如何強化新生兒疾病篩查檔案管理探討

高雅

摘 要：檔案管理工作是疾控中心整體工作中不可缺少的一部分。各科室及時收集整理業務檔案，進一步對數據進行整合形成完整的工作信息，可為疾病防控決策提供有價值的參考依據。如果能夠推進檔案的信息化管理建設，提高檔案管理的有效性、時效性，發揮檔案信息的最大價值，將極大地促進疾病防控事業的發展。

關鍵詞：新生兒;疾病篩查;檔案管理

疾控檔案是指在疾病預防及控制活動的過程中形成的具有保存利用價值的，如調查資料等檔案文件。疾病檔案的管理水平高才能保證資料的準確性、可靠性以及真實性，才能在疾病防控中體現出重要的應用價值。

1 開展新生兒疾病篩查檔案信息管理工作內容

為貫徹落實《母嬰保健法》，降低殘疾兒童發生率，提升人口素質，開展新生兒疾病篩查是一項有效措施。通過對新生兒健康存在嚴重危害的遺傳性疾病、先天性疾病開展專項檢查，為早期診斷、治療提供相關的醫療、技術信息。篩查工作開展的一項重要內容就是新生兒疾病篩查檔案管理工作，為提升、規范檔案信息管理工作，我們將其劃分為三類：1）包括對新生兒實施疾病篩查基本信息的錄入規范、檢測報告結果等的檔案管理;2）包括陽性確診病例和診治過程、可疑病例召回復查等的檔案管理;3）與濾血片入庫保存相關的檔案管理。通過采用計算機對新生兒疾病篩查檔案實施管理，利用其存儲功能以光盤形式將檔案存儲，降低庫存量，編制出相應的檔案卷目錄、全引目錄索引、案卷存放位置索引、入名卡片索引等，便于進行信息檢索。對新生兒的基本信息、采血標本以及實驗室初檢復檢等信息進行記錄，應用網絡實現了數據信息的資源共享。

2 疾控中心檔案管理特點

1）復雜的信息來源。疾控中心工作涉及面比較廣，擔負著突發公共衛生事件應急處置、食品安全風險監測與評估、疫情及健康相關因素的信息管理、健康相關危害因素的監測與干預、實驗室檢測與評價、健康教育與健康促進、技術管理與應用研究指導等職能，因此檔案信息具有十分復雜的來源。

2）形成周期長。疾控包括衛生監測和疾病控制兩大部分，有些工作受到自然規律的影響，一年四季都有其特定的工作內容，檔案具有形成周期長的特點。

3）涵蓋內容全球性。疾控機構的檔案會涉及大量的流行病和傳染病的問題，而這些問題不受地理位置的限制，在全球地區均可能出現，因此檔案信息具有全球性特點。

3 檔案管理存在幾方面問題

1）缺乏一定的重視度。有些疾控機構并未專門設置檔案管理部門，即使很多疾控機構設立檔案管理部門，并安排了專門人員負責處理檔案工作，但大多數也僅有1名工作人員，人員配備不足，當面對大量復雜的檔案時，往往力不從心。

2）檔案歸檔不及時。由于檔案管理工作存在較高復雜性、周期長等情況，部分資料難免會存在歸檔時明顯的延遲、漏歸檔的情況。

3）檔案管理的信息化建設不完善。檔案管理的很多工作主要還是停留在人工處理手段上，這對于建設信息化的檔案管理體系毫無幫助。同時，檔案僅可在部門內部使用，也難以實現信息的共享，影響了檔案的利用率。

4）檔案管理機制相對欠缺。機制的相對欠缺導致資料的整理工作不盡完善，僅對一些比較重要的資料做出了詳細的歸檔要求，而對于次之重要的其他資料的收集和整理的約束還遠遠達不到要求。

4 相關解決措施

1）建立完善的新生兒疾病篩查網絡。構建較為快捷便利的新生兒疾病篩查反饋渠道，對網絡整體功能進行強化。依托區域內婦幼保健網絡構建出追蹤隨訪網絡，以便在接收到可疑陽性報告時能夠及時通知新生兒監護人，督促其在規定時間內復查及就診，實現及早預防，盡早治療。

