淺談醫院公文處理與檔案立卷歸檔工作的銜接

魏睿懿

摘 要：在檔案的日常管理過程中，公文是主要的檔案資料，也是檔案立卷歸檔的重要前提和基礎性的工作，所以做好醫院的公文處理工作對強化檔案管理水平具有非常重要的現實意義。本文通過具體論述醫院公文處理與檔案立卷歸檔工作的銜接策略，旨在保證醫院檔案管理的實效性。

關鍵詞：醫院;公文處理;檔案立卷

醫院公文這種文書具有較強的特定效力和法定效力，更是醫院對外進行溝通、協調的重要媒介載體，也是醫院更好地發揮職能的重要工具。醫院公文與檔案是同一類文件的不同表現形式，所以不管是醫院上級部門來文所形成的公文形式，還是醫院在日常管理過程中所形成的公文，在最后的管理過程中都需要進行檔案資料立卷歸檔工作。從另外一個方向來講，公文就是醫院檔案資料管理的前身，而醫院的檔案資料主要是由公文轉化而來，所以檔案資料就是醫院公文處理之后的歸宿[1]。在醫院公文處理與檔案管理工作的銜接過程中，公文是非常重要的主體，而醫院公文處理程序與檔案立卷歸檔管理工作之間存在著非常緊密的關系，所以為了能夠切實做好醫院公文處理工作與檔案資料的立卷歸檔工作，便需要醫院公文管理人員在做好檔案歸檔的過程中需要為以后檔案管理人員查閱、檢索利用奠定好堅實的基礎。因此，為了有效提升醫院檔案管理的水平，便需要明確醫院公文處理與檔案立卷歸檔之間的關系，合理地將醫院公文資料轉化成為檔案，積極做好醫院各類公文資料的管理工作。

1 及時立卷歸檔，為公文與檔案的轉化做好銜接

在醫院檔案管理的過程中，公文處理是非常基礎性的工作。當醫院在日常運行過程中制發公文結束之后，便需要積極的安排專人進行整理與歸檔。醫院的公文文件制發人員在日常的工作中應該充分重視公文的收集工作，積極倡導“馬上辦”的工作作風，著重強調公文處理的及時性，如公文的及時收集、公文的及時分類，切忌將醫院的公文積壓起來。同時，醫院的各個部門在處理完文件材料的時候，應該緊密結合醫院檔案資料的立卷原則和方法，統一安排文秘人員進行保管，統籌做好醫院公文的排序、編號和歸檔工作。其中，醫院公文的立卷和歸檔是醫院在運行過程中各類文秘工作開展的終端環節，而是檔案管理工作的開始環節，所以醫院公文處理便成了醫院工作與檔案管理的重要銜接點[2]。因此，作為醫院的文秘人員應該有計劃的整理各類文件資料，并將其按照一定的原則進行分門別類，這樣便能夠為之后檔案的查閱和檔案立卷奠定堅實的基礎。

2 實現公文處理的規范化和科學化，保證檔案文件的完整性

在醫院公文處理的過程中，針對立卷歸檔前的上級來文涉及多個環節，所以便需要保證公文處理的規范化和科學化，制定科學合理的公文處理制度，切實保證醫院公文處理的規范化和科學化，全程進行公文跟蹤，以便能夠為醫院檔案的立卷歸檔創造良好的條件。其中，作為醫院公文的接收人必須進行簽字接收，合理設立文件處理的臺賬，及時更新醫院公文來文的具體信息，如公文的處理狀態、公文的去向，避免在醫院公文處理的過程中出現漏傳、橫傳的現象，并在公文處理結束之后將處理完畢的公文與未處理完畢的公文分開進行存放，積極做好檔案資料的收集、分類等歸檔工作[3]。針對需要進行歸檔處理但又不符合要求的公文資料需要采取有效的補救措施，堅持以符合醫院檔案管理的要求為前提，積極尋找醫院公文處理的經辦人，待經過相關部門的核實、補辦處理之后，并給予一定的說明，充分凸顯出醫院公文的價值，合理調整醫院公文的保管期限，從而切實保證醫院檔案文件的系統性和完整性。

3 增強公文和檔案管理人員管理意識，提高文秘人員專業水平

為了能夠更好地做好醫院公文處理與檔案立卷歸檔工作的銜接工作，便需要醫院文秘工作人員積極參加公文處理和檔案業務的學習工作，有效提升醫院文秘工作人員的專業水平。同時，作為醫院的文秘人員應該明確崗位職責，深入學習公文處理和檔案管理的各個要素，尤其是《國家行政機關公文處理格式》和《國家行政機關公文處理辦法》等相關的法律法規，并將其作為醫院公文處理的重要標準，認真進行學習，以便將這些法律法規合理的融入醫院的公文處理與檔案立卷歸檔工作中，切實保證醫院公文處理與檔案立卷歸檔工作的實效性。

總之，醫院公文處理與檔案管理工作是相輔相成的，所以需要積極做好醫院公文處理與檔案管理的銜接工作，制定科學合理的醫院公文處理制度和檔案管理制度，強調公文處理與檔案的精細化管理，不斷優化醫院公文處理與檔案管理的銜接機制，以此保證檔案管理工作能夠更加順利地進行，最大提升提升醫院檔案的水平。

參考文獻

[1]林樺.協同OA辦公系統提升醫院文書檔案應用初探[J].城建檔案，2016（8）：52-53.

[2]冼茂娟.做好醫院公文管理，推進檔案工作規范化[C].新形勢下檔案資源管理服務.0.

[3]陳艷芳.淺談辦公室檔案管理中的公文處理主要程序[J].工會博覽：理論研究，2019（12）：233-233.