提升企業檔案管理工作的思路與舉措

摘 要：創新工作模式是提高企業檔案管理以及整體運營管理效果的重要措施，也是發揮檔案管理工作準確記錄、信息保存、統籌管理等基本職能的主要途徑，更對實現企業制定并實現生產經營戰略目標等產生了深遠影響。本文簡單介紹了企業創新檔案管理工作思路與完善檔案管理措施的重要性，在結合企業生存發展以及市場經濟發展客觀規律的基礎上，為擴大檔案管理工作對企業乃至經濟社會發展的促進作用而提出一些新建議與新措施。

關鍵詞：企業;檔案管理工作;思路;舉措

企業檔案是其生產運營管理過程中產生的具有保存價值的文字、圖片等不同類型的材料，其涉及會議材料、對外正式發文、工作總結、合同協議以及重要活動圖文信息等內容，為企業研發新產品、生產加工、銷售管理等提供了長期有效的服務，但是受傳統檔案管理理念落后、管理方法單一等多種因素的影響，檔案管理工作仍是問題頻發，造成了檔案信息資源的閑置或浪費，進而降低其對建設現代高效企業的推動作用，因此，企業應從檔案管理理念、管理方法、管理技術等層面來擴大檔案管理工作對企業持續發展的支持與促進作用。

1 概括當前階段企業檔案管理工作過程中出現的主要問題

1.1 檔案管理工作定位并不合理

部分企業管理人員并不清楚檔案管理工作主要職責與作用，對檔案管理工作存在輕視或忽視心理，根本沒有認識到檔案管理工作對提高企業整體運營管理效率的重要性，將檔案管理工作等同于管理企業生產運營活動所產生的文件資料以及員工個人檔案，加劇了企業檔案管理工作的膚淺化與形式化，甚至還有一些企業將檔案管理工作排除在核心管理體系范疇之外，不斷壓縮檔案管理部門的資金技術投入，以至于檔案管理技術較為落后，設備也比較陳舊，縮減檔案管理人員編制，更有甚者降低管理人員薪酬待遇水平，在企業內部形成檔案管理工作根本不重要的錯誤觀念，不僅打擊了管理人員工作熱情，也降低了其他部門人員配合檔案管理人員工作的積極性與主動性，這些都限制了檔案管理工作基本職能作用的正常發揮。

1.2 檔案管理隊伍平均素質偏低

部分企業檔案管理人員并非高校檔案管理相關專業畢業的大學生，甚至沒有接受過正規化與系統化的檔案管理技能培訓活動，加之，部分管理人員缺少創新意識、責任意識與危機意識，職業規劃發展能力也不強，很少甚至根本不會利用業余時間來學習檔案管理相關知識技能，這也是造成管理人員職業素養與工作能力停滯不前的主要原因，另外，還有許多管理人員在長年的工作實踐過程中早已習慣原有的檔案管理工作模式與工作氛圍，不習慣使用甚至是不會使用當前最新檔案管理系統與現代化辦公設備等，經常以各種借口拒絕參加檔案管理職業技能培訓活動，敷衍應付上級領導安排的任務，造成了其工作失誤率的上升與工作效率的下降，弱化了其對檔案管理現代化與規范化建設的促進作用。

1.3 檔案處理方式較為落后

互聯網信息時代對企業檔案管理方法與管理標準等都提出了更高的要求，但是部分企業檔案仍以員工親自整理完善紙質檔案為主，電子檔案在檔案總數量中所占比例較小。部分企業檔案管理技術設備落后，紙質檔案資料數量較多，紙質檔案向電子檔案轉化速度較慢，雖然也有一些企業花費大量資金購買了最先進的檔案管理設備與管理軟件系統，但是卻沒有充分利用這些現代化辦公設備與軟件系統，造成了企業資源的浪費，弱化了現代化辦公軟件設備等對檔案管理現代化建設的技術支持與助推作用。

