事業單位檔案管理工作的優化路徑探索

滕李娜

摘 要：檔案管理之于事業單位來說，不僅能夠提高事業單位的工作效率，還能夠提高事業單位的工作質量，這也是事業單位加強檔案管理的必要原因。而當前信息技術不斷發展，也為事業單位的檔案管理帶來了發展的新路徑，同時也帶來了一定的挑戰，本文即圍繞事業單位檔案管理工作的優化路徑展開探討，希望可以為相關事業單位檔案管理的發展提供部分參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化路徑

檔案是指事業單位在發展過程中記錄并保存下來的各項社會或經濟活動的原始資料，而事業單位的檔案管理工作，不僅要對這些檔案進行管理，還要為其他業務提供相應的檔案管理服務。事業單位的檔案管理工作與事業單位的發展水平起著重要影響，為了推進事業單位的穩定發展，需要將檔案管理工作與時代發展需求相結合，不斷對此進行創新和優化，以此來提高檔案管理工作質量，從而推動事業單位的可持續發展。

1 優化事業單位檔案管理工作的重要意義

我國當前市場經濟體制改革在不斷深化當中，儼然進入了新的經濟形勢，相應的產業結構也均在轉型升級當中，事業單位為了緊跟時代潮流，達成可持續發展，交通管理工作納入了日常管理工作之中，希望通過檔案管理工作來實現高制度標準和高目標定位的現代化發展。尤其在當今信息技術的沖擊之下，優化檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率和質量，可以提高事業單位的地位和影響力。

2 事業單位檔案管理工作中遇到的問題

1）缺乏完善的檔案管理制度。首先事業單位缺乏完善的檔案管理制度，這也就意味著事業單位在開展檔案管理工作時，缺乏相應的規章制度對其約束管理，檔案管理的執行力度不高，難以保證其最終效果。根本原因可以歸類于事業單位缺乏對檔案管理的認知，沒有給予檔案管理工作，以相應的重視程度，更不會定期對檔案管理制度進行優化和調整，從而滯后了事業單位的發展。不同事業單位之間的情況不同，所屬的檔案管理工作情況也不同，很多企業內由于缺乏完善的檔案管理制度，在開展檔案管理時東拼西湊，或者直接拿來主義，所實行的檔案管理工作與其實際情況無法匹配，檔案管理的價值無法有效發揮出來。

2）檔案管理模式落后。就我國目前事業單位的檔案管理情況來看，大部分的事業單位檔案管理工作都存在檔案管理模式落后的問題，無法與當前的信息技術有效結合，嚴重滯后了事業單位的發展。依然采用傳統的檔案管理模式，以人工為主，從開始的搜集信息，到中間的信息整合，再到后期的信息儲存與服務，效率極低，且容易出錯。關于檔案管理的信息化環境，很多事業單位內的信息化環境氛圍不夠，缺乏完善的信息基礎設施，配置落后，無法開展檔案管理信息化建設工作。但也有部分事業單位的信息建設比較完善，但由于管理模式落后，信息化技術與檔案管理工作并沒有做到有機結合，難以保證檔案信息的有效性和準確性，這也就使得事業單位的工作效率和工作質量無法得到有效提升。

3）檔案管理工作人員的綜合水平素質偏低。因為缺乏對檔案管理工作的重視程度，簡單的加檔案管理工作認為是輔助部門，所以在進行檔案管理工作人員的選派時，為了減少事業單位的支出，很多事業單位選擇將其作為兼職部門或者由其他部門的人員進行兼任，無論是哪一種情況，其工作人員的專業背景并沒有與檔案管理工作相吻合，嚴重影響了檔案管理工作的開展。而且檔案管理工作人員還有流動性較強的特點，存在哪里需要哪里搬的情況，所以檔案管理部門的工作職責一直處于不明確的狀態，導致工作效率極低。一旦出現問題，也無法找到相對應的負責人士，嚴重影響了事業單位的發展。

