新形勢下高校畢業生檔案管理的重要性分析

徐辛酉

摘 要：近些年來，高校每年的畢業生越來越多，畢業生就業面臨的壓力也越來越大，高校畢業生檔案作為以后人事檔案的重要組成部分，對于學生的成長和發展而言至關重要，我們必須要做好高校畢業生檔案管理工作，不斷應用新的工作思路和工作方法，充分認識到檔案管理的重要意義，同時，要提高畢業生對于個人檔案的認知。本文就畢業生檔案管理的重要性以及工作開展策略進行了探討和研究，希望能夠為相關的檔案管理工作者們提供一定的幫助和支持。

關鍵詞：新形勢;高校畢業生;檔案管理;重要性;工作策略

二十一世紀是人才的世界，隨著高校擴招的不斷推進，高校向社會輸送的畢業生人數呈現出逐年增加的趨勢，大學生也面臨著越來越嚴峻的就業壓力，社會上處處充滿著挑戰，面對如此龐大的畢業人數，畢業生檔案管理工作也迎來了巨大的挑戰，必須要充分做好檔案管理工作，保障檔案的安全性和可靠性[1]。同時要做到清晰的分類和保管，做好檔案的移交，這項工作關系到每位畢業生的升遷調動，組織選拔等等，是相關人事勞動社會保障服務的重要憑證。

1 高校畢業生檔案的重要性

1.1 畢業生檔案對學生的重要性

畢業生檔案對于畢業生未來的發展而言至關重要，然而，就目前的檔案管理工作現狀來看，很多大學生缺乏正確的檔案意識，沒有充分的認知到檔案的重要性，也不了解學籍檔案和人事檔案的區別[2]。在每年的畢業時間，雖然大部分學生都能夠找到工作，然而也有一部分畢業生未能如期就業，這部分學生不知道如何處理自己的檔案，因而有很大部分人選擇把檔案留存在本校之中，多年也沒有取出，形成了死檔。這種檔案的存在是不合規合理的，給學校的檔案管理工作造成了很大的阻礙，只有變成人事檔案，才能夠順利地將檔案保管。除此之外，部分高校缺乏檔案管理意識，沒有形成系統完善的檔案管理部門，在轉遞過程中存在有不規范操作的狀況，甚至導致部分學生檔案的丟失，這對學生而言是極為不利的，因此，檔案管理必須要引起學生、學校和相關部門的高度重視。

畢業生檔案是學生綜合表現的記錄，也是人事檔案的重要組成部分，涉及學生生活中和工作中的方方面面，是個人經歷的全面記錄，也是個人身份、學歷、資歷的重要體現，這對于學生的未來求職、評級升職、發展轉行等工作具有重要意義，對于計算工齡、養老保險以及退休手續也有重要意義，其關系到個人的切身利益，因此學生本人必須要注重檔案工作，確保檔案不會丟失。

1.2 畢業生檔案對高校的重要性

高校必須要做好畢業生檔案管理工作，這體現出高校的工作態度和管理水平，一方面，必須要引進先進的工作思路和工作方法，不斷健全和完善工作流程，按照相關的規章制度辦事[3]，另一方面，學校必須要成立一支專業的檔案管理工作人員隊伍，選擇具有管理經驗和業務能力精通的人來開展管理工作，檔案管理質量的好壞，直接影響到學校的社會形象，社會上的各個單位和部門會通過這一表象來了解學校的具體辦學水準以及負責態度。因此，檔案管理工作能夠從多角度反映出學校的建設質量，包括機構制度建設，人才建設以及信息化水平建設等等，學校必須要建立井然有序的檔案管理工作流程，充分為學生們的利益考慮，服務學生，服務用人單位，提升自身的社會地位。

2 高校畢業生檔案管理工作開展策略

2.1 畢業生檔案管理

高校必須要重視檔案管理工作，在整個單位加強工作人員的檔案管理意識。首先，必須要不斷健全和完善高校學生檔案管理工作條例和章程，讓所有工作人員按照規章制度去辦事，嚴格按照流程來開展工作，保障工作內容的透明化、清晰化以及合理化[4];其次，要加強對檔案的歸納和整理，對于不同年級、不同專業、不同類型的學生，劃分不同的檔案存儲區域，要做好檔案的內容整理，包括思想品德、黨團關系、獎懲材料等等，同時，檔案內容中也應當包含大學生的各種成績單以及科研成果、科技競賽成果等等，讓畢業檔案能夠全方位的體現一名學生的大學表現。在當今時代，用人單位非常注重畢業生的綜合能力，尤其是實踐能力和動手能力。因此，對于能夠體現學生實踐動手能力的材料，一定要裝入檔案之中，這些材料對于學生能否順利就業有著非常關鍵性的影響;最后，畢業生檔案要按照相應的程序進行傳遞和轉遞，學校就業部門要做好整理工作，統一編號，便于檔案的派遣。

