高校檔案管理服務質量優化問題研究

張曉靜

摘 要：檔案作為一個時代發展一個國家發展的積累，具有重要的作用，檔案對于高校的發展也是意義重大，高校的檔案管理是對高校成長的見證，也承擔著高校的基礎管理工作，隨著我國社會知識水平的發展，檔案的水平和數量在不斷增加，人們對檔案的需要量和水平也有了很高的要求，這也為我國高校檔案管理發展提供了十足的原動力。高校檔案服務的好壞是一個高校服務水平的最基本的體現，對于高校檔案管理的公共服務如何滿足高校師生和社會的基本需要是高校檔案管理的一個挑戰。本文在研究高校檔案發展的大背景前提下，對我國高校檔案管理存在的基本問題與發展方向進行了探討，對我國高校檔案管理提出了新的構想，希望可以為未來高校檔案管理提供新的思路和方向。

關鍵詞：高校;檔案管理;服務

1 研究背景

高校作為服務師生和社會的主體，有著對知識的傳承和繼承的功能，高校檔案管理在其中發揮了十分重要的作用，檔案管理承擔著對學校的發展、科研的創新等方面的服務功能，同時也有為社會服務的基本作用，高校檔案管理的服務能力也間接的考驗了學校的整體服務能力，作為一個高校的窗口性服務單位，檔案管理工作需要不斷更新技術方法，需要更好地為各個不同階層的需要者服務，提升整體服務質量，2014年，中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）。意見中對推進檔案管理和檔案建設提出了相關的意見和條例，其中在對服務的方向上進行了重點的闡述，提升檔案開發利用水平的指導要求，優勢是對有效的服務進行了說明，明確要求各級檔案館要面向社會進行檔案的開放。

高校作為檔案管理的一個重要部門，其重要意義不言而喻，隨著歷史得發展，高校檔案的建設顯得尤為重要，我們在發展中不僅要看眼前，更應該看歷史，高校檔案管理是一個學校歷史的沉淀，是師生了解學校發展，了解現狀的一個重要依據，同時也承擔著為社會服務的基本職能，同時應當相應國家的號召，向社會開放檔案的基本內容和情況，提供更高級的檔案服務，實現高校檔案價值的最大化。作為一名高校檔案管理工作者，面對著當前時代的發展對檔案的要求，時代的快節奏發展，數據量的不斷增加，以前單一的管理模式和收集整理模式已經不能滿足高校發展的要求和社會對高校檔案質量的要求，必須適當作出調整，發揮高校科研與知識主陣地的特點，加強高校檔案管理的質量，更好地滿足師生和社會對高校檔案管理質量的要求。

2 研究的目的

目前我國在文化方面的主要矛盾是人民群眾日益增長的物質文化需求，與社會生產力相對落后的矛盾之間的關系，在高校檔案管理中，這一矛盾更為明顯，高校是一個相對學歷水平較高的地方，除了要為社會提供服務的同時，涉及到現有和以往學生的基本檔案管理，職能更加全面，設計面更廣，尤其是對知識量的要求更大，承載著學校發展與創新的基本理念，維持研究高校檔案管理中存在的服務性問題和基本要求，對高校檔案管理工作有十分重要的意義，為未來可以更好地為需要相應檔案的人提供更加全面快捷的服務。

3 國內外研究的進展

國內高校檔案管理在研究中更多地注重對自身教學和科研的要求，對社會服務方面有待提高，在社會服務方面還有待進一步拓寬相應的領域，但是從服務的水平和服務的質量上看與社會服務的檔案管理相比也有自身的優勢，例如科技含量相對較高，高水平的手段與高水平的知識量較大，我國高校檔案管理的發展史是伴隨我國高校發展水平來決定的，也是一個高校發展的體現，高校質量的層次不同，其檔案管理的層次也有不同的差別，在我國的檔案管理還有很多問題有待解決，例如如何服務大眾，如何加強大眾服務進程，怎樣結合更多元的知識來完善檔案水平等工作都需要進一步完善。