2）對新生兒疾病篩查分級管理制度完善。健全疾病篩查分級管理制度，定制出詳細、具體的疾病篩查工作目標、計劃，對新生兒疾病篩查服務項目進行確定管理并開展實施，強化工作開展監督管理力度，確保制度能夠發揮制約、監督作用，完善檔案信息依據。

3）做好濾血片存儲工作及相關紙質信息的存儲工作。對接產單位進行新生兒疾病篩查崗前培訓，明確產科主任、新生兒科主任等的責任，嚴把質量關;認真填寫采血卡內容，字跡應工整，不能出現遺漏現象，以免造成錄入人員的困擾，影響檔案信息準確性。將采血卡片設置成上下聯形式，把濾血片訂付在上聯，把新生兒基本信息資料（采血單位、母親姓名、住院號、居住地址、聯系電話、新生兒性別、孕周、出生體重、出生日期及采血日期等）填寫在下聯，以便存儲經過檢測的濾血片，還可以節約冰柜空間;明確制定采血濾血片合格的質量要求，并將采血濾血片名單信息等復制一份保存。

4）做好實驗室工作。接受標本應做好登記工作，確保采血卡、采血基本信息表內容相一致后錄入;對采血卡濾血片質量進行檢驗，存在質量問題需及時退回，并做好退回登記記錄：實行統一的編號措施，確保每個血片都有獨立相應的編號，并將信息、實驗結果等錄入，保存在光盤內。將基本信息統一制成表格，裝訂過后入檔保存至少10年。要求錄入人員熟練掌握計算機操作技術，進行文字處理及統計，并具備一定的檔案管理工作經驗。

5）可疑病例追訪檔案、陽性病例檔案管理措施。（1）設置專門的可疑病例登記本，將隨訪情況進行記錄，如存在地址不詳、拒絕隨訪等失訪現象，應明確注明原因并將情況告知采血機構、檢測機構，方便其備案。（2）設置專門的確診病例登記本，對每位患者基本信息進行記錄，并構建轉交登記本，轉交登記本上應有治療組醫生接收病例時的簽名。相關資料信息應保存10年。

6）做好采血片的歸檔工作。將經過檢驗的采血片卡的兩聯剪斷分離，對付有濾血片的上聯實施統一編號后采用橡膠圈將其扎緊捆好，裝在封口膠袋中封蓋于貯物箱內，在零下20℃度并舉內保存。把填寫有新生兒基本信息的下聯依照編號擺放好后，采用橡膠圈將其扎緊捆綁好，保存在資料柜里。

7）提升檔案管理人員的素質。現代化檔案信管理工作要求管理人員具備較高的綜合素質，加上新生兒疾病篩查檔案內容包括的內容較多且復雜，管理人員素質不達標，會導致檔案管理工作無法有效、順利開展，應加強對檔案信息管理人員的培訓，使其能夠更好地適應現代化的檔案管理要求，提升綜合素質。要求具有一定的新生兒篩查工作經驗，對新生兒疾病篩查網絡運作、管理等具備相關知識，可保證檔案信息無誤差。

8）做好資料登記、存檔保管工作。包括新生兒采血登記信息、篩查數、活產數、反饋檢測結果、確診病例等資料，至少保存10年。

9）提升檔案管理信息化水平。提升檔案管理信息化水平，首先需要轉變檔案管理人員的思想意識，將檔案管理人員思想意識中的傳統的檔案管理理念進行快速而正確的轉變，只有檔案管理人員成功轉變了信息化管理理念，后續的信息化檔案管理工作才有開展的可能。其次，疾病預防控制中心需要引進一批專業的科技人才，或者長期性的服務于檔案管理工作，或者對目前在崗位的檔案管理人員進行科學而系統的培訓。引進專業的科技人才不僅可以將科學技術成功引進檔案管理工作之中，而且還可以以此為基點，為疾病預防控制中心其他的信息化發展提供示范。再次，提升檔案管理信息化水平需要對檔案管理的設備進行系統化的升級，使檔案管理人員在潛移默化中接受信息化管理的影響。

5 結語

伴隨著不斷發展的醫療事業，醫療檔案信息會伴隨防治工作的開展不斷拓寬，也會對質量提出更高的要求。從基層著手，認真做好檔案信息管理工作，實現規范化、信息化、標準化，全面提升新生兒疾病篩查檔案管理工作效率和質量，促進工作進一步開展。

參考文獻

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