探究如何實現科研檔案管理的現代化

石媛嫄

摘 要：檔案管理是科研活動中的重要管理工作，其有著極高的價值，可有效提升工作質量與工作效率，其可將音像、文字、數據進行存儲，有著推動科研發展的價值。基于此，本文將圍繞實現科研檔案管理的現代化展開探究，并給予可實施意見。

關鍵詞：科研;檔案管理;現代化

提高科學研究和社會能力的重要條件和基礎，而科學研究則是現科研檔案管理的關鍵一環。因此，有必要加強現科研檔案管理。現科研檔案管理是收集科學研究數據記錄科學研究活動的重要方法。因此，實現科研檔案管理的現代化、標準化體系管理，能夠更好地探索科研檔案的本質價值，進而提升工作質量與工作效率，推動科研水平，促進科研建設以及發展進程。

1 科研檔案管理現代化的重要意義

檔案的最初含義是指能夠記錄和保存科研機構日常管理工作中的各種社會、經濟活動的第一手材料，且主要由檔案的形成者、情報價值以及載體共同組成，能夠真實地展示出歷史特征。科研機構檔案管理是由該科研單位的檔案管理者進行檔案收集、整理、核對等一系列操作，其主要作用是為科研工作的后續服務。確切地說，科研機構檔案管理是科研機構發展和改革的關鍵環節，可以說檔案管理的工作質量與效率直接關聯著科研機構工作的能否順利進行，檔案管理的發展是有利于科研單位工作開展的穩定性[1]。

中國逐漸進入新的經濟形態后，各種經濟、產業結構經過大幅調整，大多數科研單位逐步認識到實現科研檔案管理的現代化的重要性，此外，上級部門還針對現今新經濟形勢作出了重要指示，也為科研機構優化檔案管理指明了新的發展路徑。所以，各大科研單位應根據問題與實際情況進行思考后作出相應的調整與優化，從而確保科研單位檔案管理工作可以實現高系統標準、高目標導向的現代化檔案管理模式，并且，各大科研單位需要不斷創新與完善檔案管理的新形式，進一步提高檔案管理的實效性、科研檔案管理工作水平以及檔案材料的合理化、科學化使用，從而不斷提升科研檔案管理的質量以及效率，不斷提升自身的地位和作用，以及提升對科研單位的作用力[2]。

2 實現科研檔案管理的現代化的四大核心價值

科研檔案管理現代化有著四大核心價值：1）控制成本：促進知識主導，沉淀科研單位的知識資產;避免因為檔案管理人才的流失而造成的數據、資料的損失，進而保護科研單位的核心競爭力;降低了紙質文檔的使用率及紙質文檔處理的成本，大幅提升數量、資料利用的效率;規范音像、文字、數據檔案的變更，避免錯誤版本的丟失使重復勞動更加簡單方便，降低了勞動成本。2）安全：嚴格管控檔案權限管理以及安全控制;現代化的系統管理，將各類文檔分類備份，進而防止文件遺失;記錄檔案的借閱以及歸還情況，進而避免使用文件的安全風險;全面記錄運行日志，配合不受影響的權限機制，避免管理沖突;所有檔案都有讀取水印，可以有效避免科研文檔被惡意擴散。3）效率：二級搜索平臺，多種精確的搜索方法，解決了大量耗時搜索帶來的損失;全面實現檔案的現代化管理、環保，進而可以提升工作效率;擁有檔案批量處理的功能，摒棄有著業務集成的歸檔編輯功能，工作事倍功半;科研檔案管理的現代化并不限于單一的工具和單一的區域，是一個高效辦公模式。4）協同：論壇、問答、微博、知識集結與共享等功能，促進了科研進度以及成果共享的社會化;統一辦公門戶為上下游組織的協同工作打開了通道，使部門與部門之間的溝通與合作更加暢通;在整個流程郵局的整個系統中，每個檔案都可以發起一個流程來支持高效的業務審批;靈活的流程管理，結合實際的業務場景定制流程和表單，構建一個科學化、合理化的組織管理環境。

