技術檔案保存與銷毀制度科學化探究

鄒春艷 劉永貴

摘 要：在檢測機構檔案管理工作中，技術檔案的保存與銷毀屬于其中關鍵。基于此，本文將簡單介紹技術檔案保存與銷毀的制度規定，并深入探討技術檔案保存與銷毀制度的科學化探索，希望研究內容能夠為相關從業人員帶來一定啟發。

關鍵詞：技術檔案;保存;銷毀

檢測機構技術檔案管理水平在很大程度上受到檔案保存與銷毀的影響，檔案的收集整理及保管也會受到直接影響。為有效提升檢測機構技術檔案保存與銷毀科學性，正是本文圍繞相關制度開展具體研究的原因所在。

1 技術檔案保存與銷毀的制度規定

1.1 基本管理制度規定

檢測機構技術檔案管理工作需結合機構運行實際，為充分發揮檔案的追溯性和客觀證據作用，檔案管理員應負責統一管理技術檔案，各部門也需要基于職責收集和提交相關技術檔案資料，檔案管理員需負責統一歸檔整理，以此開展最為基本的技術檔案管理工作。

1.2 技術檔案的保存規定

為滿足檢測機構的技術檔案保存需要，需配備專門的檔案室，檔案室需具備防火、防盜、防潮設施，檔案管理員也需要在日常工作中做好檔案貯存環境的維護工作，保護技術檔案的安全貯存，避免技術檔案出現不正常丟失和損壞問題，對于出現變質或損壞的技術檔案，則需要及時復印和修補。技術檔案不得隨意捆放，而是需要嚴格進行分類并建立技術檔案目錄，最終方可保存于檔案柜中，為方便檢索和查詢，檔案柜需設置明顯標識。如歸檔的技術檔案出現丟失、損壞、涂改等現象，必須及時追查原因，并結合嚴重程度追求責任。對于用于延續歷史和知識累計而保留的任何已作廢技術文件，在上報負責人后，技術部需開展針對性檢定并加蓋“歷史資料”標識，以此進行單獨保存[1]。

作為檢測機構技術檔案的主要構成，檢測報告在簽發后應基于檔案管理信息系統及相應數據庫進行存儲，檔案管理人員則需要定期監督檢查檢測報告的規范化程度，并通過相應記錄表重點記錄不符合要求情況，及時更改相關錯誤。檔案管理員還需要保證在配備防潮、防火、防盜設施的環境中安全貯存檢測報告電子記錄，避免丟失和不正常損失情況出現。

1.3 技術檔案的更改

在檢測機構中，技術報告的涉及的相關數據與結果需由檢測人員負技術責任，且審查時任何領導和主管均不具備更改權力，內容錯誤也需要由檢測人員進行更改，逐級檢查程序也需要由此重新履行。如技術報告不符合要求，則需要堅決退回，改正后必須重新打印。檢測報告單屬于檢測機構技術檔案的重要組成，如發現其存在錯誤，檢測機構需及時發出《重新檢測或檢測報告更改通知單》，以此保證報告單修改的及時性，原技術報告需收回并銷毀。一般情況下檢測機構不允許接收檢查單位及相關單位任意查對檢測原始數據，如特殊情況需要進行查對，應嚴格辦理文件借閱手續，并在指定地點與時間進行。

1.4 技術檔案的銷毀

檢測機構超期的技術檔案需統一銷毀，銷毀前需登記造冊并通過批準。對于要求銷毀的技術文件，需針對性填寫銷毀記錄，并獲批準。此外，在檢測機構銷毀技術檔案的過程中，需遵循相關規定圍繞技術檔案開展的嚴格的鑒定，只有通過鑒定的技術文件才能夠銷毀，不得出現擅自銷毀技術文件情況，否則檔案層面的損失、企業和國家的損失均可能因此出現，鑒定和銷毀的相互成就必須得到重視[2]。

