淺談檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

范桂嫻

摘 要：隨著我國信息技術的不斷發展，當前企業的檔案管理工作中，多數企業都已經實現了信息化管理的方式。而在對信息化檔案管理的過程中，其基礎檔案管理過程的工作質量，對信息化檔案管理的效率也具有重要影響。基于此，本文對檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用進行論述，希望能夠為相關企業提供參考。

關鍵詞：檔案管理;基礎工作;信息技術

企業將自身的檔案管理工作向信息化管理模式升級，不僅能夠促使企業檔案管理過程的更為具有效率，同樣也能夠促使企業更為良好的發展。但企業在將自身的檔案管理工作向信息化模式管理轉變后，也應給予檔案管理過程中基礎工作足夠的重視，以使企業的檔案管真正具有效率性及質量性，進而充分發揮出信息化檔案管理模式的優勢。本文對檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用進行分析，希望能夠促進相關企業的成長。

1 檔案管理基礎工作發展現狀

傳統的檔案管理工作較為集中，但是檔案的利用效率較低，出現了難以利用或者是嚴重不符合實際的弊端。傳統檔案數據，由管理部門進行紙質記錄，由于信息量的逐漸增加，時間年限的推進，檔案信息的查閱難度也隨之增高。傳統檔案管理會出現編號不科學，例如同一宗檔案出現多個編號，也有可能同一編號與多個檔案數據相同。或者是綜卷標題不科學，與實際內容不符，這也增加了后期檔案數據的查閱難題。再加之檔案基礎管理人員并未充分重視檔案管理工作的重要性，出現工作失職等現象。在紙質檔案儲存期間，由于存儲時間較長，從而出現紙張破壞，或者是翻閱出現紙張損壞等現象，造成部分檔案數據遺失或者是缺漏。由于紙質檔案信息數量的增加，再加之檔案管理館建立年代久遠，所以檔案查找問題也更加凸顯，在現代信息化時代下，建設完善的現代檔案管理是檔案管理工作的重要發展趨勢。

2 提高檔案管理基礎工作效率的具體措施

2.1 錄入檔案過程中的高效建立檔案

檔案錄入過程中是建立檔案的基礎過程，同時在建立檔案的過程中，工作人員進行提高錄入效率并選取檔案中的精華部分作為重點建立目標，這對于提高檔案的管理效率及利用效率，具有十分積極的意義。基于此，檔案管理過程的工作人員，有必要對檔案錄入過程中的高效錄入措施進行掌握，以使檔案的建立能夠具有效率的同時，更為具有質量。而提高錄入檔案過程中的效率，更需要檔案工作人員提高對檔案管理工作的認識，并積極主動學習相關高校的檔案錄入方法，進而促使自身的工作質量提高。另外，企業的紙質檔案信息向數字信息轉化的過程中，工作人員也應該提高錄入信息的效率與質量，以使檔案的利用過程更為有效率。

2.2 檔案的重新整理及具體規劃

檔案的基礎工作中，對檔案信息進行高質量整理也是提高檔案利用效率的重要措施。因此，企業在對管理檔案的過程中不應忽視檔案管理過程中的基礎整理工作。如檔案管理過程中，檔案人員應加強對檔案信息的歸類，并對相對混亂的信息進行合理分類，同時在整理歸類的過程中，工作人員還可以適當地對檔案進行編排，以使檔案的歸納過程更為有質量。這樣通過將相關聯檔案進行歸類，不僅能夠加快檔案的錄入效率，同時也能夠提高相關檔案的利用效率。另外，基于相關檔案具有唯一性時，管理過程中也應對這類檔案進行集中歸類，以進一步提高檔案管理過程中的效率。此外，基礎檔案管理的過程中，工作人員應杜絕對無法考證的檔案進行私自處理，同時避免相關檔案的盲目損壞，以免后期的利用過程中無法尋找。

2.3 確立基礎檔案管理過程中的標準

基礎檔案管理過程中，通常涉及的內容較為繁瑣，而檔案管理部門在對相關檔案進行管理的過程中，如能夠樹立相關基礎檔案管理過程中的管理標準，這對于檔案錄入過程的效率提高來說，也會具有較為良好的整體提高性。但檔案管理人員在確立相關標準的過程中，也應結合其基礎檔案管理措施中效率性、合理性等，以確保基礎檔案管理標準中的質量。例如，基礎檔案管理的過程中，檔案管理人員可以樹立檔案建立后，立即分類的標準，這不僅能夠避免多種檔案共存的混亂，同時也能夠確保檔案錄入過程中的效率，而樹立這種標準，也能夠促使每一位工作人員按照標準進行工作，這也避免了由于工作人員的工作習慣不同，進而造成的檔案管理過程中的效率下降。另外，基礎檔案的處理過程中，工作人員還應注意檔案內容與檔案不對稱的現象，并盡量避免這類現象的產生，以避免檔案利用中的障礙產生。同時這也需要檔案管理部門提高對檔案管理基礎的管理質量，并能夠成立相關標準，以加強現代化檔案館過程的質量。

2.4 檔案管理基礎工作能夠使信息檢索工作順利應用

在進行檔案信息管理的過程中，檔案信息的歸檔和錄入是基礎的檔案管理工作，只有掌握基礎的檔案管理工作，并且能夠將檔案基礎工作執行到極致，才能夠進一步提升檔案信息的現代化管理水平，保證檔案信息的準確性。做好檔案基礎管理工作，能夠為使用者提供完善的檢索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息。社會科技的不斷進步，網絡信息化技術不斷的應用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開性，只有不斷完善檔案管理基礎工作，才能夠使檔案管理工作與現代化技術接軌，并且迅速提高管理的效率和水平。

3 加快數據準備工作的具體方法

3.1 數據分析做到循序漸進

現代化檔案管理工作主要是提高檔案的利用效率，所以在檔案管理工作中應當本著，有所用的目的有效開展，工作根據社會的發展需求區分重點，并且根據文件的緩急程度進行循序漸進的管理。在檔案管理基礎工作發展中，必須結合管理人員的，實際情況以及社會的發展現狀將檔案的重點與次重點進行有效分類，并且對數據信息優先處理，能夠調撥工作人員，集中處理重點文件，從而提高工作效率。

3.2 分級次著錄，做到省力高效

在答案卷筑路過程中可以分為多個層次，筑路，將反映單一問題或者是價值不高的檔案，進行案卷著錄。對于一份檔案包含幾個文件或者是一卷內容進行組合著錄。對于重點案卷或者是能反映龐大問題的文件進行文件著錄，能夠揭示檔案的特征與內容，并減少著錄條目的輸入時間，提高了人力物力的使用效率。

4 結語

綜上所述，時代在發展、科學在進步。企業實現自身的信息化檔案管理環節，對促進企業的發展是十分有利的。但相關企業在進行現代化的檔案信息管理過程中，不應忽視管理過程中的基礎環節，并能夠認識到基礎管理環節的重要性，進而加強對檔案基礎環節的管理，以使現代化信息檔案管理過程中的錄入、管理都具有效率及質量。

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