3 事業單位檔案管理工作優化原則

1）兼顧統一化與差異化。關于事業單位的檔案管理工作，國家是有相關法律規定的，事業單位在進行檔案管理工作時，必須要遵從相關的法律法規，在制度內制定相關的管理制度，再從制度內開展工作，就屬于統一化。而差異化指的是，不同事業單位的具體情況不同，所要開展的檔案管理工作情況也不同，事業單位務必要結合自身的實際發展情況，制定相應的管理制度。

2）制度與執行齊頭并進。在優化事業單位的檔案管理工作時，首先要制定相關完善的管理制度，為事業單位的執行提供相應的制度依據，而檔案管理工作的執行則是為了深化制度，確保制度真正落實。通過制度與執行齊頭并進，使事業單位的檔案管理工作名副其實，切實發揮檔案管理工作的實際效用。

3）工作人員權責要統一。不僅是檔案管理工作，還有其他的一些工作也需要遵守這個原則，工作人員要堅持權責相統一的原則，做到權益與職責共同承擔。為了提高檔案管理工作人員的積極性，切實推進檔案管理工作開展，必須要保障工作人員的自身權益。而相應的，工作人員也要承擔相應的責任，做到權益與職責的統一，只有這樣，才能真正落實檔案管理工作。

4 優化事業單位檔案管理工作的有效路徑

1）建立完善的檔案管理制度。若想使事業單位的檔案管理工作最大程度地發揮其價值，首先要建立完善的檔案管理制度，使檔案管理工作有章可依，有章可循，在制度的范圍內進行有序落實。可以根據在事業單位的檔案管理工作中存在的問題，分別針對性地從各個方面對管理制度進行完善，保障制度的全面性和科學性。除此之外，為了切實推進制度的落實與執行，事業單位還要完善相關的績效激勵考評機制與相應的獎懲制度，將檔案管理納入考核指標中，根據工作人員的表現情況分別進行獎懲，切實保障檔案管理工作的有序落實。

2）提高對檔案管理的重視程度。管理人員對檔案管理的重視程度直接決定了檔案管理工作的落實與否，但由于當前事業單位對檔案管理工作的認知程度不夠，造成了檔案管理工作人員并非專業人士，滯后了檔案管理工作的開展，所以還需要選派專業檔案管理人員，將其專業優勢與工作崗位需求相結合，推進檔案管理工作的進行。提高對檔案管理的重視程度，選拔具有專業背景的專業人才，使其為檔案管理工作而服務，保證檔案管理工作質量得以提升。而針對事業單位內部的原先檔案管理人員，可以根據其專業優勢對其進行轉崗，或者對其進行繼續教育與培訓，以提高檔案管理人員的綜合素質，從而提高檔案管理水平。

3）加強檔案管理信息化建設。當前信息技術飛速發展，將信息技術與檔案管理工作相結合，不僅可以提高檔案管理工作效率，還可以提高檔案管理工作質量。所以事業單位要加強對檔案管理部門的資金投入，完善信息基礎設施建設，配置相應的現代化檔案管理設備，為推動檔案管理信息化建設營造良好的發展環境。而加強檔案管理信息化建設時，還需要考慮到網絡安全問題，通過打造網絡防火墻等有效措施來加強檔案管理的保密工作，防止檔案管理被盜竊或者遺失，做好檔案的備份工作，定期對檔案系統運行進行檢查，切實保障檔案管理工作有序進行。

5 小結

綜上所述，在當今經濟發展新形勢下，優化事業單位的檔案管理工作，提高事業單位工作效率和質量，可以推動事業單位的穩步發展。但當前事業單位的檔案管理工作中仍然存在諸多問題，事業單位需要通過建立完善的檔案管理制度，提高對檔案管理工作的重視程度，提高檔案管理工作人員的綜合素質，推動檔案管理信息化建設等相關措施，推動檔案管理工作有序落實，以此來促進事業單位的健康發展。

參考文獻

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