2 技術檔案保存與銷毀制度的科學化探索

2.1 結合電子文件檔案管理系統

在技術檔案保存與銷毀制度的科學化探索中，電子文件檔案管理系統應充分發揮自身作用，因此必須嚴格規定鑒定銷毀的相關內容，并建立健全電子文件檔案管理系統的檔案鑒定銷毀模塊。為滿足技術檔案的銷毀需要，鑒定銷毀需基于電子文件檔案管理系統明確不同類型電子技術檔案的保存期限，系統可由此自動鑒定搜索超出保存期間的技術檔案，結合國家及機構關于鑒定銷毀檔案的相關規定，即可在審批完成后，進行技術檔案的銷毀，對于屬于保密范圍的技術檔案，必須徹底從電子文件檔案管理系統清除，并保證相關恢復技術無法恢復保密技術檔案。對于無需保密的技術檔案，則僅需要進行邏輯刪除。值得注意的是，電子文件檔案管理系統在銷毀處理技術檔案的過程中，需同時保存銷毀日志，以此滿足備案、查詢需要;電子文件檔案管理系統的檔案鑒定銷毀模塊建立健全同樣不容忽視，具體的建立健全應圍繞數據整編歸檔模塊與檔案鑒定銷毀模塊的分類編目對接實現，以此基于檢測機構技術檔案的保管期限與分屬類型，自動實現待銷毀的技術檔案檢索，配合修改、維護、自定義等功能，即可更好管理電子技術檔案的保管期限。檔案管理人員在發現過期技術檔案后，應針對性提出銷毀申請，申請需由具備鑒定銷毀權限的檔案管理人員負責，具體鑒定需由分管部門負責人負責，最終由檢測機構領導簽批。基于電子文件檔案管理系統的技術檔案銷毀流程可概括為：“電子檔案數據庫→身份認證→過期技術檔案檢索→待銷毀技術檔案列表→科研類、財務類、干部人事類、檢測報告類、其他→提出鑒定銷毀申請→鑒定→簽批→銷毀→檔案回收站→是否徹底清空”。

2.2 加強技術檔案保存與銷毀

為實現技術檔案保存與銷毀制度的科學化，還應進一步加強技術檔案保存與銷毀。技術檔案保存的加強同樣需結合電子文件檔案管理系統，并重點從收集錄入和整編歸檔兩方面入手。收集錄入需關注技術檔案的網絡信息化，以此規范開展技術檔案的收集、轉化、錄入，相關圖形文件、掃描文件、音頻文件、視頻文件等形式的技術檔案均需要存儲至檔案數據庫，技術檔案在收集、轉化、錄入過程的安全性和完整性必須得到重視;技術檔案的整編歸檔需重點關注檢索、維護、保管展開，結合電子文件檔案管理系統，應基于保管機構、保管期限、內容、載體、來源等依據確定不同的保管方式，并確立和明確立卷方案及立卷規則，配合人工與計算機輔助相結合方式，最終完成整編歸檔，這一過程需得到檔案管理人員的技能和經驗支持，配合針對性的技術鑒定，即可更好保證技術檔案保存質量。

檢測機構技術檔案銷毀的加強需關注機構領導的參與、鑒定與銷毀的突出、專業檔案鑒定工作小組建設、規章制度改進優化。機構領導的參與加強需解決以往領導發揮作用有限的不足，保證技術檔案檢定及時性;鑒定與銷毀的突出需保證在工作的首位突出技術檔案鑒定與銷毀工作，為實現該目標，應在考核中加入技術檔案的鑒定與銷毀工作內容，技術檔案利用率、鑒定與銷毀工作的高效高質開展均可由此實現;專業檔案鑒定工作小組建設需堅持學科雜、專業性強、穩定性高等原則，以此為技術檔案銷毀工作夯實基礎;規章制度改進優化需首先結合檢測機構實際，建立健全《檔案鑒定與銷毀工作》規章制度，明確鑒定與銷毀工作的具體負責人員及其職責，相關獎懲措施的嚴格落實也需要得到重視。

3 結論

綜上所述，技術檔案保存與銷毀制度的科學化具備較高現實意義。在此基礎上，本文涉及的結合電子文件檔案管理系統、加強技術檔案保存與銷毀等內容，則提供了可行性較高的制度科學化建設路徑。為更好地服務于技術檔案保存與銷毀，電子文件檔案管理系統必須更為充分的發揮自身作用。

參考文獻

[1]李艷迎.檢驗檢測機構技術檔案管理研究[J].辦公室業務，2019（19）：100-101.

[2]孫菁.論做好企業檔案鑒定銷毀工作的必要性和措施[J].山東檔案，2019（02）：47-48.

作者簡介

鄒春艷（1979-），女，重慶，本科，畢業重慶大學，副研究館員，研究方向：檔案管理。