1.4 檔案管理機制并不完善

部分企業繼續使用往年檔案管理制度，而沒有根據市場環境的變化、企業規模的擴大以及檔案管理相關最新法律法規等來及時補充完善檔案管理機制，造成了檔案管理機制與企業運營發展節奏的脫節。部分企業檔案管理機制缺少發展創新性與長遠規劃性，甚至少數企業直接從網絡上下載復制其他企業檔案管理制度，照搬其他企業檔案管理模式，造成了檔案管理機制的盲目性與僵硬化，這些都降低了檔案管理機制與企業生產運營特點、戰略目標、發現現狀等的吻合性，弱化了其對檔案管理實際工作的指導與促進作用。許多企業檔案管理各崗位職責界線較為模糊混亂，歸檔流程也不統一規范，以至于部分企業將不同類型的資料進行無差別式的統一管理，降低了檔案資料調取運用效率。企業檔案審核機制也不健全，檔案審核標準較低，管理人員憑借其工作經驗與主觀判斷等來完成檔案資料審核工作，降低了檔案資料審核標準的統一性與審核結果的正確性。企業并沒有規定資料歸檔時間，管理人員績效考核機制、晉升機制以及培訓機制等也沒有落實到位，這些都降低了其對提高管理人員工作效率的激勵與促進作用。

2 企業檔案管理工作新思路與新舉措

2.1 重視檔案管理工作

企業管理人員應主動學習檔案管理、企業管理、大數據等相關知識技能，全面準確了解檔案管理工作核心內容與主要作用，適當提高其在企業運營管理體系中的地位與作用，通過增設專門的檔案管理部門、更新檔案管理軟件設備、擴編檔案管理人員崗位編制以及提高管理人員工資待遇水平等途徑來在企業內部形成檔案管理十分重要的氛圍，促使相關部門或工作人員主動配合檔案管理工作，有效減少了檔案管理工作開展過程中遇到的人為障礙數量，強化了管理人員的工作成就感，提高了其工作積極性與主動性。

2.2 提高檔案管理工作相關機制的發展完善性

企業應根據檔案管理最新法律法規、企業生產運營特點、檔案管理實際情況以及戰略目標等來調整檔案管理制度內容，主動運用精細管理等理念來指導檔案管理機制調整完善方向，將檔案管理機制細化為收集、分裂歸檔、審核、保管、借閱等更為詳細的機制，強化管理人員的制度意識與歸檔意識，逐步拓寬檔案資料收集獲取渠道，實現企業檔案資料范圍的無限延伸，提高了檔案資料的全面性與豐富性。同時，還應通過完善制度的方式來提高檔案管理審核標準、歸檔使用流程的統一性，促進了檔案管理工作的有序開展。另外，還應完善檔案管理追責機制，提高檔案管理室安全制度的執行力，定期檢查檔案資料，及時發現檔案資料損壞丟失、資料不完整等情況，并根據企業相關規定對相關人員進行相應的懲罰，從而強化了管理人員的安全意識，提高了檔案資料的完整性與安全性。

2.3 加快紙質檔案向電子檔案轉化速度

在計算機技術快速發展的當下，加強檔案管理數字化勢在必行（檔案數字化制作流程見圖1）。企業應及時更新檔案管理軟件設備，運用OA等功能更加強大的現代辦公系統，提高對網絡信息資源等的綜合利用率，在內部開展無紙化辦公活動，利用現代化辦公系統來實現文件資料的線上收發與批閱，管理人員每天對現代化辦公系統上的各種文件資料進行匯總篩選，將具有保存價值的文件進行整理分類，按照電子檔案與紙質檔案雙重推進的模式來完善檔案庫。另外，管理人員還應利用掃描設備等來實現紙質檔案向電子檔案的轉變，從根本上彌補了紙質檔案易損毀丟失的弊端，提高了電子檔案在檔案總數中的比例，提高了檔案的安全性與網絡性。