國外對檔案管理要追溯到1790，比我國要早很多，這也打開了檔案公共服務的先河，成為檔案界的一個里程碑。現代的開放也是為了更好地普及相應的知識，民眾可以根據自身的需要進行知識的查閱，雖然現在手段對知識的查閱相對簡單，但是檔案管理部門的資料在質量和數量上還是有一定優勢的，外國的檔案管理中設計到一定的法律制度，這一點比我們的建設要先進，重視保護個人的隱私，我國檔案管理中也應有相應的規定，這樣可以更好地開放不同的檔案，國外在檔案的互通間做地相對較好，可以通過查詢系統了解相應的文件，可以借閱相關單位的文件，這些都很好地滿足了讀者對文件質量的

要求。

通過了解高校檔案發展的歷史不難看出，我國和國外的高校檔案管理都在嘗試更好地提供社會服務，但是公共服務的水平和能力還有一定的差異，我國的服務發展較晚，理念和水平還需要進一步提高，這些需要我們在外來的工作中進行實踐和總結，發揮自身的優勢，借鑒外國成熟的發展理念，提升我國高校檔案管理的總體水平。

4 高校檔案管理服務的職能

檔案作為一種重要的服務型工具，尤其重要的價值，不管是對形成這還是對使用者來說都十分的重要，對形成者來說檔案的作用會不斷弱化，隨著時間的推移，檔案管理工作更多的是往存儲方面轉移了，對于使用者來說這種價值在不斷放大，可以使使用者更少走彎路，加強研究的深度和廣度，高校檔案管理是一個集教育與管理與一身的系統，對價值的利用是十分的廣泛的。

高校的檔案管理是一個重要的服務型工具，高校檔案管理既是一個實體，也是一個事業，檔案管理是一項社會各個方面服務的工具，檔案管理的服務性是存在的基本依據，高校檔案管理作為一個重要的服務性機構，無疑是一個重要的理論踐行者，為此更好地進行檔案工作建設是十分重要的，也是社會發展的需要。

5 高校檔案建設中存在的問題與意見

首先是我國的檔案管理不夠完善，隨著時代的變化，檔案建設的方式和領域在不斷更替，針對我國的檔案管理應急機制不夠合理的局面，應該有所改變，相對于更嚴格的法律建設在高校制度的建設上我認為應該更加全面。隨著我國技術水平的發展高校檔案館接觸的檔案載體越來越全面，從過去的紙質資料向新型載體，視頻、音頻或是更新載體的檔案正考驗著我們應該如何將這些檔案收集、整合成人們所需要的信息資源。針對新的發展領域，檔案管理的總體水平和能力需要不斷提升，并且需要檔案管理制定相應的應急和應變預案來完成自身的使命。

其次是服務理念問題，我國的高校在發展過程中在服務方面始終落后于社會檔案服務，其中有自身因素，也有社會大環境的影響，但是總體來說是缺少自主創新和競爭意識，一個好的服務性單位不能故步自封，要打破原有的服務模式，對接待和管理進行十分嚴格的考核，以此來增加檔案服務的整體水平。高校檔案在作為社會服務的一員中要注重了解公眾的需要，了解自己的工作價值、服務價值，以人為本更好地為客戶服務，使高校檔案管理向社會化發展方向轉變。另外人員思想也應該轉變，不只是定位于服務師生，在自身素養上下功夫，提升服務能力和水平，主動詢問用戶利用需求，學習圖書館、博物館等機構的交流溝通方式加強與利用者的實時互動，結合學校自身擁有的檔案特點，提供除此以外更豐富、更多樣的檔案，從而使檔案管理事業有一個更大的跨越。

第三提升檔案的總體價值，高校的檔案管理更多的是注重單一的檔案效能，進行存儲，但是社會需要時將檔案歸類后形成的基礎知識，高校檔案管理更應注重知識的總結和整理，提升單一檔案的總體價值，同時還要更好的收集相應的知識點，進行更好地融合，著未來將是我國高校檔案管理發展的主要方向。

6 小結

根據我國社會發展的需要，對高校檔案管理進行一個全面的梳理，加強我國高校的檔案建設與管理工作，既可以更好地為高校師生服務，同時也可以更好地為社會提供相應的服務，這是檔案管理的基本職能，在未來的發展中高校檔案管理需要更加系統，也需要管理者提升自身的素質，更好地完成檔案管理的這一基本任務。

參考文獻

[1]徐蔚.論高校檔案的社會化與社會服務功能[J].北京檔案，2010，（01）：30.31.