2.2 畢業生檔案的轉遞

在高校檔案管理工作中，畢業生檔案轉遞是一項經常會涉及到的工作流程，必須要按照相關的法律規定開展轉遞工作，確保工作的科學性以及合理性，因此，高校就業主管部門必須要充分研讀法律規定，了解畢業生檔案的派遣單位性質。必須要檢查工作單位是否具有人事檔案管理權限，如果不具備檔案保管權限，就應當按照就業協議中所寫明的檔案管理部門進行郵寄，如果用人單位具備人事檔案管理權限，則可以通過中國郵政等專業的郵遞部門轉移到目標單位[5]。除此之外，還有部分就業單位并不明確是否具有人事檔案保管權，因此，畢業生必須要充分的與用人單位進行溝通和交涉，確認其保管權的有無，并且與學校就業部門進行聯系，從而具體事情具體應對。

2.3 畢業生檔案查詢

大體上而言，畢業生檔案查詢主要包含有以下兩個類型的內容，首先是查看畢業生的在校相關信息，這也是畢業生檔案最基礎的一項服務性功能。當畢業生在社會上求職時，求職單位必然會對學生們的各種資料進行考證，此時需要查看畢業生檔案，包括公務員、事業單位、讀研考博、學習成績證明以及落戶等等，因此，學校檔案管理部門必須要充分配合社會部門的工作，為畢業生們提供相關的便利條件，方便學生就業。其次是檔案流通查詢，當高校畢業生離校之后，檔案就會在學校轉出，因此檔案存儲在何地以及由誰保管是關系到畢業生求職與利益的重要事情，一部分學生選擇在本校繼續深造，其檔案會被留在本校繼續保管，還有一部分學生畢業之后選擇去其他學校深造，檔案必然會轉移到目標單位[6]。對于那些尋找到社會工作的學生，如果單位具有檔案接收權，則畢業生檔案會被派遣到工作單位，學生如果想要查詢檔案，需要通過報道證查詢。檔案接收權并不是任何一個單位都具備的，一般只有那些國企以及政府機關部門具有完整的人事檔案接收權，而對于那些私營企業以及合資企業，很多不具備檔案接收權，學生檔案的流通會比較復雜，會被派遣到人力資源和社會保障局，學生們需要查詢機構在當地城市的位置，然后憑借報到證去查找[7]。對于那些沒有選擇繼續深造，也沒有就業的學生，檔案將會派遣到原戶籍所在地的人力資源和社會保障局，要憑借報到證去查找檔案。

3 小結

總而言之，新形勢下高校畢業生檔案管理具有非常重要的意義，高校畢業生以及高等院校都必須要重視檔案管理工作，并且加強對于檔案管理，提高對于檔案重要性的認知，做好檔案的保存、轉遞以及查詢工作，從而真正為畢業生的求職和發展提供可靠的保障。

參考文獻

[1]黃波.就業視角下高校學生檔案管理與數字化創新[J].寧波職業技術學院學報，2017，21（06）：58-61.

[2]趙博.新形勢下高校畢業生檔案管理的重要性[J].吉林化工學院學報，2018，35（04）：84-87.

[3]趙春艷.淺談如何做好新形勢下的畢業生人事檔案管理工作[J].勞動保障世界，2018（22）：68.

[4]彭壽英.新形勢下高校畢業生檔案管理的實踐與探索[J].科技視界，2014（03）：185.

[5]崔新廣.新形勢下高校畢業生流動黨員檔案組織關系接轉問題及策略[J].蘭臺世界，2017（09）：60-62.

[6]劉秀英.淺析高校畢業生人事檔案管理[J].科技資訊，2017，15（14）：120+122.

[7]馮四清.高校學生檔案管理問題剖析[J].城建檔案，2019（08）：74-77.