淺談如何做好廣播電視無線高山臺站“十三五”基礎(chǔ)設(shè)施改造工程檔案管理工作

寇軍

摘 要：工程檔案是在工程建設(shè)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、數(shù)據(jù)等各種歷史資料的記載，也是工程開展規(guī)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、管理、維護(hù)等不同工作的重要依據(jù)。工程檔案資料應(yīng)按照完整化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的要求進(jìn)行整理編制。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，承包人要提供一套合格的檔案資料及完整的施工圖紙，作為竣工驗(yàn)收的條件之一，為今后的維修、管理提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;工程檔案;管理

廣播電視無線高山臺（站）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是國家“十三五”時(shí)期文化旅游提升工程的重要內(nèi)容，是建設(shè)新農(nóng)村公共文化服務(wù)體系，也是解決好邊遠(yuǎn)農(nóng)村群眾收聽（看）好廣播電視節(jié)目的重要民心工程。經(jīng)過近兩年的不懈努力，于2019年11月底全面完成了國家下達(dá)給技術(shù)中心所屬臺（站）基礎(chǔ)設(shè)施改造建設(shè)任務(wù)，工程全面完工。11月28日，由市文化委領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)組成專家小組對6臺（站）每一個(gè)工程項(xiàng)目的論證、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、工程施工、監(jiān)理、工程質(zhì)量以及資金的使用、文檔資料都認(rèn)真檢查，對重慶廣播電視技術(shù)中心6個(gè)臺（站）15個(gè)項(xiàng)目作了肯定：工程文檔資料完善，且工程質(zhì)量達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，專家小組討論一致通過，驗(yàn)收工程質(zhì)量等級為合格。該項(xiàng)目的工程檔案分類合理、排列整齊、編排科學(xué)更是得到了專家小組的肯定，為“十三五”高山臺基礎(chǔ)設(shè)施改造工作的順利完工和驗(yàn)收奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也為建設(shè)部門提供了更全面的信息資源。

1 建立工程檔案管理制度，確保管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

為了加強(qiáng)對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，確保工程檔案齊全、完整、規(guī)范，技術(shù)中心從組織上、制度上和歸檔等方面為檔案工作的順利開展提供了保證。

1）確定工程檔案工作人員，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。項(xiàng)目立項(xiàng)后，技術(shù)中心成立了“十三五高山臺站基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組”及辦公室，辦公室負(fù)責(zé)高山臺站基礎(chǔ)設(shè)施改造建設(shè)工作的檔案收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計(jì)等管理工作。

2）建立健全工程檔案管理的各種規(guī)章制度。在工程建設(shè)初期，便制定了《技術(shù)中心工程建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收管理辦法》，明確要求在建設(shè)項(xiàng)目的審批、招標(biāo)、訂立合同、項(xiàng)目建設(shè)、資金支付、驗(yàn)收、監(jiān)督檢查和竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)都要有建設(shè)工程檔案記載的原始數(shù)據(jù)，做到職責(zé)分明。

3）建立科學(xué)的歸檔制度。為了使工程的檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在工程竣工結(jié)算審核驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)對文件進(jìn)行全面認(rèn)真的檢查，相關(guān)臺站要求提交的資料清單包括6個(gè)無線發(fā)射臺基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的批復(fù)相關(guān)文件、招標(biāo)及投標(biāo)文件、施工藍(lán)圖電子版及紙質(zhì)蓋章審核版、施工合同及合同相關(guān)附件、現(xiàn)場簽證、設(shè)計(jì)變更文件、竣工圖、施工單位報(bào)審的結(jié)算書、甲方確認(rèn)的單位工程開工報(bào)告、質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收單、竣工報(bào)告、供貨簽收單、結(jié)算等相關(guān)的資料否齊全完整。

2 轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)管理

長期以來，在實(shí)際工程建設(shè)當(dāng)中，對于各級各類檔案工作沒有一種科學(xué)的管理意識，大部分的工程建設(shè)單位往往只重視工程施工環(huán)節(jié)以及后期的結(jié)果，對于檔案管理并不重視，沒有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致建設(shè)單位檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。

1）統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識。我們認(rèn)識到建設(shè)工程檔案記載的原始數(shù)據(jù)在整個(gè)建設(shè)工程施工過程當(dāng)中是必不可少的組成部分。這一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作對于工程高質(zhì)量的順利完成 有著重大意義，也讓工作效率得以提高，讓經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，讓規(guī)律得以認(rèn)識，讓歷史得以延續(xù)，讓資源得以有效共享，讓事業(yè)發(fā)展得以保證。

