fù)合型的創(chuàng)新人才。

3.3 創(chuàng)新文書(shū)檔案管理辦法

合理有效的文書(shū)檔案管理辦法可以提高企業(yè)管理質(zhì)量與效率。新形勢(shì)下，企業(yè)為了提高文書(shū)管理質(zhì)量，已逐漸將創(chuàng)新管理辦法納入實(shí)際的員工績(jī)效考核工作中。在實(shí)際管理工作中，企業(yè)文書(shū)檔案具有一定的保密性和特殊性，會(huì)涉及眾多商業(yè)機(jī)密，因此，企業(yè)要摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展要求建立完備的電子檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)重要的商業(yè)機(jī)密進(jìn)行加密處理，同時(shí)還要對(duì)已處理或廢棄文件進(jìn)行銷(xiāo)毀。其次，要?jiǎng)?chuàng)新人員選擇辦法，傳統(tǒng)企業(yè)中該部分工作主要是由后勤人員進(jìn)行管理，企業(yè)想要提高文書(shū)檔案管理效率必須根據(jù)企業(yè)發(fā)展創(chuàng)立獨(dú)立的文書(shū)檔案管理部門(mén)，在人才選拔上除了注重人員的專(zhuān)業(yè)管理技能，還要加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)、職業(yè)操守等項(xiàng)目考核，從而為企業(yè)選拔一批新型管理人才。最后，入職初期公司還要根據(jù)發(fā)展需求加大員工專(zhuān)業(yè)技能與創(chuàng)新意識(shí)培訓(xùn)，同時(shí)企業(yè)還要不斷鼓勵(lì)員工研究管理辦法，從而最大限度優(yōu)化管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，是創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作的分析，在文章中我們列舉了這項(xiàng)工作在當(dāng)前的時(shí)代中存在的諸多問(wèn)題，并且針對(duì)這些存在的問(wèn)題我們進(jìn)行了一定的分析，希望這項(xiàng)工作能夠在未來(lái)的發(fā)展中實(shí)現(xiàn)自身的創(chuàng)新，并緊跟時(shí)代的潮流進(jìn)行發(fā)展，最終完成自身工作性質(zhì)上的升華。

參考文獻(xiàn)

[1]楊濤.文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)與創(chuàng)新策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）：122.

[2]金穎.企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新策略探討[J].企業(yè)改革與管理，2018（16）：27+38.

[3]周燦.論檔案"雙軌制"管理在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中的利用[J].蘭臺(tái)世界，2018（20）：77-79.

[4]陳麗琴.文書(shū)檔案管理工作的實(shí)踐思考[M].浙江省基層檔案工作者論文集，2017.

[5]王菁慧.適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要做好文書(shū)檔案管理工作[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2018，（12）.