檔案規范化管理體系構建初探

趙穎

摘 要：檔案管理工作是對檔案信息進行管理并提供服務。在檔案管理工作中通過規范化、標準化的管理能夠有效地提升檔案管理的水平和質量，更好的發揮檔案的憑證價值和參考價值，服務新時代經濟社會高質量發展的要求和目標。本文對檔案規范化管理體系的構建進行初步的探討，并結合工作實踐提出建議。

關鍵詞：檔案管理;檔案規范化;檔案管理體系

1 檔案管理工作

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。

檔案管理工作的內容是檔案的本身，檔案工作的課題是檔案的查閱者、使用者，服務的根本是對檔案進行收集、整理、鑒別、收藏、開發利用。檔案管理水平與質量與社會對于檔案文獻資料的憑證價值與參考價值應呈現同向正比增長趨勢。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。

檔案管理工作是對于本部門、本行業的文獻進行管理的工作，同時也是為檔案利用者提供服務的工作，更為重要的是檔案中的文獻內容決定了檔案工作的政治性。檔案管理工作是在經濟社會發展過程中對各類文獻的收集、整理以及使用的管理工作。同時，應當看到檔案管理工作不是一項單獨的社會管理工作，是依托于經濟社會發展，作為經濟社會發展的重要組成部分。檔案信息資源所提供的文獻查閱、檔案編研、檔案信息資源開發利用等工作是檔案管理工作服務屬性的具體體現。

2 檔案規范化管理體系構建

檔案管理工作內容眾多、環節復雜，因此構建規范化的管理體系和標準能夠有效地提升檔案管理的效率，保障檔案安全，更好的發揮檔案信息資源對于經濟社會發展各個領域的決策支持作用。在檔案規范化管理體系的構建上應從檔案管理規劃、檔案管理的制度、檔案管理的崗位設定與職責明確、檔案管理的流程規范、檔案管理的標準化、檔案信息安全、檔案管理的監督、檔案管理的評價等多個方面共同構建檔案規范化管理體系。具體而言，一是檔案規范化管理的發展規劃制定與實施。檔案管理規范化的基礎是有明確的指導思想、基本原則、發展方向、重點工作、保障措施等，通過檔案發展規劃能夠較好地明確工作目標、工作職責和工作任務。因此，在檔案規范化管理工作中首先應有相應的規劃，在規劃的周期上可以是短期，也可以是中長期，通過規劃引導檔案規范化管理。二是的檔案規范化管理的制度健全與完善。檔案規范化管理的前提是有合法合規的制度保障，在制度健全與完善中應按照國家相關法律法規的規定進行相應制度的制定。三是檔案規范化管理的崗位設定與職責明確。檔案管理工作涉及檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案使用等環節，對于每個環節而言明確崗位職責能夠較好的實現規范化管理。四是檔案規范化管理的流程梳理與再造。檔案管理環節眾多決定了檔案管理工作流程必須通暢、合理，通過流程規范化管理能夠提升檔案管理的效率和穩定性。因此，在檔案規范化管理過程中應對現有檔案管理流程進行梳理，對不合理的流程進行再造，形成能夠最大限度提升工作效率、保障工作質量的檔案管理流程。五是檔案規范化管理的指標選取與標準化。當前，檔案管理工作不單是簡單的對于檔案保管，更為重要的是發揮檔案信息資源對于經濟社會的決策支持作用。因此，在檔案規范化管理工作中應對檔案管理的指標進行篩選，同時按照檔案管理的一般規律進行標準化制定，形成行業之間以及區域之間互通互聯、共建共享的檔案管理體系。六是檔案規范化管理的信息安全。檔案管理工作中涉及個人信息、組織信息等非公開檔案信息。因此，在檔案管理工作中應嚴格按照國家法律法規保障檔案信息安全，通過制度、管理、監督等多種手段保障檔案信息安全。七是檔案規范化管理的監督。監督是有效提升檔案管理效率和質量的途徑。在檔案規范化管理的監督工作中應將自身監督與外部監督相結合，保證和提升檔案管理的水平和質量。八是檔案規范化管理的評價與改進。檔案管理工作應在一定時間節點或一定工作任務結束的時候進行動態評價，并將評價的結果及時反饋給工作人員，依據評價的意見進行規范化、管理實踐方面的改進，不斷提升檔案管理的質量。

3 檔案規范化管理建議

檔案規范化管理的建立與實施是提升檔案管理工作水平和質量的有效途徑，通過檔案管理規劃、檔案管理的制度、檔案管理的崗位設定與職責明確、檔案管理的流程規范、檔案管理的標準化、檔案信息安全、檔案管理的監督、檔案管理的評價等共同構建的規范化管理能夠較好地實現檔案管理服務經濟社會發展的目標和要求。在檔案規范化管理工作中，結合工作實踐，提出以下三個方面的工作建議。一是加強政治理論及檔案管理理論的學習，以先進的理論促進檔案管理工作的實踐。隨著新時代經濟社會高質量發展的總體目標和要求，對經濟社會發展的各行各業都提出了新的要求，政治理論學習能夠引導各項工作高質量地開展。因此，進行檔案規范化管理的首要任務是不斷加強政治理論學習，提高政治站位，以新時代中國特色社會主義理論來指導檔案管理與服務工作。同時，隨著檔案管理工作的高質量開展，在檔案管理理論的研究上也不斷深入，因此作為檔案管理工作者也應不斷加強檔案管理新理論、新理念的學習，以檔案管理創新理論提升具體工作的水平和質量。二是不斷提升專業技術能力和綜合素養。檔案管理工作對工作人員的專業技術能力要求較高，同時由于檔案涉及人事、組織、管理等多方面內容，對檔案信息安全也有著較高的要求，這就要求檔案管理工作人員必須具備較強的法律意識和信息安全意識。因此，在檔案管理實踐工作中應不斷通過業務學習提升專業技術能力和綜合素養。三是善于學習和應用不斷發展的信息技術所帶來的新科技、新成果。信息技術的發展為檔案管理工作提供了更多的輔助技術，充分發揮信息技術在檔案管理工作中的優勢，能夠提升檔案管理的效率、安全和質量。因此，應不斷學習并善于將信息技術與檔案管理工作實踐進行深度融合，提升檔案管理服務工作的水平和質量。

參考文獻

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