2）檔案與目標(biāo)考核掛勾，責(zé)任落實(shí)到人。為了保證檔案資料收集齊全、完整，更加科學(xué)化和規(guī)范化，“十三五”工程建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組將檔案工作納入了相關(guān)臺站的年度考核目標(biāo)，責(zé)任落實(shí)到臺站和人，對檔案工作進(jìn)行定期檢查和督促，對工程建設(shè)的總體推進(jìn)起到了重要意義。

3）及時(shí)通報(bào)檔案收集工作信息。從實(shí)際情況看，工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項(xiàng)目申報(bào)、審批、招標(biāo)、訂立合同、項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目、資金支付、工程驗(yàn)收、監(jiān)督檢查以及工程竣工所形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜、涉及部門和人員多，經(jīng)歷時(shí)間長，稍有疏忽，就可能遺漏。“十三五”工程建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組多次召開專題會議，及時(shí)分析、研究和解決檔案收集中存在的問題，周密部署和精心計(jì)劃，讓檔案的及時(shí)歸檔和后續(xù)工作。

3 扎實(shí)做好工程檔案的基礎(chǔ)工作

我們要求工程檔案管理人員必須了解工程建設(shè)的具體操作程序和工作流程以及各階段的工作安排，掌握每個(gè)階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內(nèi)容和數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，采取以下收集方法。

1）追蹤收集。術(shù)中心在市發(fā)改委、廣電集團(tuán)的支持和具體指導(dǎo)下，完成了各臺站基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究，論證、勘測設(shè)計(jì)，以及投資概算的編報(bào)工作，并組織進(jìn)行了各臺（站）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的實(shí)施。在施工過程中，檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高。

2）分階段收集。高山臺站基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將大大改善廣播電視無線高山臺站工作條件和技術(shù)裝備，確保廣播電視節(jié)目安全播出。這項(xiàng)利國利民的工程已經(jīng)是跨年度的工程，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，隨時(shí)掌握實(shí)施情況和問題，始終保持與施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收檔案工作，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

4 明確檔案資料管理的范圍和要求

1）工程檔案資料管理的范圍。“十三五”工程建設(shè)項(xiàng)目包括涪陵區(qū)兩頭望機(jī)房“新建56米鐵塔一座”的地勘和設(shè)計(jì)、沙坪壩區(qū)廣播發(fā)射臺發(fā)射鐵塔維護(hù)的方案設(shè)計(jì)及概算、石柱縣方子槽機(jī)房鐵塔維護(hù)、加固的方案設(shè)計(jì)及概算、黔江區(qū)529臺中波天線及天饋系統(tǒng)改造的方案設(shè)計(jì)及概算。

2）工程檔案資料管理的要求。一是工程檔案工作應(yīng)與工程建設(shè)同步管理。在施工建設(shè)中，檔案人員嚴(yán)格按照國家檔案法的管理規(guī)定和要求，確保檔案工作依法依規(guī)，認(rèn)真掌握每個(gè)階段的主要內(nèi)容和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)檔案的收集工作。工程施工完成后，對于工程組織實(shí)施情況、建設(shè)任務(wù)完成情況及效果、建設(shè)資金落實(shí)及使用情況、建設(shè)實(shí)施及管理情況、工程經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面的驗(yàn)收報(bào)告等材料，都要及時(shí)收集和整理同，同時(shí)要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說明;二是竣工圖應(yīng)反映實(shí)際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗(yàn)收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章。施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整的文字說明，同時(shí)要詳細(xì)地填寫檔案資料情況登記表。

5 工程檔案信息的開發(fā)和利用

本工程較大項(xiàng)目均采用公開招投標(biāo)進(jìn)行采購，設(shè)計(jì)、審圖、監(jiān)理、地勘等配套項(xiàng)目均采用邀標(biāo)或者詢價(jià)采購，無論是招標(biāo)、采購、設(shè)計(jì)專題會議都有記錄可查，為工程的順利開展提供了保障。通過開發(fā)利用工程檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了更好地利用和開發(fā)檔案信息。工程檔案的形成是項(xiàng)目建設(shè)工作者勞動智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給更多的項(xiàng)目建設(shè)工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時(shí)提供給建設(shè)部門和相關(guān)的技術(shù)工作者，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。

下一步，我們將實(shí)施信息化管理，將工程檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為建設(shè)部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息無疑為我們工程建設(shè)事業(yè)提供了很大的幫助。每當(dāng)建設(shè)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們也會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。