3 科研檔案管理現存問題

3.1 檔案管理水平低下

目前，科研機構檔案管理存在現代化水平低、檔案管理理念落后等一系列問題。雖然說部分科研機構也將現代化技術結合到科研檔案管理工作過程中，但是在實際應用過程中，計算機技術的使用范圍依然有限，并且，科研機構的硬件以及軟件配置也不進人如意，無法達到檔案管理現代化水平。此外，現代化計算機技術手段的缺乏會直接影響到科研檔案信息的收集和儲存，進一步影響檔案管理的實施，檔案信息的有效性以及真實性得不到有效保證[3]。

3.2 科研檔案管理人員職業素質有待提升

科研檔案管理者是檔案管理的直接責任者，與檔案管理有著很大的直接關系，他們的個人職業素養將直接關系到科研檔案管理的工作效率以及質量。但目前不單單存在科研檔案管理者并不是“科班出身”的情況，還存在部分檔案管理者職業素養較低、檔案管理工作不夠不明確的情況，抑或科研檔案管理者對檔案管理工作重視不夠、專業性極低的情況。同時，大多數科研檔案管理者存在頻繁的轉崗現象，使得檔案管理工作沒有得到相關明確的職責分工。在很多情況下，檔案管理者是始終是在一個分工不均、工作職責不清的工作狀態中，進而導致科研檔案管理者的工作效率較為低下[4]。

3.3 科研檔案管理制度不夠完善

科研院所的檔案管理制度是在科研單位成立時便存在，其是依據科研機構的實際狀況而設立的，在規范化方面起到了非常重要的作用。伴隨著經濟和社會的高速進步，科技也隨之進步，且融入人們的生活中去，不斷進步的社會使得科研單位的工作方向也在不斷地變化，一切都不同于過去。但是，科研機構檔案管理體制仍然是以前的管理方式，既不能適應新時代需求，又導致科研檔案管理工作與其他工作內容產生混亂情況。如果仍然沿用傳統的檔案管理體制，就無法達到預期的實施效果。

4 實現科研檔案管理的現代化

4.1 應用現代化技術

采用統一認證平臺，與ERP、財務等系統一站式連接，貫穿組織所有信息系統，采用文件管理系統實現文檔管理、網站內容管理（無需編程，使用系統實現內容更新）、合同管理。對文書檔案、照片檔案、業務檔案等各大類檔案，實施紙質檔案與數字化檔案的統一管理。并開發專有接口，實現與檔案局的數據交換，全面實現檔案管理的自動化。綜合知識管理（技術文件、生產工藝、生產管理等）、綜合檔案管理、資產管理科學應用等實現信息門戶與系統的集成，實現組織內部無論何時何地的即時溝通與合作。完成從檔案管理流程自動化到知識資源集成的轉變，能夠有效地輔助決策[5]。

4.2 不斷提升科研檔案管理者的職業素養

科研機構要高度重視檔案管理人員的專業性。因此，可以聘請水平高、經驗豐富的專家和講師，對檔案管理人員進行系統的專業培訓，不斷提高檔案管理人員的專業水平同時，要重視加強檔案管理人員信息化操作水平的培訓，建議相關管理人員加強政治、業務等要素建設，繼續建設人力資源和相關制度，加大檔案管理人員的培訓和引進力度，規范檔案管理，推進科研檔案管理工作科學化、信息化進程。

參考文獻

[1]馬榮.醫學科研檔案管理工作的特點與發展趨勢分析[J].中國集體經濟，2019（30）：54-55.

[2]左永梅，李海山，宋世佳，鄭振宇，李欣明.基層農業科研單位電子檔案的建立及管理[J].安徽農業科學，2019，47（06）：262-263+269.

[3]田紅磊.高職院校科研管理數字檔案館構建策略研究[J].工業技術與職業教育，2018，16（03）：54-56+79.

[4]錢敏.國有企業科研檔案管理發展進程中的創新思考[J].數字與縮微影像，2018（02）：30-31.

[5]周振玲，浦漢春，王征業.提升基層農業科研單位科研管理工作效率措施的探討[J].農業科技通訊，2017（10）：22-24.