2.4 提升檔案管理人員培訓效果

企業應完善檔案管理人員長期培訓機制與績效考核機制，定期對管理人員進行檔案管理、互聯網信息技術、辦公系統等方面的教育培訓，合理運用多媒體教學法、案例分析法、集體討論法等方法來提高培訓形式的新穎多樣性，通過網絡查詢、圖書館借閱表書籍以及邀請經驗豐富檔案管理人員等途徑來提高教育培訓內容的豐富先進性與實用性，拓寬了管理人員學習掌握更對檔案管理知識技能的途徑，實現了管理人員職業素養、綜合素質以及工作能力的持續提升。組織開展崗位輪換實踐活動，對管理人員進行實踐操作訓練，加深了檔案管理人員對檔案管理不同崗位職責內容以及檔案管理工作所有流程的熟悉度，強化了管理人員的整體意識、全局意識以及集體意識，提高了不同崗位管理人員工作配合的默契，同時，也為企業真正了解不同管理人員工作能力、專業特長等提供了便利，為優化設置檔案管理崗位等奠定了基礎。企業還應為管理人員提供更多與其他地區不同企業檔案管理人員相互交流工作心得體會與探討檔案管理新方法的機會，鼓勵管理人員學習借鑒其他檔案管理人員的成功經驗，促使其在結合企業實際情況的基礎上探索出科學有效、獨具特色的檔案管理模式。另外，還應組織開展形式各樣、內容豐富的檔案管理專題活動，比如檔案管理知識競賽、職業技能比賽等等，為管理人員提供更多實踐學習的平臺，加快了管理人員新學習檔案知識的實踐轉化速度，實現了管理人員專業理論知識與實踐能力的共同提升。

2.5 加強檔案管理技術創新力度

企業應完善檔案管理軟件系統以及技術設備等管理系統，定期對檔案管理設備進行全面細致的檢查，及時維修出現故障的設備，淘汰陳舊落后的設備，購買最新的檔案管理設備與系統等。同時，企業也可以邀請互聯網信息、檔案管理、企業管理等多領域的專家學者對其當前所使用的檔案管理系統進行全面深入的剖析與評估，明確檔案管理系統的優勢與劣勢，并對完善檔案管理系統提出切實可行的建議與意見，加快了企業新檔案管理系統的研發速度。建設企業檔案數據庫，將以往檔案資料等導入數據庫內，鼓勵企業各部門將其各種數據資料傳送到專門平臺上，并有管理人員對其進行審核，將審核通過的資料傳送到數據庫中，擴大檔案目錄查詢、全文檢索功能，提高了其他部門人員借閱檔案資料的便捷性與高效性。另外，企業還應建設區域內聯網，提高相關聯企業檔案資源的共享性與流暢性。

2.6 提高檔案資源的安全性

企業可以通過完善檔案管理系統安全防范措施、具體落實保密機制等途徑來加強檔案資源的安全系數，計算機系統要安裝防火墻、殺毒軟件等等，定期對計算機系統進行病毒查殺處理，及時發現并快速處理病毒，同時，要求管理人員按照相關的流程與要求來規范使用電腦等設備，另外，企業還應完善檔案保密機制，要求管理人員不能私自泄露企業核心數據資料，通過設計管理系統訪問權限等方式來提高管理人員訪問行為的有序性與層級性，降低企業核心數據被竊取或盜用等情況發生率。

3 小結

正視原有企業檔案管理模式的弊端與漏洞，充分認識到創新檔案管理工作思路對實現檔案管理目標的重要意義，通過轉變檔案管理工作理念、創新管理模式以及加強管理人員隊伍建設等途徑來促進檔案管理信息化與規范化建設速度，為擴大其對企業健康發展的積極影響力提供了基本保障。

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作者簡介

李瑜（1990-），女，漢族，廣東梅縣人，2011年7月畢業于廣東女子職業技術學院，大專，現就職于廣州紫光檔案管理有限公司，助理館員，研究方向：檔案管理。